Wissenspool

[QMnew]

#21526

Hallo zusammen,

ich habe wieder mal eine Frage, die ich gerne an Euch alle loswerden möchte.

Habe heute morgen in einem unseren Kernprozessen eine grobe Prozessanalyse durchgeführt. Wir haben die Teilprozesse ermittelt mit allen dafür notwendigen erforderlichen Unterlagen. Diese werden wir mit den Teilprozessen strukturiert ins Intranet stellen.
Nebenbei haben wir aber zudem noch jede Menge anderer wichtige Dokumente wie Beispielsweise Normen, Tagungsberichte, Produktinformationen, etc., die ohne jegliche Ordnung in unseren Abteilungen herumfahren.

Nun kam der Vorschlag ein Wissenspool auf unserem Intranet aufzubauen (mit Suchfunktion nach dem Chema von google) – wo alle relevanten und notwendigen Dokumente per PDF aufgerufen werden könnten.

Macht dies Eurer Meinung nach Sinn ?
Hat von Euch schon jemand Erfahrungen damit gemacht ? Wenn ja, gibt es mögliche Einzusetztende Programme dafür ?

Ich danke Euch allen schon einmal im Voraus

Gruss
QMNew

[QMarc]

#37467

Hallo QMNew,

ich halte deine Idee für einen hervorragenden Vorschlag und habe etwas ähnliches schon einmal gemacht.

Ich habe dafür in der Intranetoberfläche weitere Seiten reserviert, die für andere Bereiche offen waren und auf diesen zu den entsprechenden Dokumenten verlinkt. Einfach gestrickt, aber sehr wirkungsvoll.

Vielleicht ein Tipp für deine Suchfunktion: Schau doch mal Google desktop an. ich weiss zwar nicht, wie es mit dem Einsatz für Firmen ist, aber als Privatuser kann man es zur Suche auf dem eigenen PC benutzen und dabei gezielt Verzeichnisse bzw. Laufwerke freigeben. Vielleicht hilft es dir weiter.

By the way: Ein Managementsystem wird deutlich häufiger genutzt, wenn dort auch Urlaubs- und Reiseanträge sowie der Kantinenplan etc. abgelegt sind :-))).

Viele Grüße

QMarc

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Unser Kopf ist rund, damit unser Denken die Richtung wechseln kann.

[QMnew]

#37468

Hallo QMark,

Danke Dir für Deinen Hinweis vielleicht lässt sich da über Umwegen was mit Goggle-Desktop erreichen, obwohl das für mich nicht in Frage kommt, da ich direkt über das Intranet die Suchfunktion starten will.

Mir schwebt eher die Frage, ob so ein Wissenspool (Dokumentenansammlung) überhaupt Vorteile bringt ?
Klar hat man hier bei der richtigen Einordnung und Strukturierung aller Dokumente den Vorteil diese schnell zu finden, aber wie sieht es aus mit dem Aufwand ? Die Dokumentenverwaltung muss doch auch gepflegt werden ?
Oder anderst ausgedrückt: Habe ich überhaupt dadurch Verbesserungen – bekomme ich durch die Digitalisierung meine Dokumentenverwaltung in den Begriff ?

Gruss
QMNew

[evereve99]

#37469

HAllo QM-New,

anderer Vorschlag:

Alle Dokumente in einer Exceldatei auflisten, Autofilter setzen und jedem Mitarbeiter beibiegen wie diese funktionieren (beherrscht nicht jeder meiner Erfahrung nach, wenn doch Glück gehabt..).

In der Exceldatei links zu den jeweiligen Dokumenten setzen und alle Kollegen dazu bewegen, auch diese Datei zu nutzen.

Wenn diese sich daran halten, hast du eine Kontrollmöglichkeit darüber, welche Dateien genutzt werden.

Evtl. anderswo gespeicherte Dateien sollten gelöscht werden.

Gruß

Evereve99

Die eigene Einstellung zur Jagd hängt stark davon ab, auf welcher Seite des Gewehres man sich befindet !

[QMnew]

#37472

Hallo Evereve99,

an Excel hab ich auch schon gedacht – nur ist bei Excel das Problem, dass man mir hier zu viel Verändern kann – auch wenn man den Schreibschutz oder ähnliches aktiviert.

Gibt es nicht noch eine andere Möglichkeit ?
Ggf. eine schon vordefiniertes, darauf spezialisiertes Programm ??

Gruss
QMNew

[dreichl]

#37474

Also ich habe bei mir das „Copernic Desktop Tool“ laufen. Damit kann ich alle relevanten Dokumente zu einem Stichwort ermitteln. Habe gute Erfahrungen damit wenn ich etwas suche nach dem Motto: da haben wir doch etwas dazu. Allerdings ersetzt es nicht die sorgfältige Dokumentationspflege ;-)

Gruß,
Dieter

[Michael]

#37475

Hallo QM New!

Warum erstellst Du nicht eine eigene Intranetseite und wandelst alle Dokumente in eine PDF Datei um? Im PDF kann man sogar im Dokument selber nach Begriffen suchen. Bei Dokumenten mit zig. Seiten macht das Sinn.
Mache ich seit Jahren und das läuft sehr gut.
Dokumente die bearbeitet werden sollen, sind halt Word und Excel und an den entsprechenden Stellen zur Bearbeitung offen.

Gruß
Michael

[evereve99]

#37487

Hallo QM New,

andere spezialisierte Programme kenne ich nicht.

Aber wenn du die Datei mit einem Passwort schützt, wird dir niemand darin ungewollt etwas ändern.

Gruß

Evereve99

Die eigene Einstellung zur Jagd hängt stark davon ab, auf welcher Seite des Gewehres man sich befindet !

[QMnew]

#37723

Hallo zusammen,

besten Dank für Eure Beiträge.
Das mit der Intranetseite, wie Michael es vorgeschlagen hat, habe ich auch schon überlegt, nur hier ist das Problem mit der Suche über das Intranet und der Umfang der Dokumente – bei einem wirklichen Wissenspool finde ich fast unmöglich einigermassen sinnvoll zu verwalten. Ziel unseres Unternehmens (in der Zukunft) ist es, einen wirklichen Wissenspool aufzubauen, wo alle Mitarbeiter (ca. 60) zugreifen können (quasi als Nachschlagewerk Bibiliothek) – natürlich sollen hier auch nur sinnvolle und auch nützliche Dokumente eingestellt werden.

Ich habe mir da schon docma EDM angeschaut – wenn das jemand von Euch kennt – hier kann man u.a. auch einen Wissenspool verwalten – macht einen wirklich sehr guten Eindruck. Alledings ist dafür eine komplette Umstrukturierung der EDV notwendig und das wird bei den Mitarbeitern auf wenig Interesse stossen und wie ich denke nicht angenommen.

Aber es muss doch noch irgendwelche andere Programme geben ???
Oder vielleicht doch auf Access Basis eine eigene Datenbank erstellen ???

Grüsse
QMNew

[cr.iso]

#37725

Moin QMnew,
wir haben gerade ein ähnliches Projekt.
Wir realieren es mit den Teamrooms von Lotus. Hat den Vorteil, dass man nach Kategorien die Ansichten wechseln kann.
Dokumente, Grafiken usw. lassen sich leicht einbinden u. suchen kann man auch.

Grüße
CR.ISO

„Wenn es einen Weg gibt,
etwas besser zu machen,
finde ihn“
(Thomas Alva Edison)

[hadi]

#37739

Hallo QMnew,

wenn ich dich richtig verstehe, dann fragst du nach dem Nutzen eines „Wissenspools“, nun…

das ist garnicht so einfach zu beantworten, weil der wesentliche Anteil des Nutzens nach der Einführung eines solchen „pools“ nicht in messbaren Zahlen anfallen wird. Es werden in solchen Fällen die üblichen relativen Verbesserungen als Argumente herhalten müssen, also etwa:
Verbesserung der Kommunikation, Zugriff auf aktuelle Informationen, Vereinfachung der Abläufe, weniger Fehler durch Zugriff auf identische Informationsstände, weniger Zeitverlust bei der Suche nach Informationen, usw.

Einigermaßen Erfolg versprechend ist die Frage an die Entscheidungsträger, wieviel sie schätzungsweise an Zeit für die Suche nach Dokumenten am Tag durchschnittlich einsetzen. Die Antwort, z.B. 30 Minuten nimmst du mal 0,5 um konservativ zu erscheinen, also 15 Minuten. Das mal Anzahl der Mitarbeiter, in deinem Fall also 60 x 15 = 900 Minuten / Tag das sind dann 15 Stunden täglich. Das Ergebnis mal eurem internen Stundenverrechnungssatz (z.B. 40 €/h) ergibt 40 mal 15 = 600 €/d also rund 12000 € im Monat. Ich weiss, diese Betrachungsweise ist sehr einfach, aber das Contolling und GF braucht Zahlen, wenn etwas zu entscheiden ist. Als Quelle für diese Art der Berechnung kann ich mich aber immerhin auf SAP berufen, die das einmal so bzw. in sehr ähnlicher Art auf einer Cebit zum Thema PDM verkündet haben (das Skipt habe ich noch).

Dem Nutzen stehen konkrete Investionsaufwände gegenüber. Die hast du aber voll im Griff, da vom Hersteller des von dir ausgewählten Systems benennbar.
Dein „Wissenspool“ klingt für mich nach Dokumentenmanagement (DMS), also rate ich dir, dich einmal über DMS schlau zu machen. In Verbindung mit Intra- bzw. Internet entsteht daraus ein sogenanntes Contentmanagementsystem. Ob du aber so hoch in die Tasten greifen mußt, möchte ich bei 60 Leuten bezweifeln.

Neben dem Invest stehen auch noch die laufenden Kosten für System- und Anwenderbetreuung, also Einspielen von updates, Datenpflege, Berechtigungen erteilen, neue MA schulen, usw. von ca. 2-4 Manntagen pro Monat (am Anfang mehr), sowie Lizenzkosten. Sicher sind auch noch ein paar Schnittstellen zu schaffen, z.B. zur Anbindung eines CAD-Systems, o.ä.

Von solchen Lösungen, wie z.B. das starre „Verlinkten“ von Dateien, ob nun PDF oder Original, rate ich dir ab. Bei Änderungen an dynamichen Dokumenten stehst du da sehr schnell im Dunklen, und nichts ist tötlicher für einen solchen „pool“ als Informationen, die veraltet und nicht mehr vertrauenswürdig sind.

Da gibt es natürlich ein unteres Ende an geeigneten Dokumentenmanagementsystemen, wie z.B. Windream (benutzerfreundlich, weil voll in die Windowsoberfläche integriert) und ein oberes Ende, wie z.B. Livelink von ich glaube mittlerweilen IXOS. Diese Produkte sind lediglich Stellverteter ihrer Klasse. Es gibt daneben und dazwischen eine Vielzahl an ebensoguten Produkten (ich habe keine Verkaufsinteressen).

Ich hoffe auf dein Fragen eine einigermaßen brauchbare und verständliche Antwort gefunden zu haben und wünsche dir Erfolg und vor allem AKZEPTANZ bei der Umsetzung deines Wissenspools.

Gruß hadi

[QMnew]

#37748

Hallo Hadi,

danke Dir für Deine ausführlichen Ratschläge. Mit der letzten Aussage hast Du den Punkt getroffen : AKTEPTANZ.

Deswegen bin ich auf der Suche nach einem DMS was zu unserer Unternehmensstruktur passt : möglichst einfach, flexibel und doch preiswert. Ich denke für die Zukunft ist ein sinnvolles DMS (sei es in Papierform oder Digital) unumgänglich, da die Informationsflut an Unternehmen mit Sicherheit nicht abnehmen wird.

Naja, da werde ich mich wohl doch noch etwas mehr mit der Thematik beschäftigen müssen.

Danke Dir

[Autor]

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