Wirksamkeitsüberprüfung bei internen Audits

[msb]

#20774

Hallo zusammen,

bei unserem letzten TS 16949-Audit in KW 40 haben wir bezüglich der Wirksamkeitsüberprüfungen von Korrekturmaßnahmen bei internen Systemaudits folgende Abweichung erhalten:
„Die Wirksamkeitsüberprüfung von 24 Monaten für die festgestellten Abweichungen scheint nicht angemessen zu sein.“

D.h. wir hatten bei einem internen Audit was festgestellt, haben es dann mittels einer Maßnahmen innerhalb von 8 Wochen behoben und erledigt.
Beim nächsten Audits dieses Themas nach 24 Monaten haben wir die Wirksamkeit geprüft. Dies war dem Auditor zu spät.

Meine Fragen:
1. Wie machen das andere?
2. Muss ich wirklich allen Maßnahmen, die ich in einen internen Audit festgelegt habe, die mir dann als erledigt zurückgemeldet wurden, nach einer gewissen Zeit hinterherspringen und schauen, ob sie wirksam sind?
3. Macht das wirklich jemand?
4. Wenn ja, wie verwalte ich diese Wirksamkeitsüberprüfungsaktivitäten sinnvoll?
5. Muss ich dann für jede einzelne Maßnahme einen PDCA-Zyklus anhängen?

[chris80]

#33156

ich bin zwar nicht TS’ler, aber ISO9001:2000 fordert im Rahmen des Management-Reviews (5.6) unter 5.6.2 das interne Auditergebnisse mit in die Managementbewertung aufgenommen werden. Vielleicht hat euer Auditor einfach nur die konsequente Nachverfolgung – im internen Audit festgestellter – Abweichungen/Empfehlungen dort vermisst. Die Wirksamkeit kann man ja dort gut überprüfen, da ihr die Abweichungen bereits nach 8 Wochen abstellen konntet. War das interne Audit Bestandteil eurer Managementbewertung?[font=Comic Sans MS][/font=Comic Sans MS]

Grüsse von der Spree

Chris

[Angie]

#33162

Hallo msb,
in unseren Unternehmen gibt es eine Datenbank für Korrektur und Verbesserungsmaßnahmen. Festgestellte Abweichungen werden dort mit Bennenung des Verantworlichen und dem Zeitrahmen für die Erledigung der Korrekturmaßnahme eingetragen. Ein Termin für die Wirksamkeitsüberprüfung legt dann der Verantwortliche nach seinen Maßstäben fest (nicht länger als 6 Monate).
Die gesamten Daten aus den Wirksamkeitsüberprüfungen gehen am Ende des Jahres in die Managementbewertung ein.

PS: Die Wirksamkeit der durchgeführten Maßnahme kann m.E. nur der Prozessverantwortliche durchführen und kann nicht während eines Audits durchgeführt werden. 24 Monate erscheint auch mir zu spät um die Wirksamkeit einer Maßnahme zu überprüfen.

Lieber Gruß Angie

Gruß Angie

[IsoMan]

#33173

Hallo msb,

24 Monate für die Überprüfung der Wirksamkeit ist m.E. viel zu lang.

Wir haben, je nach Abweichung, einen Zeitraum von 1 Monat (schwerwiegende Fehler) bis zu 3 Monaten (leichte, das System nicht gefährdende Fehler) definiert. In manchen Fällen können die Fristen auch länger sein, dass ist abhängig von der Verfügbarkeit von z.B. techn. Ausrüstungen od. Dienstleistungen.
Die Erledigung des Fehlers wird vom Prozessverantw. gemeldet und dann innerhalb von 3 Monaten von einem der Auditoren die Wirksamkeit überprüft. Bei marginalen Fehlern und Verbesserungsmaßnahmen erfolgt das allerdings erst beim folgenden Audit (reguläre interne Audits werden alle 12 Monate durchgeführt).
Übrigens, wir führen die gesamten Auditergebnisse und Maßnahmen/Verbesserungen in einer Excel-Datei im Intranet. Da kann jeder Prozessinhaber reinschauen und ein mehr oder weniger schlechtes Gewissen bekommen. Erledigungen werden ebenfalls dort eingetragen und ebenso die Wirksamkeitskontrolle (weil damit erst der Auditvorgang abgeschlossen ist).

Keep on fighting!

[Q-Manager]

#33204

Hallo,

zum Zeitthema kann ich nur sagen, dass es sicherlich von der Art der Abweichung abhängt. Wenn beispielsweise erst ein längerfristiges Projekt (Lieferantenbewertung mittels SAP, etc.) angestoßen werden muss. Allerdings sollte man sich, wenn man dies erst nach 24 Monaten überprüft sogenannte Meilensteine zur Überprüfung setzen. Erst nach 24 Monate eine Überpürung der Verbesserungsmaßnahme halte ich ebenfalls für zu lang.

Ich setze es so um, indem ich bei der Durchführungskontrolle (natürlich gemeinsam mit dem Prozesseigner) auch gleichzeitig die Wirksamkeit der beschlossenen Maßnahme überprüfe. Dies kann man in vielen Fällen gleichzeitig machen.
Ich bin der Meinung eine Verbesserungsmaßnahme die nicht wirksam ist, ist die falsche VBM.

Grüße

[msb]

#33246

Hallo Chris80,
danke für dein Statement. Wir haben auch unsere internen Auditergebnisse in unsere Managementbewerten mit aufgenommen. Der M-Review wurde auch als sehr gut und ausführlich bewertet von dem Auditor. Daran lag es eigentlich nicht. Er will einen extra-Wirksamkeits-Check nach gewisser Zeit, die nicht zu lange sein darf.

Hallo Angie,

das mit der Datenbank klingt sehr interessant. Was für eine Art Datenbank ist das? Selbstgestrickt oder kaufbar die Datenbanksoftware?
Zugegeben die 24 Monate als Wirksamkeitsprüfung sehe ich auch ein, ist zu lange.
Also solch eine „Wirksamkeitsverfolgungsdatenbank“ klingt ganz interessant.

Hallo IsoMan,

das mit der Exceldatei im Intranet klingt interessant. Ist das einfach eine selbstgebastelte Datei, in die die Sachverhalte und Abweichungen und Maßnahmen eingegeben wird? So was ähnliches haben wir in einem Umweltkataster im Excel angelegt. Vielleicht müssen wir so was führen.

Hallo Q-Manager,

auch diesen Hinweis nehme ich gerne auf, dass wir manche Erledigungen dazu nutzen, gleich zu beurteilen, dass diese VBM wirksam ist. Wird nicht immer gehen, aber wo es Sinn macht, kann man diesen Check gleich machen und damit diesen ganzen Vorgang abschließen.

Danke für alle Beiträge bisher.

Gruß an euch alle
msb.

[IsoMan]

#33247

Hallo msb,

ist eine selbstgestrickte Excel-Datei, die einfach fortgeschrieben wird. Einträge sind alle Findings und Improvements. Habe auch keine Warnfunktion für Terminüberschreitung eingebaut, da ich i.d.R. monatlich gegenchecke bzw. mein Vertreter.
Insgesamt sehr schlank, einfach und trotzdem wirkungvoll.

IsoMan

[msb]

#33248

Hallo IsoMan,

das klingt ganz vernünftig und machbar. Vielleicht werde ich mich mal in diese Richtung bewegen, danke.
Gruß msb

[Q-Manager]

#33259

Hallo,

ich habe ebenfalls eine Excel Liste für die Überwachung der Verbesserungsmaßnahmen installiert. Und in dieser Liste werden nicht nur Verbesserungsmaßnahmen aus Audits eingetragen sondern alle weiteren wie z. Bsp. aus Beanstandungen etc.

Excel nur deshalb da hier die Möglichkeit der Filterfunktion besteht, die ich bei Word nicht nutzen kann. Ansonsten würde ich für Tabellen in Word empfehlen.

Grüße

[msb]

#33268

Hallo Q-Manager,

dein Beitrag festigt das schon vorher Erwähnte. Ich würde es auf jeden Fall auch in Excel machen, da es eine Tabelle ist und dieses ein Tabellenprogramm. Außer der Filterfunktion hat es noch weit mehr Features, die in diesem Fall brauchbar sind, als das WORD.
Gruß msb

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