Welche Dokumente müssen Freigegeben werden mit Unterschrift?

[Marco444]

#104253

Hallo,

habe mal gelesen das es in der Norm nicht ausdrücklich verlangt wird VA, AA u.s.w. zu erstellen, oder dieses der Organisation freigestellt ist. Alle vorhandenen VA, AA, Formulare sind für jeden zugänglich auf PC und sind Schreibgeschützt. Änderungen dürfen nur von bestimmten Verantwortlichen der Bereiche vorgenommen werden. Diese Änderung wird per Mail allen bekanntgegeben und die „alten“ Dokumente müssen vernichtet werden.

Was gehört in einer  VA alles in der Kopfzeile rein? Habe jetzt in der Kopfzeile wofür die VA ist, Revisionstand, Nummer des Dokumentes, Seitenzahl, wo im PC hinterlegt (Verteiler), Geltungsbereich, Ersteller und ab gültig. Dazu noch Hinweis „Elektronisch erstellt- gilt ohne Unterschrift“. Alles ohne Unterschriften. Sonst ist die Lauferrei groß weil 4 Standorte. Wir haben jedes Dokument auch Formulare, Hinweise u.s.w. mit Nummern versehen und Abteilungen zugeordnet. Möchte auch alles in der Kopfzeile haben und auf die Fußzeile verzichten.

Ist das so richtig?

 

 

[Marco444]

#104256

Hallo,

warte noch auf Antworten von Euch.

Danke

 

[Rainaari]

#104259

Hallo Marco,

Grundsätzlich fordert die Norm keine VA / AA etc, aber die Abläufe innerhalb der Organisation müssen dokumentiert sein. Die Dokumentation muss über einen längeren Zeitraum aufrecht erhalten werden. Letzlich läuft es daher auf ein System von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen hinaus.

Diese können selbstverständlich in einem geschützten Bereich des Firmenlaufwerkes liegen, hier sollten die Schreibberechtigungen klar festgelegt sein. Ich würde diese jährlich prüfen.

Die VA Dokumentenmanagement muss das Vorgehen beschreiben, und ihr braucht ein ordentliches Änderungsmanagement. Ist sicher gestellt, dass Arbeitsanweisungen ordentlich erstellt, geprüft und freigegeben werden? Habt ihr Manipulationsmöglichkeiten? Dann kannst du auf Unterschriften verzichten…

Eine VA muss eindeutig identifiziert sein (Titel und / oder Dokumentennummer) und der Status muss erkennbar sein (Freigabedatum / Revisionsnummer), weitere Angaben sind optional.

 

–Rainaari

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