Welche Audit Software?

[Nafets]

#24955

Hallo QM Gemeinde!

Wir sind gerade dabei, ein Update unserer Auditsoftware vorzubereiten. Dabei treten wie immer erhebliche Probleme auf. Auch beim alten Release ist die Zufriedenheit der MA mit dem Tool eher unterdurchschnittlich. Wir haben das QSYS Auditmodul der Firma IBS im Einsatz. Jetzt bin ich auf der Suche nach Ersatz:
– intuitiv
– stand alone (nicht vernetzt mit irgendwelchen Riesenprogrammen die alles können)
– mehrsprachig
– datenbankbasiert
Was für Software verwendet ihr? Und wie sind eure Erfahrungen?
Danke für ein paar Tipps vorab!!!

Gruß
Stefan

[Ami]

#62185

Hallo Stefan,

Möchtest du die vollständige Auditplanung mit Terminerinnerung an die Auditoren, dass ein Audit durchzuführen ist haben? Sollen auch die offenen und fälligen Maßnahmen als Erinnerung an den Verantwortlichen gehen? Soll auch die Ursache dokumentiert werden? Soll ein Audit nach vorgegebenen Fragekatalogen aber auch mit Freitext auditiert werden können? Soll es einen Excelexport und Import von Maßnahmeplänen geben, so dass man auch diese an Lieferanten senden kann bzw. intern nicht alle eine Lizenz benötigen?
Ich hatte bei meiner vorherigen Firma mit einer Auditsoftware von der Fa AKD gearbeitet. Kurz bevor ich gegangen bin, konnte das diese Software. Ein KO Kriterium in der Akzeptanz war, dass die Datenbank teilweise sehr langsam gearbeitet hatte. Ich weiß nicht, ob es nach meinem Weggang noch weitere Probleme gab, die die Akzeptanz erschwerten. Meiner Meinung nach liegt die Auditdokumentation weniger an der Software als an einer generellen Schwierigkeit Audits und deren Verfolgung nachhaltig im Unternehmen einzuführen.
Wenn es etwas weniger sein kann: es gibt ein einfaches Maßnahmentool „JIRA“. Hier können mindestens die Feststellungen mit Aufgaben dokumentiert und mit Verantwortlichen und Termine versehen werden. Diese bekommen dann per Email auch Erinnerungen. Den vollständigen Auditbericht muss man dann allerdings in z.b. Word schreiben. Die Auditplanung erfolgt seperat, die Auditeinladungen ebenfalls.
Hier ist halt die Frage, was will man: sicherstellen, dass die offenen Punkte bearbeitet werden (Schritt 1) oder alles von der Planung bis zur Wirksamkeit abbilden (Schritt 2 bis n).
In der jetzigen Firma stehen wir vor der selben Frage: QSYS nutzt unsere Muttergesellschaft zur Fehlerverfolgung, aber auch FMEA. Audits sind noch nicht eingebunden. Wir als Tochtergesellschaft sind zu klein, um QSYS so zu übernehmen wie es unsere Muttter tut. Eine Anpassung ist nicht vorgesehen. Daher ist es interessant für mich zu lesen, dass ihr QSYS nicht nutzen wollt.
Unsere Auditplanung erfolgt über Excelpläne, dann als Outlooktermine. Die Berichte werden in Excel erstellt (bis zur Einstufung der Feststellung). Diese Daten gehen in eine übergordnete Excelliste zur Sammlung aller Auditfeststellungen (interne, Zertifizierungs- und Kundenaudits). Dort erfolgt die Ursachen und Maßnahmendokumentation sowie der terminlichen Verfolgung. Die „automatische“ Erinnerungsfunktion heißt QM mit Rückmeldung der Kennzahl „offene Feststellungen zu Gesamtanzahl Feststellungen“ an die GF zum Managementreview. Mein Eindruck: so langsam wirkt es. Warum funktioniert es bei uns noch: nur in Englisch und Deutsch erforderlich, 1 Standort, 250 Mitarbeiter.

Viele Grüße
Ami

[Nafets]

#62191

Hallo Ami,

Danke für deine ausführliche Antwort. Es sollte schon eine Software sein, die von der Planung bis zur Maßnahmenverfolgung alles abbildet. Die Probleme bei einer alleskönnenden Software wie z.B. QSYS resultieren meistens daraus, dass das Auditmodul eben nur EIN Modul im Gesamtpaket ist. Stammdaten müssen aufwendig gepflegt werden (z.B. die Nutzer), viele Schritte bei der Auditplanung sind nicht intuitiv und wohl den anderen Modulen der Software geschuldet. Daher suche ich eine Auditsoftware, die als Stand alone alle grundsätzlichen Gebiete des Audits abdeckt und dabei einfach zu bedienen ist. Unsere Kollegen in den Standorten haben auch bereits eine Excel-Datenbank aufgebaut. Das ist aber gerade etwas, was ich NICHT möchte. Das kann für einen Standort funktionieren, aber nicht als konzernweites Tool.

Mal schaun, ob in der Sommerpause noch weitere Anregungen kommen….

Gruß

Stefan

[Milivoje Bakic]

#111179

Liebe Auditorinnen und Auditoren,

als erfahrener Auditor und SQE habe ich mir exakt diese Frage vor einigen Jahren selbst gestellt und leider nichts passendes gefunden.

Es gab nichts auf dem Markt was den kompletten Auditprozess abgedeckt hat. Die meisten Anbieter haben eine Lösung für Fragebögen und deren Umsetzung aber dennoch fehlte das „Davor und „Danach“. Excel war auch nie eine Lösung für mich. Deshalb habe ich mich vor einigen Jahren ans Werk gemacht und hier eine eigene Software geschaffen.
Ich nutze die Chance und empfehle hier unsere Audit Software von http://www.qualityready.de , ganz nach dem Motto „Vom Auditor, für den Auditor“.

Unsere Audit Software bietet eine umfassende und einheitliche Lösung für die interne und externe Auditierung an. Die Audit Software verfügt über alle relevanten Prozesselemente und deckt alle bedarfe des Audits ab.

Im Wesentlichen:

• <b>Audit Management</b>
• <b>Audit Planung</b>
• <b>Audit Durchführung</b>
• <b>Audit Korrekturmanagement</b>
• <b>Audit Bericht</b>

Weitere Vorteile:

• Interne und externe Audits
• Benutzermanagement
• Anbindung externer zB. für Maßnahmenbearbeitung oder Self Assessments
• Compliance Prozess (Auditantrags- und Zuweisungsprozess)
• Eigene Fragebögen
• Automatischer Mailversand bei Statusänderung
• Auditberichte
• Wiederolaudits
• Remote Audits
• Dateiaustausch
• Detaillierte Auditstatistik
• Responsive Design
• uvm.

Sollte Interesse bestehen unsere Software kennenzulernen, freue ich mich auf Kontaktaufnahme und Austausch.

LG!

• Diese Antwort wurde geändert vor 3 Jahren, 8 Monate von Milivoje Bakic.

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