Unterschriftenregelung ?!?!

[KlickKlack]

#19502

Hallo zusammen,

bezüglich der Nachweispflichten stelle ich mir die ernsthafte Frage, ob Absprachen mit Kunden, Meetings, usw nicht eine Teilnehmerliste und eine Unterschrift der einzelnen Teilnehmer erfordern. Jedes einzelne (meist elektronisch) mitgeschriebene Dokument/Protokoll kann ja auch zehn Jahre später aus der Erinnerung heraus geschrieben werden. Das erscheint mir persönlich somit als absolut wertlos. Weiss einer von euch, wie man es richtig macht oder hat eine Idee ?

Gruß,
Thomas

[Barbara]

#26859

Hallo Thomas,

alles was aufgehoben werden soll schicke ich in einer ersten Fassung an alle TN mit der Bitte um Rückmeldung & Kommentare innerhalb von x Tagen. (Nicht meckern heißt zugestimmt haben.) Die endgültige Fassung sollte kurzfristig nach dem Rücklaufdatum fertig gestellt werden, z. B. nach 14 Tagen. Das endgültige Protokoll geht dann an alle TN und alle, die es brauchen.

Die Teilnehmerliste gehört für mich genauso wie Ort, Datum und Zeiten in jedes Protokoll. Unterschriften von allen nicht, wenn jeder TN ausreichend Einspruchzeit hatte.

Wenn es sich um regelmäßige Teammeetings handelt, könnt ihr auch am Anfang eines Meetings über die Richtigkeit des letzten Protokolls abstimmen.

Viele Grüße

Barbara

[alblondie]

#26860

Hallo Thomas,

ich gehe her und lasse mir Dokumente, die mir sehr wichtig erscheinen immer noch (zusätzlich) auf Papier unterschreiben. Gerade in der Arbeitssicherheit ist es sowieso gesetzlich vorgeschrieben (auch Protokolle).
Alle anderen Dokumente setzte ich ins Intranet. Anhand von automatischen Informationen der Datei kann man herauslesen, ob z. B. ein Protokoll manipuliert worden ist, dazu gibt es auch günstige Programme, die das sicherstellen (da kenn ich mich nicht aus, da musst Du mal nen IT-Fuzzy fragen). In Acrobat ist ja auch die Möglichkeit der elektronischen Unterschrift gegeben.
Dokumente haben bei uns nur Nachweißcharakter, wenn sie im Pdf Format sind, da eine Änderung nur sehr schwer ist (Voraussetzung ist schon mal der teuere Acrobat Writer) und irgendwie ein Protokoll im Hintergrund ist, was – wie – wo gemacht wurde (damit kenn ich mich aber auch nicht aus). Das System ist 9001- und 14001 konform und das Gewerbeaufsichtsamt war auch zufrieden.

@Barbara: Mit der Aussage: „(Nicht meckern heißt zugestimmt haben.)“ wäre ich vorsichtig, da damit nicht sichergestellt ist, dass der Adressat auch tatsächlich in der Lage ist, das Dokument zu lesen (Urlaub, Krankheit, keine Lust…). Ich würde mir dann zumindest die Lesebestätigung o. ä. aufheben. Wie gesagt, bei ganz wichtigen Sachen mache ich es immer noch auf Papier, nicht so wichtige Dinge überprüfe ich in internen Audits stichprobenartig und Protokolle oder ähnliches haben ja meistens Erledigungsdatum. Wenn das einer nicht einhält (z. B. weil er es gar nicht gelesen hat) kriegt dann in immer kürzer werdenden Abständen Telefonanrufe von mir, die zum Schluss in persönliche Besuche am Arbeitsplatz (Extremfall) umschlagen. Das kann so nervig sein, dass die Leute dann irgendwann ihre Sache erledigen um mich endlich vom Hals zu kriegen. Ich weiß nicht warum aber es funktioniert.

Grüße Alblondie.

[Anonym]

#26862

Hallo zusammen,

ich kann alblondie nur zustimmen. Lesebestätgigungen aufheben, vor allem bei den Vögeln, die gerne ungelesen löschen (ich hab nix bekommen). Die gucken dann immer so schön blöd wenn man sie damit konfrontiert.
Wichtiges direkt unterschreiben lassen vor allem dann, wenn man pers. damit rechtliche Risiken (z.B. Gefahrstoffhinweise) eingeht.

Gruß
Thomas R

[Autor]

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