Unterschriften auf Formularen

[Deichkind]

#23911

Hallo liebes Forum,

in unserem QM System haben wir verschiedene Formulare wie z.B. interne „Dienstleistungsaufträge“, „Auditanmeldungen“, „Hinweise an den Kunden im Rahmen der Instandhaltung“ usw.

Diese Formulare haben zum Teil Unterschriftenfelder, zum Teil wird nur der Name verlangt.

Da Vieles heute als Mail verschickt wird, werden die Word- oder Excel-Formulare natürlich einfach so verschickt, ohne das Unterschriftsfeld zu füllen. Manche Mitarbeiter sind so fleißig, dass sie ihre Unterschrift einscannen und in das Formular einfügen, was ich ebenfalls fragwürdig finde.

Ich bin jetzt auf der Suche nach Informationen für eine Matrix, in der ich festhalten will, für welche Formulare tatsächliche eine Unterschrift auf einem Blatt Papier vorliegen muss und welche einfach ohne Unterschrift funktionieren können.

Wir haben hier kein System, welches die Anforderungen an eine elektronische Unterschrift erfüllt, zumindest nicht durchgängig. Wir wollen so eines hier auch vorerst nicht installieren, da die Anwender und die Themenbereiche viel zu unterschiedlich sind.

Hat jemand Erfahrungen damit, welche Arten von Formularen eine handgeschriebene Unterschrift brauchen und welche nicht?

Gruß Deichi

geändert von – deichkind on 03/03/2009 10:35:57

[Anonym]

#54519

Hallo,

mein persönlicher Grundsatz:

„Sichere Dich stets schriftlich und mit persönlicher Unterschrift gegen Dinge ab, für die Du haftbar gemacht werden kannt“

Beispiel:
– Unterweisungsformulare
– Arbeitsplatz-Einweisungsformulare

Martin S

[nowonder]

#54523

Mach doch einfach eine Unterscheidung, ob es eine Vorgabe sein soll oder eine Information. Terminabsprachen bei Auditverfahren gehen auch ohne Unterschrift. Auditbericht ohne Unterschrift geht nicht. Einen Dienstleistungsauftrag würde ich unterschreiben und die Erledigung mir unterschreiben lassen. So wie Ihr es intern benötigt, denn mit Unterschriften kann man auch die Erledigung ankurbeln, wenn Du verstehst was ich meine…

[QM-FK]

#54524

Mir ist bekannt, dass gescannte Formulare, als pdf hinterlegt / verschickt, von Behörden selbst im Pharmabereih akzeptiert werden.
Man soll’s nicht so förmlich sehen, schließlich verschickt auh das Finanzamt grundsätzlich Ausdrucke ohne Unterschift, die gerichtstauglich sind.

Viele Grüße
QM-FK
—
Don’t think it – ink it.

[Entchen]

#54525

Bei Bescheiden aus der öffentl. Verwaltung, den sogenannten Verwaltungsakten, zu denen auch die Steuerbescheide vom Finanzamt gehören, ist es gesetzlich festgelegt, dass sie ohne Unterschrift gültig sind, wenn sie maschinell erstellt sind. Maschinell wird heute jedes Schriftstück erstellt, weil ja aus dem PC gedruckt, trotzdem darf ansich nur „Massenware“ ohne Unterschrift rausgehen. Für einen individuellen einzelnen Bescheid brauchts immer noch die Unterschrift.

Gruß
Entchen

[Ami]

#54533

Hallo Nowonder!

Kurze Rückfrage, warum müssen deiner Meinung nach Auditberichte unterschrieben werden? Unsere internen Berichte sehen das nicht vor, sie existieren nur in elektronsicher Form. Es gibt keine Akzeptanzprobleme und auch keine beim Zertifizierungsaudit.

Viele Grüße

Ami

[evereve99]

#54535

Hallo Deichkind,

bei mir ist Standard:
Alle Aufzeichnungen nur mit Datum, Name, Unterschrift (Checklisten, Formulare usw).

Eine Schulung/Unterweisung ohne Unterschrift der Teilnehmer hat NICHT stattgefunden.

Und früher ist man mit irgendwelchen Checklisten aus dem Lager hier herumgerannt und hat gerätselt, wem die Unterschrift gehören könnte, da niemand den Namen dazuschrieb.

Nachvollziehbarkeit über den Versand als mail finde ich auch OK.

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Ami]

#54536

Hallo evereve99!

Ich sehe es nicht so, dass alle Aufzeichnungen unterschrieben werden müssen. Wir haben Aufzeichnungen, die direkt am PC gemacht werden. Diese werden nicht extra ausgedruckt und unterschrieben, so z.B. FMEA oder Erfassung von Produktionsfehlern. Oder wie handhabt ihr Daten, die über CAQ-Systeme oder auch SAP geführt werden?

Viele Grüße
Ami

[evereve99]

#54538

Hallo Ami,

ich denke wir meinen das gleiche.

Aufzeichnungen sind hier für mich nur handschriftlich geführtes.

Bei FMEA habe ich ja die Teammitglieder/Leiter aufgeführt.

SAP kenne ich nicht, aber hier ist doch sicher auch eine Nachvollziehbarkeit gegeben, z.B. über eine Nutzerkennung/ID?

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Ami]

#54541

Hallo Evereve99!

Du hast recht, SAP geht nur über einen Benutzer Login, der dann bei jeder Eintragung protokolliert wird.

Viele Grüße

Ami

[nowonder]

#54571

hallo Ami

Unterschrift auf dem Auditbericht von dem leitendem Auditor (gib ja auch noch Co-Auditoren, die nicht unbedingt auftauchen) und Empfänger, als Verantwortlicher der Abteilung oder des Prozesses; zur Annahme der Abweichungen und Verpflichtung Korrekturen einzuführen. Du hast vielleicht nur Glück, dass bei Dir im Betrieb bis jetzt alles „problemlos“ und zum Termin verbessert wurde; aber so ganz glaub ich das nicht. Sorry…

[Tobilein]

#54584

Ob das Abstellen von Problemen unbedingt mit der Unterschrift auf dem Auditbericht zusammenhängt, wage ich zu bezweifeln.

Der Bericht geht ohnehin an die GL, das ist für mich Druckmittel genug.

[Ami]

#54590

Hallo nowonder!

Tobilein hat recht. Ich habe ebenfalls die Erfahrung gemacht, dass eine Unterschrift schnell geleistet ist, aber deshalb noch keine Maßnahmen definiert, umgesetzt und geprüft worden sind. In der Anfangsphase Einführung eines Auditsystems hat es geholfen, dass man als Auditor regelmäßig nachgefragt hat. Viel mehr wert als jede Unterschrift.

Also von meiner Seite aus: herzlichen Glückwunsch, dass eine Unterschrift bei euch alle Probleme bezüglich Nachhaltigkeit von Auditberichten erledigt hat.

Viele Grüße

Ami

[Autor]

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