QMH und Prozessbeschreibungen

[Q-Manager]

#37566

Hallo,

man sollte ein Handbuch, das meiner Überzeugung nach ein übergeordnetes Dokument darstellt, nicht anhand seine Quantität messen sondern anhand seiner Qualität.

Unser Handbuch hat ganze 16 Seiten und da findet man keine Prozessbeschreibungen drin, sondern nur übergeordnete Inhalte wie die Unternehmenspolitik/Leitsätze/Prozessmodell/Vorstellung des Unternehmens mit Produkten und Dienstleistungen, Geltungsbereich und eine Übersicht der Hauptprozesse mit den dazugehörigen Teilprozessen.

Grüße

[HBH]

#37571

Hallo, Ada,

als ich letztens ein QMH für ein Miniunternehmen fertig gemacht habe, bin ich auch auf nur 15 Seiten gekommen. Und da war noch ein Glossar bei. Auf einer Seite standen die VA’s, die im Unternehmen benutzt werden sollen. Das Unternehmen hatte drei Kernprozesse und vier VA’s. Wenn das ganze QMH, also extern und intern insg. 30 Seiten umfasst, ist das viel.

Die Mitarbeiter des Unternehmens sind glücklich, weil nicht annähernd so viel Papierkram auf sie zukam, wie sie befürchtet hatten. Im Gegenteil, ich musste sie bremsen, alles in Formblättern und Regeln zu ersticken. Mein Hauptargument war, dass Bürokratie dazu neigt, sich von alleine auszudehnen.

Also kurz und knackig – Qualität vor Quantität.

Grüße an den Verein berufstätiger Mütter

Heike

[Ada]

#37572

Hallo Heike,

ich freue mich über die Bestärkung (tut besonders gut, wenn man am Freitag abend ganz alleine in der Firma ist).

Du schreibst zu deinem QMH: „drei Kernprozesse und vier VA’s“. Heißt das, es gibt für jeden der drei Prozesse eine Beschreibung und zusätzlich noch eine Beschreibung für einen weiteren Prozess? Oder verstehe ich das ganz falsch?

Die Norm verlangt doch schon mindestens 6 dokumentierte Verfahren (Internes Audit, Lenkung der Dokumente, Lenkung der Aufzeichnungen, Lenkung fehlerhafter Produkte, Korrekturmaßnahmen, Vorbeugungsmaßnahmen). Die muss ich doch beschreiben, wenn ich (bzw. mein QMH) normkonform sein will, oder? Ich würde natürlich gerne darauf verzichten, besonders weil ich mir hier im Softwarehaus zu den letzten dreien noch gar nichts vorstellen kann.

Grüße an dich, egal, ob du zu diesem Verein gehörst oder nicht! Ada

[Ada]

#37573

Nachtrag: Denselben Dank für Bestärkung natürlich auch an Q-Manager!!! Ada

[Anonym]

#37576

Hallo Ada,

zu den dokumentierten Verfahren: wir haben Lenkung von Dokumenten und Lenkung von Aufzeichnungen in einer VA beschrieben, ebenso Vorbeuge- und Korrekturmaßnahen, somit sind es schon 2 Verfahrensanweisungen weniger, und in den letzten 3 Jahren mussten wir an diesen VA`s nichts verändern. Sie haben sich bewährt.

Unsere Mitarbeiter sind froh, dass nicht so viel Papier produziert wurde.

Gruß Elke

[Ada]

#37578

Hallo Elke,

interessante Idee!

Jetzt erst mal gute Nacht von Ada

[Frank_Hergt]

#37584

Hallo Ada!

Nur nicht verzweifeln! QM ist das Bohren dicker Bretter und es gibt fast keinen im Forum, der nicht schon mal Trost und Unterstützung nötig gehabt hat.
Ansonsten noch mal zu den dokumentierten Verfahren gemäß Norm: Du mußt sie aufnehmen. Die Norm sagt aber nichts darüber, mit welchem Detaillierungsgrad. Ein paar kurze Sätze, in denen steht, daß es sie gibt und daß sie in einer Prozeßbeschreibung beschrieben sind, reichen auch.
Wie dick ein Handbuch sein soll, ist sehr Geschmackssache. Ich habe schon von kleinen Firmen gehört, die alle Prozeßsbeschreibungen (ziemlich knackig formuliert) direkt ins Handbuch gepackt haben und die Arbeitsanweisungen direkt darunter gehängt haben. Etwas dickeres Handbuch, aber eine Ebene weniger.

Schöne Grüße

Frank Hergt

[HBH]

#37591

Hallo, Ada,

die VA’s waren:

1) Auftragsabwicklung bei Reparatur und Ein- und Verkauf von Kleinteilen
2) Umgang mit Kundeneigentum
3) Lenkung von Dokumenten und Internes Audit,
4) Reklamationsbearbeitung, Korrekturmaßnahmen, Vorbeugungsmaßnahmen

Auf Wunsch des Kunden wurden die Dinge so zusammengefasst. Prüfmittel hatte er nicht, Entwicklung hatte er nicht, fehlerhafte Produkte mussten auch nicht gelenkt werden. Die Prozesse selber haben wir so flexibel und einfach wie möglich gestaltet, damit nicht ständig Änderungen vorgenommen werden müssen. Wie gesagt, der Kunde war glücklich. Ich habe ihn nach einem halben Jahr noch mal gefragt, wie er damit zurechtkommt und als Antwort bekommen, seine Abläufe seien jetzt strukturierter, er habe einige Merkwürdigkeiten von vorher schon ausgemerzt und sei sehr zufrieden, wann ich denn mal zum Audit käme.

Ich hoffe, dass dich das in deinem Vorhaben bestärkt.

Einen schönen Wochenanfang und liebe Grüße

Heike

P. S.: Mit zwei mittlerweile pubertierenden Söhnen zähle ich mich schon zum Verein. ;-)

[Ada]

#37604

Hallo Frank und Heike,

beim Start in die Woche noch mal Hilfe von Experten vorzufinden, ist wirklich schön.

Ich habe mich entschieden, sämtliche Prozesse im QMH nur aufzulisten und kurz ihren Inhalt anzugeben. Prozesse, deren Beschreibung länger ist oder Interna enthält, die man nicht so öffentlich behandeln möchte, wollte ich ja sowieso auslagern. Jetzt mache ich es wenigstens konsistent (entweder alles drin oder gar nichts). Den Mut, ein sehr kurzes Handbuch abzugeben, habe ich jetzt – dank der Hilfe aller hier im Forum.

Auf diese Weise kann ich in den nächsten Tagen der GF eine erste Version des QMH vorlegen. Die wartet dringend darauf, um es (potenziellen) Kunden auf Anfrage vorlegen zu können. Um die Prozessbeschreibungen selbst kann ich mich dann in Ruhe kümmern.

Die von der Norm verlangte Darstellung der Wechselwirkungen zwischen den Prozessen ist sicherlich noch ein schwieriges Thema, aber ich weiß, dass darüber in diesem Forum schon viel diskutiert worden ist. Irgendwo gibt es Vorlagen, die ich nur noch nicht gefunden habe.

Respekt vor eurem Wissen und vielen Dank für die Zeit, die ihr euch nehmt!

Ada

P.S. Ganz herzliche Grüße an den Verein (zu dem neben mir mindestens Heike und Kirsten gehören)

[Frank_Hergt]

#37607

Hallo Ada!

Danke für die Blumen :-)))

Was die Wechselwirkungen angeht: Wir haben unsere Prozesse durch Links vernetzt. Die beiden Hauptprozesse (Liefern und Innovation) sind im Handbuch abgebildet. Das war’s schon.
Beispiel aus den unterstützenden Prozessen: Der Complaintprozeß macht halt irgendwann im Ablauf den Absprung zu den Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen. Von denen wiederum gibt’s einen Absprung zum Änderungswesen. Usw, usw. Auch hier gilt also: Schau‘ Dir mit offenen Augen an, was Ihr wirklich tut und beschreibe das. Die Wechselwirkungen existieren ja, Du mußt sie nur noch festhalten.

Vereinsfrei

Frank

[Ada]

#37611

Hallo Frank,

was bedeutet konkret „durch Links vernetzen“? Wie sieht das auf einem gedruckten Blatt Papier aus? Sind das Pfeile zwischen den Diagrammen der einzelnen Prozesse, oder meinst du etwas viel Technischeres? (Entschuldige, ich bin wirklich so unerfahren bzw. begriffsstutzig.)

Ansonsten glaube ich zu verstehen, was du meinst. Ich muss wirklich schauen, was passiert, und das beschreiben. Und viel angstfreier an die Sache herangehen.

Danke und Grüße von Ada

[Frank_Hergt]

#37615

Hallo Ada!

Angstfrei ist sowieso immer gut! Wenn auch manchmal schwer zu erreichen….
Du kannst die Prozesse als Ablaufdiagramm darstellen (merke: Du mußt nicht!!!). Ein bestimmtes Symbol steht dann für „Hier geht’s zum nächsten Prozeß.“ (Muß natürlich drinstehen welcher.) Ein ähnliches Symbol steht dann im nächsten Prozeß für „Hier komme ich von einem anderen Prozeß“. Verlinkt ist das Ganze, wenn Du am Bildschirm draufklickst und sofort dort landest. Wie im Internet.
Wenn Du alle Prozesse auf einem großen Blatt hast, tun’s natürlich auch Pfeile. Aber das wird sehr schnell dreidimensional und unübersichtlich. Such‘ wirklich mal nach Martin S. Er hat’s bei sich sehr einfach und gut bedienbar gelöst (hatte ich jedenfalls den Eindruck).
Und ansonsten, wie immer: KEINE PANIK!
(Die „freundlichen“ Buchstaben sind hier schwer hinzubekommen ;-)

Schöne Grüße

Frank Hergt

[Ada]

#37620

Hallo Frank,

es ist alles SEHR FREUNDLICH angekommen. Ich dachte mir schon, dass du diese Art von Links meinst. Aber ich will erst mal nur ein Papierhandbuch schreiben. Ob ich dann irgendwann etwas in Form eines Intranets mache, steht in den Sternen.

Die Erklärung mit dem Symbol gefällt mir sehr gut. Das müsste ja auch auf Papier gehen. Ich werde auch auf jeden Fall noch mal unter Martin S. nachsehen. Bei meinem ersten Versuch in der vergangenen Woche hatte ich nichts für mich gefunden, aber vielleicht ist (nach den vielen neuen Informationen) meine Sicht heute eine andere, und ich kann doch etwas damit anfangen.

So wie ich 4.2.2 verstehe, darf ich die Prozessbeschreibungen auslagern („…Verweise darauf“), aber die Beschreibung der Wechselwirkungen muss im QMH selbst drin sein. Das kommt mir im Moment noch unvereinbar vor.

Du kannst mir bestimmt auch eine Frage beantworten, die schon schwierig zu formulieren ist: In 4.2.4 steht, dass Aufzeichnungen erstellt werden müssen, „um einen Nachweis der Konformität mit den Anforderungen und des wirksamen Funktionierens des Qualitätsmanagementsystems bereitzustellen.“ Worauf bezieht sich der Genitiv „des Qualitätsmanagementsystems“? Nur auf das Funktionieren? Oder auch auf die Konformität mit den Anforderungen? Ich denke eher, dass man mit Hilfe der Aufzeichnungen nachweisen soll, dass die Produkte (oder Dienstleistungen) konform sind mit den Anforderungen und dass das QM-System wirksam funktioniert. Oder soll man nachweisen, dass das QM-System konform ist mit den Anforderungen? Vielleicht ist die Frage zu pedantisch, aber die Norm ist doch auch pedantisch und hätte das durchaus klarer formulieren können. Letztlich will ich nur verstehen, was alles zu den Aufzeichnungen gehört.

Frage zu den (ungeschriebenen) Regeln des Forums: Ist das brennende Ordner-Icon ein dezenter Hinweis darauf, dass man mit seiner Fragerei zum Ende kommen soll?

Auch wenn ich fürchte, demnächst wegen eines zu hohen Emotionalitätsgrades ausgeschlossen zu werden: Ich finde es sehr wohltuend, wie ernst du mich nimmst, obwohl so eine riesige Wissenskluft zwischen uns liegt (und du nicht zum Verein gehörst ;-)).

Beste Grüße, Ada

[QMarc]

#37622

Hallo Ada,

hier bin ich auch mal wieder und mische mich jetzt mal frech in „euren“ Thread ein ;-).

Also der Genetiv bezieht sich auf beides. Normenkonformität und Funktionieren des QMS (letzteres wage ich manchmal im Sinne von Nutzen für eine Firma in Frage zu stellen).

Das Symbol bekommst Du immer, wenn der Thread mehr als 20 Antworten hat. Will heissen = heißes Thema.

Viele Grüße und weiterhin viel Erfolg,

QMarc

____
Unser Kopf ist rund, damit unser Denken die Richtung wechseln kann.

[Ada]

#37628

Entschuldigung, QMarc und alle anderen,

es war schlechter Stil von mir, die Frage hinsichtlich des Genitivs so direkt an Frank zu richten. Natürlich bin ich froh, wenn möglichst viele sich angesprochen fühlen.

@QMarc: Ich glaube inzwischen auch, dass es so gemeint ist, wie du es siehst. Sonst würde es wahrscheinlich heißen: „…Konformität des Produkts mit den Anforderungen“. Folgende Frage nur, um zu lernen, nicht im Sinne eines Zweifels: Woher WEISST du, ob du es richtig verstehst?

Viele Grüße, Ada

[Autor]

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