QMH in Word

[fragewurm]

#24010

Guten Tag liebe Forumsgemeinde,
lässt sich so ein QMH eigentlich in Word verwalten? Hat jemand Erfahrung damit und könnte mir helfen?

Ich habe die Gliederung, die Struktur und den grundsätzlichen Aufbau des QMH. Die Formatierungen habe ich auch akribisch bearbeitet. Jetzt steh ich an der Stelle, wie kriege ich aus dem Masterdokument die zahlreichen Unterdokumente mit exakt dem gleichen Layout des Masters, also auch mit Kopf- und Fußzeile (die sind nämlich verschwunden)? Wie generiere ich Unter-Inhaltsverzeichnisse bspw. nach jedem Kapitel? Das Hauptinhaltsverzeichnis sollte den jeweiligen Revisionsstand (sicher ein Feldbezug) ausweisen. Kann ich aus einem Formblatt-Sammelsurium automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstllen lassen?

Oder was nutzt ihr, um den Überblick über die vielen Dokumente zu behalten?

Da sind z.B. auch die vielen kleinen PAPs, die sich bei Änderungen irgendwie nicht selbst ergänzen :-( Schade eigentlich.

So eine Computer-Maschine sollte mir schon irgendwie die wiederkehrenden Arbeiten abnehmen.

Danke euch im Voraus.

Gruß fragewurm

[Frank_Hergt]

#55339

Hallo fragewurm!

Das hört sich für mich an, als solltest Du

1. Dir „Office für Dummies“ besorgen und lesen und
2. über Dein Dokumentenmanagementkonzept noch mal nachdenken.

Normalerweise legt man sich in Word erst mal eine Vorlage an (*.dot) und generiert aus der dann alle Dokumente, die das gleiche Layout haben sollen. Es empfielt sich prinzipiell, sich nicht zu sehr zu verkünsteln.

Schöne Grüße

Frank

„Es ist alles gesagt – nur noch nicht von jedem.“ (Karl Valentin)

[Barbara]

#55340

Hallo fragewurm,

willkommen im Qualitäter-Forum :)

Ich würd das QMH auf gar keinen Fall in Word machen. Dafür gibt es für mich zu viele Gründe, die dagegen sprechen:
*Word ist von komplexen Projekten schlicht überfordert
*“Mal eben“ ein Verzeichnis zu erstellen kann einen schon an den Rand der Verzweiflung treiben
*Wenn es eine neue Office-Version gibt, funktioniert unter Umständen irgend etwas nicht mehr so wie vorher
*Der „Schutz“ eines Word-Dokuments kann sehr leicht ausgehebelt werden
*Die Zugriffs- und Änderungsberechtigungen zu verwalten ist die Pest
*Die Historie muss manuell erstellt werden
*Das Dokument sieht bei jedem Rechner anders aus, je nach Voreinstellungen

Ein „schönes“ Beispiel dafür, wie viel Zeit und Energie man mit Word-QMHs verbringen kann, findest Du in diesem Thread.

Eine Alternative wäre eine Datenbank (wurde schon mal hier diskutiert).

Kostengünstig und relativ selbsterklärend wäre noch ein Wiki (Wiki-Thread) oder ein Content-Management-System (CMS) wie z. B. ModX (wird auch als Intranetlösung eingesetzt).

Viele Grüße

Barbara

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Eine gute wissenschaftliche Theorie sollte einer Bardame erklärbar sein.
(Ernest Rutherford, Physiker)

[Luftfahrer]

#55341

Hallo fragewurm,

so wie ich dich verstehe, erstellst du ein QMH in einer einzigen, oder nur wenigen Word-Dateien.
Falls es so ist, rate ich davon ab. Man kann pro Kapitel eine Word-Datei erstellen, was auch den Revisionsdienst vereinfacht. Dann würdest du auch keine Unterverzeichnisse brauchen, oder?
Word-Dateien für den Ersteller, für die Mitarbeiter würde ich aus Word PDF ertellen, diese kannst du besser handhaben, finde ich.
Gruß, Luftfahrer

[evereve99]

#55342

Hallo Fragewurm,

unser QMH sowie alle anderen Vorgabedokumente sind Word Formate.

Ich habe, im Gegensatz zu Barbara, die Erfahrung gemacht, dass in Word sehr wohl alle Dokumente bei allen gleich aussehen, unabhängig von der Programmversion (im Gegensatz zu bspw. Excel).

Keine der anderen von Barbara vorgeschlagenen Lösungen, obschon möglicherweise besser, kommt hier in Frage.

Inhaltsverzeichnisse erstellen geht auch, ebenso wie benutzerdefinierte Kopf- und Fusszeile.

Gegenfrage: Welche Programmlösung ziehst du denn in Erwägung?

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Michael]

#55345

Hallo!

Mal eine ganz andere Frage: Wie groß ist denn das QMH bzw. die Firma? Da Du ja sicherstellen musst das alles aktuell ist, ist vielleicht Word nicht wirklich eine Lösung. Bei einer 5 – 10 Mann Fa. sieht die Sache schon anders aus.

Gruß
Michael

[fragewurm]

#55346

Hallo zurück an alle, vielen Dank für die Antworten. Es gibt immer mehr Lösungen als Probleme und mein Lösungsansatz über ein Masterdokument mehrer Filialdoks zu erzeugen ist einer von vielen nach denen ich gefragt habe. Es sind ja auch mehrere Lösungsvorschläge gekommen. Die Dummie-Reihe kenne ich. Die Idee ein *.dot zu entwerfen, probiere ich mal aus. Ich will aus einem MasterDok alle anderen ausdrucken können, Verlinkungen aus dem Inhaltsverzeichnus nutzen. Das Aufklicken der einzelnen Dateien nervt mich, ebenso das Ändern der Nummerierungen oder Querverweise. Als Unterkapitel habe ich QMH + VA + AA definiert. Ebene 1 unter QMH ist z.b. Wegweiser + Verantwortung des Mangementes u.s.w.. Diese wollte ich als Filialdoks anlegen, auch um die Revisionsstände zu minimieren.
Thema Inhaltsverzeichnisse, macht ihr das als WORD-Nutzer manuell oder per Generator?

@evereve99 Meine Programmlösung ist also Master -> Filialdoks, wenn wir vom Gleichen reden.

Eine Access-DB oder noch mehr andere Software ist nicht so mein Lösungsansatz, weil ich komme gern mit wenigem aus.

Gruß fragewurm

[evereve99]

#55347

„@evereve99 Meine Programmlösung ist also Master -> Filialdoks, wenn wir vom Gleichen reden.“

Ne, gemeint war eigentlich, ob du schon in Word oder in anderem Programm arbeiten möchtest.

Inhaltsverzeichnis generiere ich so:

einfügen/Referenz/Index+Verzeichnisse/Inhaltsverzeichnis.

Hierbei müssen lediglich als Voraussetzung die Überschriften, welche im Inhaltsverzeichnis aufdtauchen sollen, auch als „Überschriften“ formatiert sein.

Es gibt sicher noch achtunddrölfzig andere Wege, sich hier Textmarken anzulegen, die dann in einem Index erkannt werden, allein: Ich habe mich bisher nicht weiter damit beschäftigt, da meine Lösung für meine Zwecke ausreicht.

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[msb]

#55354

Hallo,

die letzte Aussage von evereve kann ich 1:1 unterschreiben. Mache ich genauso.

Gruß msb

wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

[mfunk]

#55365

Hallo,

ich halte ein QMH mit Worddokumenten für machbar (praktische Erfahrung – 9001).
Entscheidend ist nicht die Anzahl der Dokumente, sondern deren Ablagestrukturierung und Benennung/Codierung der Dokumente.
Die Liste/Übersicht der Dokumente liefert der Explorer – ggf. eines der vielen Programme zum Listen von Dokumenten.
Die Erstellung wird über Vorlagen vereinheitlicht – die Bereitstellung erfolgt per pdf – die Zugriffberechtigungen über den Server.
Eine Datenbank macht vieles leichter – aber nicht unbedingt günstiger.

Grüsse mfunk

Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>

[Rainaari]

#55388

Nicht ganz zum Thema,

aber ich habe gerade ein ‚interessantes‘ Word (2003) Problem:

In einem längeren Dokument (Arbeitsanweisung, ca. 7 Seiten, mehrere Tabellen und Grafiken) soll die Seite 5 im Querformat erscheinen, um eine breite Tabelle unterzubringen.
Einstellung der Seite über einfügen eines manuellen Abschnittswechsels, Formatieren der Seite / des Abschnitts im Querformat.

Problem: Fliesstext wird auf der Seite nur auf Breite einer A4 Seite Hochformat umgebrochen, nicht breiter.
Tabellen werden zunächst nur auf A4 Hochformat ausgelegt, zieht man sie Manuell auf volle Seitenbreite, wird nur der Teil bis A4 Hoch angezeigt.

Probehalber habe ich leere Musterdokumente erzeugt, bei denen gehts. Hatte von Euch schon mal jemand das Problem?

gruß, Rainaari

[Q…t…]

#55389

Hmmm…wenn Word komische Sachen macht unter anderem Namen abspeichern und noch mal versuchen…gilt auch für Excel oder PowerPoint…(-:

Grüße
Q…t…

Wer sich zu wichtig für kleine Arbeiten hält, ist of zu klein für wichtige Arbeiten.
(Jaques Tati)

[Gambas]

#55390

Sorry Q…T…,

…kann sein daß ich mich irre, aber wenn du unter einem anderen Namen abspeicherst, bleiben alle Bezüge innerhalb des Dokuments gleich… zumindest Formatierungsmäßig.

Wüsste nicht was es bringt, die Datei umzubenennen.

…nix für ungut.

Gruß
gambas

[Rainaari]

#55391

Servus,

man kann Word dazu bringen, eine Datei zu ‚bereinigen‘, d. h. Änderungshistorie und verdeckte / Ungültige Formatierungen zu entfernen… vielleicht bringt das was, mal probieren…

gruß, Rainaari

[hagazuza]

#55392

moin moin!
ich bewundere das problem.
Ich habe es auch immer mal wieder mit meinem QMH- manchmal klappt es , manchmal nicht– einzige rettung: wenns mal richtig angezeit wurde, schnell in ein pdf verpacken, und dann weiter im WORD arbeiten, das ding mit der verhauenen Formatierung auch verpacken un ddann die pdf s zusammenführen…
das wra das einzige was ich machen konnte— also qwenn das klappt mit dem bereinigen, sagst du dann böddö hier bescheid und mir, wei das geht, weil mir das zu umständlich ist…

LG hexe

[Autor]

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