QM-Forum › Foren › Qualitätsmanagement › Prozessmanagementsoftware = bessere Prozesse?
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Hallo Zusammen!
Ich habe einige Zeit mit der Suchefunktion gestöbert, aber so richtig passen wollte kein älterer Thread. Hinzu kommt noch, das einige doch schon ein paar Jährchen auf dem Buckel haben. Hintergrund zur Eröffnung der hoffentlich netten Diskussionsrunde ist folgendes:
Wir haben bis jetzt unsere Prozess mit Hilfe von Viso und Word beschrieben. Visio für die Flow-Charts, Word halt für den erklärenden Text drum herum. Nun kam auch bei uns die Frage auf, ist eine Prozessmanagementsoftware nicht besser geeignet?. Flugs wurde ein Projektteam gegründet und die Abteilungen suchen und stellen auch sogenannte Prozessmanager ein. Und jetzt zu meinem Baugefühl. Ich habe den Eindruck, dass hier Geld für eine Software ausgegeben wird, die komplizierter in der Anwendung als Visio und Word ist, aber trotzdem nicht mehr Informationen gibt. Erwartet wird aber, dass man mit der Software seinen Prozess besser im Blick hat (ok, mag sein) und als Resultat daraus auch ständig verbessert werden. Das heißt auch, dass Prozessbeschreibungen nicht entstehen damit was beschreiben ist, sondern Prozesse auch gelebt werden, erkennbar daran, dass die letzte Aktualisierung nicht Jahre zurückliegt. Auch verstehe ich unter Prozessmanager, dass sie den Auftrag haben den Prozess auf Schwachstellen zu untersuchen und gemeinsam mit Prozessverantwortlichem und Prozessmitarbeiter Lösungen erarbeiten und umsetzten. Ich vermute, dass die Prozessmanager oft nur als Experten der Software angesehen werden, d.h., da nicht alle Schreibberechtigung haben werden, nur die Änderungen „eintippen“ sollen.
Meine Frage, welche Erfahrung habt ihr nach der Umstellung des Managementhandbuchs von Word/ Vision auf eine spezielle Software gemacht? Konnte man Ade zu einem verstaubten Handbuch sagen?
Die Hoffnung stirbt zuletzt. Was heißen soll, ich hoffe immer noch, dass man nach Umstellung innerhalb der internen Audits immer weniger feststellt, der beschriebene Prozess entspricht nicht der Realität und häufiger sagen kann der Prozess wird ständig verbessert.
Viele Grüße
Ami
Hallo Ami,
du redest von Prozessmanagementsoftware.
Hast du dafür bestimmte konkrete Beispiele?Gruß msb
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wer die Wahrheit sucht, wird sie findenHallo Ami,
mir ist die Absicht deiner Fragestellung nicht klar.
Brauchst du Argumente gegen/für eine Prozessmanagementsoftware?
Benötigt du Erfahrungswerte für eine Einführung?
…Grüsse mfunk
Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>Hallo Ami,
aus Erfahrung kann man genrell sagen: Wenn dein Prozess nicht läuft, nicht stimmt oder hackt, dann wird dir keine Software das problem lösen.Wenn deine aktuellen Prozessbeschreibungen (mit Word und Visio) „Show“ sind (soll heißen keiner weis was drinne steht, bzw ignoriert den Inhalt) dann wird keine Software dieser Welt das ändern.
Ob ich Prozessbeschreibungen die in Software „1“ geschrieben ist ignoriere oder die in Software „2“ geschriebene ignoriere.
Was zählt ist die Umseztung des Prozesses nicht die Art oder die Software in der die Prozessbeschreibung verfasst wurde.
Nur eine neue Software löst keine Probleme und verbessert auch keine Prozesse (Der Mensch entscheidet, nicht das Material).
Gruß aus dem Süden
isö-mänWir sind die Leute vor denen uns unsere Eltern immmer gewarnt haben.
Danke schon mal für die ersten Rückmeldungen.
@ msb: Ich rede von DHC
@ mfunk: Ich suche Argumente dafür und dagegen.
Viele Grüße
Ami
Hallo Ami,
meinst Du DHC Vision?
Pro 1 (neue) Software für Prozessmanagement:
+ 1 Stelle an der Änderungen nachverfolgt werden
+ ein Mal Einarbeiten in 1 Software (nicht Visio & Word)Contra 1 (neue) Software für Prozessmanagement:
– bis sich etwas Neues durchsetzt, muss viel angeschoben werden
– aufwändige Migration bestehender Dokumentationen erforderlich
– Nahtstellenpflege erhöht sich durch Einsatz eines nicht-Office-Programms
– Abhängigkeit von 1 Softwarehersteller——————————-
Unterm Strich:
Meiner Meinung nach lässt sich das Leben von Prozess-Dokumentationen nicht durch eine Software ankurbeln, solange die Motivation und der Wille zur Dokumentation fehlt.
Sind Motivation & Wille vorhanden, ist es ziemlich egal mit welcher Software das umgesetzt wird.
Wer behauptet „mit einer neuen Lösung wird alles besser“ ist meistens Software-Verkäufer oder freut sich über Herausforderungen und neue Features. Die meisten Menschen finden eine neue Software anstrengend und haben weder Zeit noch Lust sich damit zu beschäftigen.
Ich kenne DHC Vision nicht und kann daher auch nicht einschätzen, ob diese Argumente speziell für diese Softwarelösung gelten.
Just my 2 cents.
Barbara
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Eine gute wissenschaftliche Theorie sollte einer Bardame erklärbar sein.
(Ernest Rutherford, Physiker)geändert von – Barbara on 06/07/2009 11:17:44
Hallo Ami!
Eine Software gibt keine besseren Prozesse. Eine gute Software hilft, den Ist-Zustand schnell und einfach zu erfassen. Im Idealfall werden dann irgendwann die Vorgaben über die offiziellen Dokumente gemacht, anstatt daß alles Wichtige per E-mail umläuft und die Doku vor dem nächsten Audit notdürftig nachgezogen wird.
Mit DHC-Vision schlagen wir uns auch gerade rum. Wir haben beschlossen, mit der Einführung auf Version 5.0 zu warten…
Schöne Grüße
Frank
„Es ist alles gesagt – nur noch nicht von jedem.“ (Karl Valentin)
Hallo Barbara!
Ja, DHC Vision ist gemeint. Bei uns heißt es im Sprachgebrauch nur DHC, so dass ich ganz vergessen habe den „Rest“ anzuhängen.
Hallo Frank!
Interessant, mit der Version 5.0, da werde ich doch gleich mal unser Projektteam fragen, wie das laufen soll.
Viele Grüße
Ami
Hallo Ami,
aus Firmensicht bin ich ein Fan von Standardsoftware zum Erstellen von Prozessbeschreibungen, weil jeder, der einen Brief schreibt, Prozesse, Arbeitsanweisungen, … erstellen kann. Bei spezieller Software – wie Prozessmanagementsoftware – muss eine Infrastruktur aufgebaut werden, Mitarbeiter geschult, Zugriffsrechte vergeben werden, … – d.h. viel Aufwand getrieben werden. Damit wird auch ein gern genutzter Grund geschaffen keine Prozesse zu dokumentieren: keine Schulung, Schulung lange her, geschult – aber nicht mehr zuständig, … .
Die mir bekannte Prozessmanagementsoftware bietet einige Vorteile, wie Stammdaten, Plausibilitätsprüfungen, Simulation etc. – aber man muss immer dabei überlegen, wer nutzt dies, wie oft, welcher Aufwand ist für die Nutzung notwendig und sind mir dies Vorteile den Aufwand wert.
Aus Sicht eines verantwortlichen Prozessmanagers kann ich mir nichts Besseres als eine Prozessmanagementsoftware wünschen:
Spezialsoftware + Spezialwissen = langfristig gesicherter Arbeitsplatz.Wer möchte, dass Prozess dokumentiert werden, muss die Einstiegshürde und – aufwand gering halten (können-wollen-dürfen).
Viele Grüße mfunk
Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>Danke an alle!
Eure Meinungen spiegeln doch das wieder, was ich mir gedacht habe. Dann muss es mich jetzt auch nicht mehr stören, wenn mich meine Kollegen etwas irritiert ansehen, wenn sie meine etwas nüchterne Einschätzung hören. Allerdings werde ich auch alles daran setzten, dass Prozesse nicht nur auf dem Papier äh in der Software existieren, sondern auch gelebt werden. Wozu gibt es denn interne Audits!
Viele Grüße
Ami
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