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Hallo erstmal,
hab mal wieder die ehrenvolle Aufgabe, jahrelang gedultete Versäumnisse in kurzer Zeit zu eleminieren.
Thema: „Wie lege ich die versch. Daten, Dokumente, Mails und Berichte für ein Projekt so an, dass man
a) durch eine geeignete Struktur die Übersicht behält
b) nur die Projektbeteiligten Schreibrechte, bzw. Einstellrechte haben
c) Projektfremde nur lesen können
d) die vielfältigsten, vorhandenen Dateitypen abgelegt werden können (MS Office, pdf, tif, Outlook usw.
e) einfach und schnell handelbar
f) darf nedde oder gar nichts kostenHabe schon ein bisschen gegoooogelt und bin auf die Software ELO gestoßen, kostet halt 800 € oder so.
Wer kennt dieses Programm und kann mir seine Erfahrung darüber mitteilen?
Wer hat noch ein paar gute Ideen, die Projektdoku „paperless“ zu ordnen und zu archivieren?
Sag schon mal besten Dank für Euere Unterstützung!
Achso: Intranet vorhanden, MS Share Point im Anfangsstadium vorhanden
Gute Zeit!
Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!
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Hallo qualyman,
guuutes Thema…
Also wir als „Weltmarktführer“ (das Unternehmen preist sich so an…)
arbeiten noch mit dem klassischen File-Ordner im Intranet (entsprechend mit zugewiesenen Schreib- und Leserechten, Kostet nix, alle Dateitypen ablegbar…habe ich schon Deine Frage beantwortet…??? :)) )
Hierin sind sämtliche Projektdokumente enthalten, die NICHT Konstruktion sind (die werden über eigenes PDM-System verwaltet)Es gibt eine festgelegte Ordnerstruktur für alle Projekte, so dass sich die gleichten Dokumente auch immer an den gleichen Orten wiederfinden lassen, was auch meistens klappt)
Für die Ablage von Dateien gibt es einen festgelegten Schlüssel, das die auch immer hübsch sortiert sind.
Ich weiß, es ist nicht die High-End-Lösung, aber unter den Voraussetzungen, die ich hier habe die einzige mögliche Lösung (da keine Invetitionen in die IT geplant sind, funzt ja schließlich auch so).Ich hoffe für Dich, dass Du eine bessere Lösung suchen darfst und finden wirst, denn diese ist teilweise sehr nervenaufreibend!
Bin aber auch sehr interessiert an einer Lösung, die ich meinem Cheffchen mal auf den Tisch legen kann…
Gruß,
tsweepHallo qualyman,
ich nehm gerne antzatwork, allerdings darf da jeder alles bearbeiten.
Es gibt noch zahlreiche weitere Freeware-Online-Werkzeuge, mit denen Du unterschiedliche Sachen verwalten und anlegen kannst. Eine umfangreiche Zusammenstellung findest Du hier und den zweiten Teil hier.
Da das ja eigentlich eine klassische Anwendung von MS Project ist, könnte Dich auch der Freeware-Konkurrent OpenWorkBench weiterbringen. Vor allem die Savings (rechts oben auf der Startseite) gegenüber MS Project lassen wahrscheinlich das Herz Deines GF höher schlagen.
Eine interessante Übersicht über Funktionalität und Anwendung verschiedener Projektmanagement-Software liegt auch bei Wikipedia: Vergleich PMS
Ansonsten wär eventuell noch ein Wiki eine Lösung, da kannst Du meistens auch Rechte vergeben und Anhänge hochwuppen, allerdings sind die meisten Wikis so angelegt, dass es nur eine Ebene gibt und keine Unterverzeichnisse. Die beste Übersicht liefert die Wikimatrix. Einfach zu bedienen, mit Anhängen von Dateien fast jeder Endung, Rechtevergabe, Passwortschutz und auf Deutsch erhältlich ist z. B. pm wiki.
Viele Grüße
Barbara
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Eine gute wissenschaftliche Theorie sollte einer Bardame erklärbar sein.
(Ernest Rutherford, Physiker)Moin Qualyman,
wir hatten mal ein ähnliches Thema in diesem Thread.
Ich persönlich halte von Sharepoints nichts. Alle, die ich bisher gesehen haben, waren mehr oder minder Datengräber. Es konnte mir auch keiner so richtig klar machen, wo der Vorteil gegenüber einer Explorer-Dateiablage liegt. Nur Datenablage reicht dann IMHO nicht aus.
Ich bin gerade an einem ähnlichen Thema wie Du dran. Nach wie vor denke ich an so etwas wie eine Forumssoftware. Dort kann man transparent und chronologisch nachvollziehen, was wann passiert ist bzw. wie sich der aktuelle Stand verändert hat.
Ansonsten finde ich die Variante Projektsoftware auch nicht schlecht. Setzt aber eine gewisse Schulung der Mitarbeiter voraus. Außerdem brauchst Du die Unterstützung der Heeresleitung, damit diese auch konkret die Benutzung der Software einfordert.
Wikis sind im Vergleich deutlich schwerer zu pflegen, auch wenn das Ergebnis sicher gut aussieht. Um aber ein schnelles Werkzeug mit Dateiablage zu haben, halte ich Wikis eher für ungeeignet.
Viele Grüße
Qmarc___
You may say I´m a dreamer … but I (hope) am not the only one …
Hallo Qualyman,
d, e, f: vorhandenen Explorer nutzen.
a: Struktur zusammen mit den Beteiligten festlegen, falls Kreis überschaubar, evtl. als Workshop (?)
b, c: kriegt eure EDV über die Rechtevergabe hin.
Zu Vor- oder Nachteilen anderer bereits vorgeschlagener Lösungen kann ich nix sagen, ausser: Jede Lösung, ob Explorer oder andere, steht und fällt meiner Meinung nach mit der Selbstdisziplin der Kollegen.
„hab mal wieder die ehrenvolle Aufgabe, jahrelang gedultete Versäumnisse in kurzer Zeit zu eleminieren.“
Kommt mir irgendwie bekannt vor……….
Gruß
Evereve99
„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZMoin again,
@Evereve99:
Ich teile deine Meinung bezgl. Explorer nicht.Versuch mal als Neueinsteiger bzw. jemand, der sich einlesen will, eine Explorerablage zu durchschauen … Jede Datei aufmachen, durchlesen und selbst in Chronologie bringen.
Häufig hilft dir nichtmal das Speicherdatum, um aktuelle Docs zu finden, da Dateien geöffnet und aus Versehen neu gespeichert werden.Außerdem hast Du nur die Dateinamen als Hilfsmittel bei der Schnellübersicht. Wer weiß schon drei jahre später, wie er was 2005 genannt hat …?
Von daher ist der Explorer für mich eher ein sehr umständliches Tool.
Viele Grüße
Qmarcklar, wirklich optimal ist das Werkzeug nicht, aber (habe ich vielleicht nicht deutlich genug darauf hingewiesen) mir fehlt schlciht und ergreifend die Vergleichsmöglichkeit zu anderen Programmen.
Und wenn`s nix kosten darf: Nägel bekomme ich schließlich auch mit `ner Eisenstange in die Wand….
Gruß
Evereve99
„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZGuten Morgen zusammen,
habe auch noch einen Kommentar zum Thema Explorer parat…
Da wir uns mittlerweile damit abgefunden haben, dass es mittelfristig keine andere Lösung geben wird, haben wir nach Mitteln und Wegen gesucht, mit dem Vorhandenen, sprich Explorer, klarzukommen.
Folgendermaßen sind wir vorgegangen:
1.) Definition von wichtigen Dokuementen für den Projektdurchlauf (einheitliche Liste für Bestellungen, Projektaufträge, Besprechungsprotokolle, etc., die mit einem definierten Namen an einen definierten Ort kommen)
2.) Verwendung von Microsoft Desktop Search (müsste eigentlich ein jeder über die Updates auf dem Rechner haben). Dieses Suchprogramm indiziert die Dateien in den Ordner und führt eine Volltextsuche der Dokumente durch. Man findet so gesuchte Dokumente viel schneller :)
3.) Viele Tritte in den Hintern lernresistenter Mitarbeiter, die sich nicht an Festlegungen zum Thema „Dateinamen“, „Ablageorte“ etc. halten wollten…
Sicher nicht optimal, aber funktioniert ganz gut…
Gruß,
tsweep„1.) Definition von wichtigen Dokuementen für den Projektdurchlauf (einheitliche Liste für Bestellungen, Projektaufträge, Besprechungsprotokolle, etc., die mit einem definierten Namen an einen definierten Ort kommen)“
Daher meine Idee mit dem Workshop, um dergleichen festzulegen.
„Viele Tritte in den Hintern lernresistenter Mitarbeiter“
Du darfst deine GL treten?
Gruß
Evereve99
„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZAlso wir arbeiten auch mit dem „Explorer-Tool“ und das klappt ganz gut. Tritte in den Hintern muss man zwar ab und zu immer noch verteilen, aber es wird besser. Wir haben für die verschiedenen Projekte Ordner angelegt in denen dann Unterordner für die Unterprojekte vorhanden sind, in denen dann alles schön sortiert reinkommt. Wenn man es mal raushat wie es geht, ist das handhabbar.
Der Dateiname sieht bei uns immer wie folgt aus: A_B_C
mit A = Datum JJMMTT
mit B = Was es ist (z.B. Protokoll)
mit C = Um was es gehtDamit können wir recht schnell zumindest die Chronologie nachvollziehen.
Einen Versuch alles über Dokumente zu verknüpfen haben wir auch einmal gestartet, den Wahnsinn haben wir aber dann recht schnell wieder aufgegeben.
Gruß
Oliver@ evereve99
Habe Glück, da sich die GL aus dem operativen Projektgeschäft annähernd heraushält, habe ich „nur“ mit Vertriebsleitung und Technische Leitung als höchster Hierarchiestufe zu tun (zumindest, was die Ordnerstruktur angeht), und da unser gemeinsamer Chef (also von mir, VL und TL) meine Vorschläge für brauchbar hält, darf ich meinen Kollegen in den Hintern treten…nur dass ich manchmal nicht genug Anlauf nehmen kann…:(
Das Thema Workshop habe ich auch versucht…allerdings habe ich nach den ersten 2 diese herangehensweise wieder verworfen. Der Kommentar der Mitarbeiter war: „Besprechungen, die über eine Stunde dauern sind ineffektiv und die wollen wir nicht…“ Also bin ich den beschwerlicheren Weg des selber ausarbeiten, herumschicken per Mail, Antworten hinterherlaufen, Vorschlag ändern, wieder herumschicken…usw.
gegangen…
Aber nach vielen Schleifen sind auch da brauchbare Ergebnisse herausgekommen.Wünsche allen dann noch viel Spaß bei der Dokumentenlenkung…ich suche mir dann gerad nochmal nen paar Hintern zum Treten…(schon lange nicht mehr die Ordnerstruktur auditiert…:))
geändert von – tsweep on 27/08/2008 13:19:11
geändert von – tsweep on 27/08/2008 13:19:40
Hi tsweep!
….zieh bloß Deine Sicherheitsschuhe an, nicht dass Du Dir beim Doku-Audit die Zehen brichst!
Danke schon mal an Alle, die bisher geantwortet haben und auch an diejenigen, die noch antworten werden!
Gute Zeit!
Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!
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aloha liebe gemeinde!
wer hat denn, außer barbara, mit der wiki- lösung gearbeitet und könnte uns mal einen erfahrungsbericht zur verfügung stellen?
openWB ist zwar auch eine alternative, aber ich finde es ein wenig kompliziert, d.h. ich habe genauso einarbeitungszeit und kosten abgesehen von den lizenzen für MSP.gruß
hacki„das ist ein walversprechen. das muß man nicht halten!“ käpt’n blaubär, der weiseste bär des universums
OT
@qualymanum mein Genick mache ich mir ebenfalls Sorgen…falls mir so nen schwerer Ordner über den Kopf gezogen wird….naja, nen Helm wird es da schon richten!!!
Werde mich also getarnt mit Sicherheitsschuhen, Helm, Kettenhemd und -handschuhen und Laserschutzbrille in die Tiefen unserer IT begeben…werde mich wieder melden, wenn ich überlebt habe…
Schönen Nachmittag euch dann allen…
geändert von – tsweep on 27/08/2008 14:56:11
Moin Hackilein,
ich habe selber einen kleinen Wiki -> Erfahrungsbericht siehe oben.
Wikis sind aus meiner Sicht eher für „bleibende Werte“ gedacht. Sie brauchen viel konsequente Arbeit, Moderation und klare Zieldefinitionen. Am Beispiel Wikipedia und den ganzen Diksussionen, die es darum gibt, kann man die Probleme für ein Unternehmen ablesen.
Viele Grüße
Qmarc___
You may say I´m a dreamer … but I (hope) am not the only one …
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