Neue Auditstrategie

[Tommily77777]

#21453

Liebe Kollegen,

ich würde gerne eine Frage an Euch richten. Ich muss bis in 2 Wochen eine neue Auditstrategie losgelöst von Normen ausarbeiten. Wir machen bereits Prozessaudits, Systemaudits. Allerdings sollen wir viel tiefer in die Prozesse (auch kaufmännische „eintauchen“)- ähnlich einer internen Revision.
Wir sind ein großer Konzern mit Standorten auf der ganzen Welt (für die ich diesbezüglich auch verantwortlich bin).
Vielleicht könnt Ihr mir ja weiterhelfen – ist dringend!
Danke für Beiträge oder Hinweise im www.

Gruß

Tommily

[msb]

#37069

Hallo Tommily,

was meinst du mit Auditstrategie losgelöst von Normen?

Der TÜV hatte das letzte Mal bei uns ohne Frageliste auditiert, sondern lediglich mit „Prozess-Schildkröten“.

Soll es in diese Richtung gehen?

Vielleicht kannst du noch ein paar erläuternde Worte geben.

Gruß msb

[QM-Dino]

#37070

Moin,

ich versteh noch nicht ganz, worauf du hinauswillst.

Du sollst eine Auditstrategie ausarbeiten, die aber losgelöst von der Norm ist?
Inwieferm soll sie losgelöst sein?
Du sollst die Prozesse tiefer betrachten, ok.
Auch die Unterstützungs – und Randprozesse, wenn ich das richtig verstehe?

Nun, wenn du ein Audit durchführst, hast du eine Zielsetzung. Wenn du umfassend auditierst, kannst du nicht in die Tiefe. Gehst du in die Tiefe, kannst du nicht umfassend auditieren.

Wenn du allerdings mit nem Bus voller Auditoren auftauchst, kannst du es im Prinzip.

Wie wäre es, wenn du das Ganze als Kundenaudit verkaufst? Dann kannst du dir in Ruhe die Dinge ansehen, die für dich wichtig sind.
Du musst erst einmal die Frage (evtl. erst mal für dich selber) klären, was du erreichen willst und in welchen Bereichen du evtl. Probleme hast.

Dann machst du dir nen Plan, nach dem du vorgehst, aber ich sag dir eins,dass du das alleine nie auf die Reihe bringst.

Und, nun ja, es haben schon viele versucht (manche gezwungenermassen), das Rad neu zu erfinden, aber die runde Form hat sich bisher immmer wieder durchgesetzt.

Dino

[QMarc]

#37077

Hallo zusammen,

ich würde mal sagen, Dino hat es auf den Punkt gebracht ;-).

Du kannst dir doch für jedes Audit, neue Zielsetzungen überlegen und wenn es heißen soll „Ich auditiere die Finanzabteilung intensiver“, dann tust Du das!
Wo genau ist das Problem?

Oder willst Du eventl. andere, neuere, bessere Formulare für Auditpläne und -checklisten und -berichte?

Fragen Grüße
Qmarc

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Unser Kopf ist rund, damit unser Denken die Richtung wechseln kann.

[Lothar]

#37092

Hallo
Vielleicht geben Dir meine Erfahrungen einen kleinen Hinweis.
Ich habe zusätzlich zu den geplanten und angekündigten System- und Prozessaudits, unangekündigt sogenannte „Kurzaudits“ durchgeführt, bei welchen einzelne Prozesschritte innerhalb eines Prozesses auditiert wurden. Diese Audits dauerten nicht länger als eine halbe Stunde und wurden bei allen Geschäftsprozessen durchgeführt (auch die kaufmännischen, die in der Norm nicht erwähnt sind). Basis für die Fragestellungen sind die Verfahrens-, Arbeits- und Prozessanweisungen und er gesunde Menschenverstand. Die Ergebise aus diesen Audits führten oft zu besseren Erkenntnissen, als alle anderen Auditarten, weil hier das „Leben in der Praxis“ ebenso wie die Sinnhaftigkeit einzelner Festlegungen bis in die Tiefe überprüft wurden.bei Umweltaudits führe ich dies in Form von periodischen Betriebsbegehungen durch.

Gruß
Lothar

[stephan_35]

#37098

Dann empfehle ich dir die Vorgehensweise analog zu den Verfahren die von der Börenaufsicht in den USA gefordert werden. Google mal nach Sarbane Oxley.
Im Prinzip sind das Risikoanalysen für Prozesse, die eine Finanzdisaster sicherstellen sollen.

Aber sehr viel Vorbereitungsarbeit und ganz sicher nicht in 2 Wochen zu schaffen.

Bei 150 MA rechne ca 6 Monate, wenn ALLE Ma mitarbeiten! (Von Projektbeginn bis Auditende)

Gruß Stephan

[QMarc]

#37099

Moin Stephan,

der Grundgedanke von Sarbane Oxley ist ja ganz einsehbar, bloss bringen tut es außer Kosten udn Aufwand recht wenig. Die Analysen der aktiennotierten Unternehmen zeigen es.

Ich denke, wir brauchen ein wenig Input von Tom, worum es denn nun wirklich geht.

Viele Grüße
QMarc

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[Tommily77777]

#37104

Vielen herzlichen Dank für die rege Diskussion.
Zur weiteren Erklärung für Euch:
Mein Chef meint, dass bei den bisherigen Audits zu wenig, ausser Normforderungen rübergekommen ist – ich bin da zwar völlig anderer Ansicht, na ja, aber was zählt ist Cheffes Meinung.
Das von Lothar („Kurzaudits“) geht in die richtige Richtung – denke ich. Ich will auch den Vorschlag unterbreiten, Mitarbeiter zu „Fachauditoren“ zu machen (z.B. Einkauf oder Controlling, etc.) um auch noch mehr Fachtiefe zu erhalten (Problem: Ressourcen). Ich bin selbst noch unschlüssig. Vielleicht hilft mein Geschriebsel ja noch ein wenig zum Verständnis.
Vielen Dank an Euch alle!

Gruß

Tom

[GBL]

#37137

Hallo Tommily,

warum wissen und Fragen neu erarbeiten wenn schon vorhanden ??

Häufug wenn du interdiziplinär mit Abteilungen / Mitarbeitern sprichs können die Dir schon einige Hinweise geben.

Daher frag doch erst mal in den vor / nachgelagerten Abteilungen wie Sie mit den Daten / Arbeiten von den anderen Abteilungen zurecht kommen.

Nur mach Dich auf eine Flut von Ifo´s gefasst.

Die Prod oder Kalk abteilung wird dir genung Info´s liefern das vielleicht die Preisermittlung im Vertrieb nicht richtig ist und sich gar nicht an den wirklichen Gegebenheiten festhält…….

Viele die Audits machen lesen immer nur die gleiche Leier vom Papier ab und beantworten die Fragen mit den selben Phrasen vom Vorjahr.
Kenne ich zu genüge….

Ich nehme mittlerweile (wenn ich Audit´s noch mache) nur einen leeren Block mit.

ich Frage zwar die grundlagen : wie wird ein Auftrag angelegt… auch ab
….aber hauptsächlich geht es mir darum
– fehlen Ihnen Daten / Materialen / Info´s ?
– kommen Sie mit der Arbeitsweise zurecht ? – was kann man verbessern ?
– was NERVT Sie am meisten bei der Arbeit
– warum arbeiten Sie so und nicht anders ?
– wie könnte man die Arbeit anders ausführen – Vor-Nachteile…?

Glaub mir das hilft.

Wenn Du nun anfängst eine neue Strategie die nocht tiefer nachfragt zu instalieren und das einfach vom Schreibtisch aus machst und den Betrieben überstülpst …..keine Chance auf Erfolgt !

1. WIKLICH GEEIGNETE Auditoren suchen (nicht nur abkommandierte)

2. Auditoren MOTIVIEREN
— ich sage immer Ihr sollt nicht nur Fragen sondern mir nachher sagen wie dort gearbeitet wird und was dort gemacht wird — mit eigenen Worten und nicht anhand VA/ AA

Danach versuche ich (gelingt nicht immer) für jede auditierte Abteilung eine Verbesserung der Arbeitsweise herauszuholen (eine die die Abteilung auch WIRKLICH nutzen kann) — dann klappt es auch besser mit der Akzeptanz.

Klingt vielleicht alles SEHR Blauäugig … finktioniert aber auch….nicht sofort …nur Gedult und Hartnäckigkeit helfen.

….aber deswegen braucht mann nicht von ISO abrücken …genau das wollen die eigentlich.

….leider wissen oder machen es die wenigsten so.

Gruss
GBL

[Tommily77777]

#37148

Lieber GBL,

auch an Dich vielen herzlichen Dank – Deine Gedanken waren sehr gut und ich habe sie aufgenommen. Jetzt liegt es an mir das alles in Form einer gelungenen Präsentation umzusetzen.
Wem noch was dazu einfällt schon mal im voraus herzlichen Dank.
Tolles Forum!

Gruß

Tommily

[Flugwolf]

#37215

Hallo Tommily 77777,
Dein Problem ist mir vertraut. Wir haben es derart gelöst, indem zunächst Prozesse definiert, abgegrenzt und in einer Prozesslandschaft dargestellt wurden. Auf diese Prozesse wurde ein Link geschaltet, der die jeweiligen Prozessbeschreibung öffnet (Turtle-Modell). Dort wiederum liegt ein Link auf ein Datenflussdiagramm für diesen Prozess. Darin wiederum befinden sich Links, die auf Verfahrensanweisungen, auf entsprechende Seiten des Handbuches und Beispiele geschaltet sind (z.B. Prüfkarte).
Ich habe für die einzelnen Prozesse (mit Abteilungen teilweise identisch) prozessorientierte Auditfragen in einer offenen Fragestellung erarbeitet und mich dabei an die Norm (16949) orientiert und darauf geachtet, dass die Fragestellungen auch die Kapitel der Norm abdecken. Zum Audit nahm ich auch die Prozessbeschreibung mit. An Hand dieser konnte ich dann sehr gut das Audit prozessorientiert, beginnend beim Input des Prozesses, durchführen.Sehr schnell bist Du damit in der Lage, nicht mit der Norm in der Hand das Audit durchzuführen, sondern frei und realitätsnah den Prozess „abzuklopfen“.
Ich schicke Dir mal eine solche Prozessbeschreibung, damit Du die Struktur erkennst – urteile selbst, wie Du diese verwenden kannst.
Gruß Wolfgang

[Autor]

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