Nachweis gelesene Dokumente

[Ami]

#59322

Hallo Evereve99,

im Fall von Arbeitsabweisungen lasse ich mir vom Mitarbeiter seine Arbeit erklären und zeigen und vergleiche dies mit den Angaben in der Anweisung. Bei Prozessbeschreibungen geht es ähnlich, nur das die Antworten nicht ganz so präzise sind wie bei einer Arbeitsanweisung. Liegt bei in der Natur der Dokumente. Damit kann ich prüfen, ob die Vorgaben verstanden sind. Ob das Wissen durch eine Einarbeitung oder Lesen der Dokumente kommt, spielt an der Stelle erst mal keine Rolle.

Die Ermittlung des „Bekanntheitsgrades“ der Dokumentation geht dann so:

Als Abschluss kommen dann noch die Fragen: woher weißt du, dass deine Vorgaben korrekt sind? Was machst du, wenn du nicht weiter weißt? Was machst du, wenn du keinen Fragen kannst? Die Antworten sehen oft so aus: Ist mir erklärt worden – Frage meinen Vorgesetzten – schaue im Intranet nach, denn dort steht es geschrieben (lasse ich mir natürlich zeigen). Sollte die Antwort kommen: Frage meinen Kollegen, dann bekommt der Kollege diese 3 Fragen gestellt. Sollte der auch nicht Bescheid wissen, wo die Dokumente zu finden sind, dann höre ich auf und gebe deren Vorgesetzten die Aufgabe die Schulung zu wiederholen.

Den Feststellungen werden im Auditbericht Kategorien zugeordnet. Eine der Kategorien heißt Wissen/ Schulung. Je mehr Feststellungen dieser Kategorie zugeordnet werden, desto schlechter ist auch der Bekanntheitsgrad der dahinterstehenden Dokumente.

Ob das ganze zur Abweichung erklärt wird oder einen Verbesserungspunkt darstellt hängt vom Risiko ab: Führt das „Nichtwissen“ zu einem Fehler, den wir nicht erkenne können = hohes Risiko. Führt es zu einem Fehler den wir entdecken können = mittleres Risiko. Weiß der Mitarbeiter genau was er zu tun hat, weiß nur nicht wo es steht = niedriges Risiko. Anhand der Risikoeinstufung steht dann fest wie schnell eine Maßnahme definiert und umgesetzt werden muss.

Ach so: unsere Dokumentation ist im Intranet, worauf alle Mitarbeiter Zugriff haben, auch die, die keinen PC-Arbeitsplatz haben.

Ich hoffe, ich konnte weiterhelfen.

Viele Grüße
Ami

[evereve99]

#59325

@Ami,

auf jeden Fall, da sind einige gute Anregungen für mich dabei, obwohl ich hier kein Intranet habe und sowohl mit hoher Fluktuation als auch mit enormen Sprachschwierigkeiten der MA zu tun habe.

Die letzten beiden Punkte scheinen bei dir nicht so zuzutreffen.

Vielen Dank für deine Ausführungen.

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Ami]

#59327

Hallo evereve,
stimmt, wir haben eine sehr geringe Fluktuation, sehr niedrigen Krankheitsstand und unsere Mitarbeiter haben zwar nicht alle Deutsch als Muttersprache, aber sie sprechen und lesen Deutsch sehr gut. Liegt wohl auch daran, dass unser Betrieb auch Sprachkurse in Deutsch anbietet.

Viele Grüße
Ami

[mosigkauer]

#59337

Hallo Ami,

wie macht ihr das, das alle MA Zugriff auf das Intrant haben, obwohl kein PC am Arbeitsplatz ist?

mosigkauer

[qualyman]

#59339

Hi mosigkauer,

in der Regel gibt es Info-Points mit PC und Intranet für alle.
Wenn aber die MA nicht wissen, wo ein PC mit Intranet steht und wie man diesen bedient, dann geht es wirklich nur mit Papier, Schulung und Unterschrift!

Gute Zeit!

Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!

info ad quality minus first dot de

[Ami]

#59342

Hallo mosigkauer,

wir haben in (fast) jedem Aufenthaltsraum einen PC stehen, der nicht nur zur Info geeignet ist. Neben Stunden buchen, meldet man sich darüber zu Schulungen an (das Schulungsangebot ist dort hinterlegt), kann eigene Angebote in einem Marktplatz einstellen. Der Speiseplan der Kantine ist ebenfalls einsehbar. Ob allerdings wirklich alle dort auch die Dokumente lesen, würde ich nicht unterschreiben. Aber deshalb frage ich in internen Audits nach. Zur Einschränkung muss ich sagen, dass wir die ganz speziellen Fertigungsunterlagen und Zeichnungen nicht im Intranet haben, denn das wäre uns zu öffentlich. Selbst mit Passwortvergabe könnten wir einen „Missbrauch“ nicht ausschließen. Diese haben wir im Moment noch in Papierform, existieren nur einmal und werden mit jedem Fertigungsauftrag herausgegeben.

Viele Grüße
Ami

[commander]

#59539

Hallo,
ich weiß ja nicht, ob der Beitrag noch aktuell ist.

Der SharePoint biete eine workflow-Funktion namens „collect feedback“.
Dort kann ein entsprechender Empfängerkreis dann bestätigen, dass das Dokument gelesen und verstanden wurde. Man kann auch eine entsprechende Nachricht an den workflow hängen.
Gruß
Martin

[Autor]

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