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Hallo mfunk,
>> In der Regel sind mir dennoch Arbeitsanweisungen lieber als Flußdiagramme, da leichter in der Sprache des Anwender zu erstellen sind. <<
Diese Aussage ist nicht allgemeingültig. Sie hängt davon ab, welche „Sprache“ im Unternehmen gesprochen wird. Wenn es überall nur Text gibt, dann ist ein Flussdiagramm meist schwer verständlich und wird nicht so angenommen.
Dies ist aber auch umgekehrt, wenn die Unternehmenskultur in Doku auf Flussdiagramme ausgelegt ist und diese angewandt und kommuniziert werden, erscheint einem eine Text-Arbeitsanweisung als umständlich und schwer zu ergreifen.Dieser Punkt ist somit unternehmensabhängig.
Aber auch interessant mal eine pro Text – Stimme zu hören.
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
Hallo zusammen,
ich habe mal vor geraumer Zeit bei einem Kunden (3 Werke, ca. 500 MA) ein komplett papierloses Managementsystem auf Powerpoint-Basis aufgebaut.
Das System wurde als Powerpoint Bildschirm-Präsentation mit dem hauseigenem Intranet verknüpft, jeder MA hat einen Link auf den Desktop gesetzt bekommen.
Ausgehend von der Prozesslandschaft konnten sich die MA in die Prozesse klicken. Hier öffnete sich ein Flowchart (inkl. verantwortlicher MA, Formblätter, etc.). Sobald der MA über einen Prozessschritt im Flowchart rollte, öffnete sich übersichtlich neben dem Chart eine detailierte Beschreibung des Prozessschrittes. Die Wechselwirkungen, Inputs- Outputs etc. sind dabei alle miteinander verlinkt.
Weitere Ausführungen würden jetzt den Platz sprengen, aber der Phantasie sind bei so einem Aufbau der Management-Dokumentation keine Grenzen gesetzt.
Vorteile dieses Systems:
– einfache Handhabung für Anwender
– Kostengünstig da Powerpoint Standard-Software
– einfach zu Pflegen
– hohe Mitarbeiter & GF-Akzeptanz
– etc.Viele Grüße
Guido
Hallo Guido,
dein Kommunikationsmedium war also Powerpoint unterstützt durch Verlinkung zu Dokus in Word, Excel, Visio, usw.
Wie vollzieht sich darin ein nachvollziehbares Dokumentenänderungsmanagement, wenn Abläufe sich ändern, rausfliegen oder neu reinkommen?
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
Hallo msb,
so ist es nicht ganz richtig, Verlinkungen zu anderen Medien außer Powerpoint gab es nur zu Formblättern, welche in den einzelnen Prozessschritten angewandt werden mussten. Auf Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen etc. wurde komplett verzichtet (mit Ausnahme eines Laborhandbuchs).
In Bezug auf Änderungen wurde ein entsprechender Prozess geschaffen. Änderungswünsche, etc. müssen an den Prozesseigner herangetragen werden. Dieser prüft entsprechend und leitet die Änderungen dann entsprechend an den Dokumentationsverantwortlichen (hier der Q-Manager) weiter, welche die Änderungen vornimmt und einsteuert. Hier erfolgt auch die Archivierung älterer Versionen.
Guido
Hallo Guido,
dieses System ist auch zertifizierungserprobt?
Die Änderungen im Powerpoint sind leicht zu erkennen?
Hast du noch einen groben Daumenwert, wielange du für den Aufbau dieses Systems in dieser Firma gebraucht hast?
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
Hallo msb,
das komplette (ganzheitliche ) Management-System ist „zertifizierungserprobt“. Standards, welche danach zertifiziert worden sind:
– DIN EN ISO 9001:2000
– DIN EN ISO 14001:2004
– GMP+
– QS Qualität und Sicherheit
– DLG GütezeichenNach meinen Erfahrungen wären auch TS 16949-, AS/EN 9100 / 9120, ISO 13485-Zertifizierungen etc. kein Problem.
Einen konkreten Daumenwert kann ich leider nicht geben, dieser hinge von zu vielen Faktoren ab. Die Frage ist z.B. , ob die Prozesse neu definiert werden müssen, oder ob schon welche vorhanden wären. In diesem Fall (vorhanden), wäre es prinzipiell Fleißarbeit.
In deinem konkreten Fall würde ich allerdings hinterfragen, in wie weit ich die 80 Verfahrensanweisungen und 500 Arbeitsanweisungen in die konkreteren Beschreibungen der Prozessschritte implementieren und somit reduzieren könnte. Dieses würde den Aufwand allerdings erheblich erhöhen und hier ginge ich von einem Zeitraum von 1/2 bis 1 1/2 Jahre aus.
Weiterhin ist zu hinterfragen, ob nicht ein Berater in diesem Gebiet ins Haus geholt werden soll, oder ob ihr das Ganze selber schultern wollt.
Theoretisch würde ich dir anbieten, euer System mal unter die Lupe zu nehmen (1-2 Tage), woraufhin eine konkrete zeitliche Aussage, unter Berücksichtigung der für das Projekt vorhandenen Kapazitäten, gemacht werden werden könnte.
Ich bin jedoch seit über 3 Jahren nicht mehr in der Beratung tätig, von daher fällt das flach (außer man könnte es mit einem Lieferantenaudit in eurem Hause durch das Unternehmen für welches ich – großer deutscher Automobil-, Industrie-, und Aerospacezulieferer – tätig bin, einsteuern … eher unwahrscheinlich).
Gerne vermittle ich dir aber Kontakte zu ehemaligen Kollegen und Mitarbeitern von mir mit großer Erfahrung im Aufbau von solchen Systemen, welche sich jetzt selbstständig gemacht haben.
Guido
Hallo Guido,
vielen Dank für deine ausführliche Antwort.
Nur steht eines fest, dass wohl für einen externen Berater für diese Aufgabe kein Geld zur Verfügung gestellt werden wird.Insofern muss ich mal schauen, wie man diesem „Doku-Mammut“ zu Leibe rückt.
Gruß msb
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Hallo,
@qualyman
Wir sind kein Produktionsbetrieb, sondern stellen Dienstleistung her,
insofern ist es schwieriger Prozesse zu messen.
Ausführliche Beschreibungen bieten die Möglichkeit, die Arbeitsmethodik zu beurteilen (ich bin da MTM-getrieben) und ggf. zu verändern – z. B. manuell Schrauben herausdrehen vs. Schrauben mit E-Schrauber entfernen oder manuelle Aufschreibung vs. Anwendung von EDV , …@msb
Die Verwendung von Arbeitsanweisungen in Textform (mit Bildern) ist abhängig von der Nutzergruppe, Aufbau der Dokumentation und der „Managementtradition“.
Der Aufbau der Dokumentation (…, Verfahrensanweisung -> Arbeitsanweisungen, …) bestimmt erheblich den Umfang – vielleicht ist das der Ansatz, die Dokumentation zu reduzieren.Gruss mfunk
Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>ca. 100 Mitarbeiter, Elektronikbranche sowie Ingenieurpersonaldienstleister
5 Seiten QMH, nochmal 5 Verfahrensanweisungen á 3 Seiten, ansonsten reine grafische Prozessdokumentation (Tool verrate ich auf Nachfrage ;-) – will ja keine Schleichwerbung betreiben). Die Prozesse werden von mir in Zusammenarbeit mit den Beteiligten aufgenommen und im Intranet für alle sichtbar veröffentlicht.
Ach so, jede Mange andere Doku haben wir natürlich auch: Stellenbeschreibungen, Vorlagen für alle möglichen Zwecke etc. Grundsätzlich gehen wir aber davon aus, daß in einer Firma mit 98% der MA mit Hochschulabschluß die Leute auch mitdenken können und nicht alles haarklein dok. werden muss.
Damit kommen wir seit vielen Jahren gut beim TÜV durch.
gruß, schwarzbaer
Hi Schwarzbaer,
Glückwunsch,98% mitdenkende Akademiker als MA, dünnes QMH, wenige VA´s usw. suuuuper!
Was denkst Du, wie stark Euer QMH denn wäre, wenn nur 5% Akademiker und 95% angelernte, wenige Facharbeiter und ganz viele Kolleginnen und Kollegen, welche deutsch nicht als Muttersprache gelernt haben und als „fleißige Arbeitsbienen“ die Königin versorgen?
PS
Bitte um Mail, mit welchem Programm du die grafische Prozessdoku schreibst.PPS
Wie kommt denn Dein Nick zustande? Ich finde diesen z.T. sehr süß, wenn es ein Baby-Bär ist. Nicht mehr so süß, wenn es sich um einen ausgewachsenen Schwarzbär mit Krallen bestückten Pranken und einem Kieferdruck von X-Tonnen!Gute Zeit!
Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!
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Hallo schwarzbaer,
kann mich Qualyman nur anschließen. Und dies besonders in dem Wunsch eines Extramails welches Programm du einsetzt.
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
@qualyman und msb: E-Mail über Prozess-Tool folgt heute abend
@qualyman: ja, unsere Doku sähe bei anderer Mitarbeiterstruktur ganz anders aus. Dass ich in der Richtung privilegiert bin, weiß ich. Allerdings sind so viele schlaue Leute auf einen Haufen auch nicht unproblematisch, das kannst Du mir glauben.
Der Nick geht auf einen großen Teddy-Schwarzbären zurück, der mich seit meiner Kindheit begleitet und der auch heute noch mein wichtigstes Maskottchen ist.
Mit echten Schwarzbären hatte ich ein paar Begegnungen in meinen USA-Jahren in den Nationalparks des mittleren Westens. Die sind doch weitestgehend harmlos. Ich will nicht sagen Vegetarier, aber Menschen werden von denen eher nicht angegangen. Einen hab ich beim wandern beim Blaubeeren-Naschen getroffen, der saß auf seinem dicken Hintern mitten in den Blaubeerstäuchern und futterte vor sich hin. Ich weiß nicht, wer von uns beiden den größeren Schreck bekommen hat, er hat sich jedenfalls schnellstmöglich verdünnisiert ;-)
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