QM-Forum › Foren › Qualitätsmanagement › Lenkungswürdige Dokumente
Guten Tag,
ich bin gerade dabei unser komplettes Dokumentenmanagement zu zerlegen.
Darunter auch die Lenkung der Doks. Ich pflege gerade die ganzen Daten in eine Accessdatenbank ein. (Aspekte sind Prozessschritt, Prozesseigner, Ersteller, Freigabe, Dok-Nr., Versionsnr., etc.).
Irgendwie tue ich mich schwer die Dokumente zu filtrieren. Was muss wirklich gelenkt werden und bedarf einer Archivierung/Änderungsverfolgung/Lenkung.
FMEA, KU-Zufriedenheit, Prozessflows, AA ist klar, aber wo mache ich Abstriche und sage Stopp.
Danke für Eure Gedanken und lieben Gruß
Hallo QM-Basic,
wo steht denn, dass Listen geführt werden müssen. Das wird oft so in die Norm reininterpretiert, aber nirgendwo verlangt.
Wenn ich sage, alles relevante liegt im QM-Ordner und wird gemäß Abschnitt 4 der Norm gepflegt.
Wichtiger ist m.E. ein Dokumentenmanagementsystem, dass ich in dem wachsenden Bergen von Schriftstücken die relevanten wiederfinde.
Und die finde ich elektronisch oft schneller auf dem Rechner.
QM-relevant ist alles, was „wichtig“ ist.
Das kann auch einmal ein Ausdruck, ein Foto oder eine Excel-Tabelle sein, welche für eine Prozessvalidierung benötigt werden.
Die Norm fordert nur wirksame Regelungen bzgl. Identifizierung, Aufbewahrung, Schutz, Wiederauffindbarkeit, Aufbewahrungsfristen und Verfügbarkeit von Dokumenten und Aufzeichnungen.
Guter Rat bleibt bei Listen teuer.
Im Grunde sind alle Dokumente, welche erzeugt werden, relevant – ansonsten überflüssig.
Dann sind wir wieder bei dem schon öfters dskutierten Themen „Dokumentenmanagementsystem“.
Viele Grüße
QM-FK
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Don’t think it – ink it.
Hallo QM-Basic,
ich bin auch der Meinung dass gerade in der Branche ja alles QM relevant ist :) Du hast ja alle deine QM Vorlagen die in das System eingebunden sind. Die Dokumente werden ja bestimmt vom Personal vor Ort ausgefüllt. Diese Dokumente nutzt du um deine Listen zu pflegen und die Auswertungen zu machen etc.
Ich halte die Vorlagen und vor allem die ausgefüllten Dokumente für wichtig.
PS: Ich wollte dich mal direkt erreichen. Ist die Email Adresse nutzbar?
Ich entscheide es so: Ist das Dokument notwendig für ihre Arbeit? Wenn ja, dann muss es gelenkt werden. Wenn es nur ein Hilfsmittel ist kann man es aussen vor lassen.
Und wenn mehrere Leute mit einem Dokument arbeiten führt gar kein Weg dran vorbei.
Allerdings kann man die Dokus auch zusammen fassen, Abteilungsweit sozusagen (je nach Größe). Wenn man später merkt, dass das nicht ausreicht splittet man das dann auf. Habe gestern erst sowas entdeckt wo eine Abteilung mit 8 Räumen alles unter „Abteilungsunterlagen“ in Raum xyz zusammen gefasst hatte. War so nicht mehr ganz zutreffend. Aber bei einem ext. Audit hat man so immerhin etwas – besser als NIX :-)
Gruss
Markus
Hallo,
ich würde den Umgang mit Dokumenten in der jeweiligen Regelung festlegen lassen (Archivierung, …).
Interssant wird dies, wenn ein Dokument durch die Prozesse „wandert“. Dann ist der letzte in der Kette verantwortlich. Dies muss dann nur noch durch das QM geprüft werden.
Viele Grüße
mfunk
Sie können erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>
