Hallo Henning …
exakte Definitionen, die den Unterschied zwischen Dokument und Aufzeichnungen erlären, sind wenig sinnvoll, da die meisten Schriftstücke im deutschen Sprachgebrauch auch als Dokumente bezeichnet werden können.
Der Begriff Daten kann ebenfalls missverstanden werden, da Vorgabedokumente und Aufzeichnungen EDV-technisch vorhanden sein können.
So sind z.B. Artikelstamm“daten“ lenkbare Aufzeichnungen innerhalb eines EDV-Systems, deren Informationen, durch Abgrenzug der Zugriffsrechte, innerhalb einen LAN´s oder eines WAN´s gelenkt werden können.
Deshalb sollte man besser zwischen Vorgabedokument und Aufzeichnung unterscheiden, die man sinnigerweise in zwei verschiedenen Übersichtslisten abbildet, in denen dann die jeweiligen Zuständigkeiten für Verteilung und Archivierung, die Aufbewahrungsfristen, die Kennzeichnungs- und Ablagekriterien, … (usw.) festlegt sind.
Beispiele für Vorgabedokumente:
– QMS-Dokumente (QMH/VA/AA/PA/FB/…)
– Zeichnungen
– Stücklisten
– Allgemeine Normen (DIN/EN/ISO/…)
– Werksnormen (hausintern/kundenseitig)
– Verpackungsvorschriften
– Behördliche Vorschriften (In-/Ausland)
– Gesetzliche Bestimmungen (In-/Ausland)
– Allgemeine Kundanforderungen …
– QS-Vereinbarungen mit Kunden/Lieferanten
– Installationen von Anwendungsprogrammen
– …
Beispiele für Aufzeichnungen:
– Auditberichte
– Managementreviewberichte
– Anfragen/Bestellungen von Kunden
– Angebote/Auftragsbestätigungen an Kunden
– Anfragen/Bestellungen an Lieferanten
– Angebote/Auftragsbestätigungen von Liefer.
– Prüfberichte
– Prüfzeugnisse
– Lieferantenbeurteilungen
– Lieferantenbewertungen
– Ergebnisse Kundenzufriedenheitsanalyse
– Ergebnisse Mitarbeiterzufriedenheitsanalyse
– Datensicherungen
– …
Ich hoffe, dass die Beispiele nicht überflüssig sind.
Gruß Alex.
geändert von – Alexander W. on 13/04/2004 19:46:55
