Lenkung der Dokumente und Aufzeichnungen

[simon]

#19164

Hallo liebe QMler,

ich bin gerade am Erstellen eines Dokumentationssystems für
die neue ISO 9001, da unser altes doch ziemliche Lücken hatte.
(besonders bei der Verteilung: wer benötigt welches Dokument)

Jetzt meine Frage: Habt ihr gute Lösungsvorschläge für die
Unterscheidung der verschiedenen Dokumente. z.B. in Vorgabe-
dokumente, Aufzeichnungen und Formulare. Ich habe mal durchgespielt
was wir für Dokumente haben und wer welche Dokumente erstellt,
freigibt, verteilt und an wen verteilt werden soll.

Nur komme ich da etwas durcheinander in der praktischen Umsetzung,
d.h. welche Listen ich am Besten erstelle um eben die Lenkung
sicherzustellen. Ich hatte vor evtl. nur eine Liste aller Dokumente
zu erstellen. (also Formulare, Aufzeichnungen usw.) Dann dachte
ich es wäre vielleicht besser die Dokumente in verschiedene Listen
zu trennen.

Vielleicht kann mir jemand helfen meine Gedanken zu entknoten.

Vielen Dank

Simon Weber

[Ina]

#25521

Erstelle eine Matrix oben von links nach Rechts die Abteilungen/Personen und auf der linken Seite von oben nach unten die Dokumenten-Nr. und dann kreuze an wer welches Formular.

[Anonym]

#25522

Hallo,

also mein Ansatz ist, alle Dokumene mit Vorgabecharakter werden zentral im Netz gepflegt. An die Prozessdokumentation wird in der

[Anonym]

#25524

Sorry, falsche Taste geklickt..

Nochmal von vorne:

Hallo,

also mein Ansatz ist, alle Dokumene mit Vorgabecharakter werden zentral im Netz gepflegt. An die Prozessdokumentation wird innerhalb der Beschreibung des jeweiligen Prozesses angegeben, welche Dokumente, VAs, VVs, Vorlagen, Checklisten usw. usw. verwendet werden.
Alle Dokumente werden zentral im Netzwerk gehalten und gepflegt, es gibt eine Anweisung, die besagt, wie ein Dokument entwickelt und gerüft wird und dass es, mit Kopieren in den Ordner „//Vorlagen“ in Kraft gesetzt wurde. Schreibrecht in diesem Ordner hat nur der „in Kraft setzungs befugte“

Ich hoffe, geholfen zu haben,

Grüße,

Tim Gerdes

[simon]

#25537

Vielen Dank für den Tip.
Er hat mir auf jeden Fall geholfen.
Ich schaue mal wie ich das evtl.
umsetzen kann. Da wir sehr viele
Außendienstmitarbieter haben müssen
wir auch Möglichkeiten des Zugriffs
per Papier und außerhalb des
Intranets (evtl. Internet) schaffen.

[Cat]

#25543

Hallo Simon,

ich arbeite auch gerade an diesem Thema. Man glaubt ja gar nicht, was für (teils uralte) Formulare und Dokumente so in einer Firma existieren *g*. Ich habe es (zum aktuellen Arbeitsstand) in 5 verschiedene Bereiche untergliedert: Verträge (bzw. Vertragsvorlagen), Formulare, Checklisten/Leitfäden, Info-Materialien und Schulungsmaterialien. Die Dokumente sind verbindlich für alle, werden dann schreibgeschützt und stehen im Intranet. Bei Änderungswünschen sollen sich die Kollegen dann an mich wenden. Sonst fliegen in kurzer Zeit mit Sicherheit wieder jede Menge modifizierte Formulare durch die Firma…

Cat

[Anonym]

#25548

Was die Außendienstler angeht:

wenn die Internet nutzen können, dann haben sie ein Notebook. Da kann man ein virtuelles Netzlaufwerk drauf anlegen, das jedes mal, wenn sich der Außendienstler am Netzwerk anmeldet, repliziert. Das QMH mit den entsprechenden Dokumenten, hat er dan immer bei sich und kan es nutzen, als wäre er mit dem Intranet verbunden.

Grüße,

Tim

http://www.gerdes-consulting.de

[thede27]

#25549

Hallo,
ich denke die Form der Aufteilung hängt vom Umfang der Dokumente (Anzahl) ab.
In meinem Fall habe ich es ähnlich wie INA gemacht.So habe ich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Ich kann sehen wer welches Dokument erhält und habe gleichzeitig ein Inhaltsverzeichnis der Dokumente für jede Ausfertigung der Handbücher.

[Anonym]

#25574

Ich denke, es reicht nicht, nur die eigenen Dokumente zu erfassen. Natürlich sollten auch die „Zugekauften Formblätter, ggf mit Angabe der Bestellnummer“ erfasst werden.

Da in der Norm ausdrücklich die Forderung nach Erfüllung der gesetzlichen anforderungen steht, müsen auch die Aufbewahrungsfristen der Aufzeichnungen genau geregelt werden. Zur Hilfestellung stellt die IHK Hannover eine LIste mit allen Aufzeichnungen zur Verfügung, deren Aufbewahrung explizit in einem Gestz gefordert wird. Das reicht von Handels- und Steuerrecht bis zum Proddukthaftungsrecht und SGB 7. Dieses Thema wird von den Zertifizierern leider bisher nicht thematisiert.

[Quali-Maik]

#28617

Hallo Leute,
ich habe diesen „alten“ Thread nochmals aufgegriffen, da sich mir die Frage der Dokumentenart stellt:
Wir sind ein sehr kleiner Standort eines sehr großen Konzerns mit durchdachter Dokumentenstruktur und Veröffentlichung im Intranet.
Aber:
Als was für eine Datei lege ich die Dokumente ab?
idealerweise wohl als .pdf oder lieber als MS-Office (.doc; .xls)?
Bei Office brauch ich das Dokument nur an der einen Stelle auf dem Server und kann es runterladen ändern und wieder aufspielen – als .pdf krieg ich die doofe Fehlerkorrektur (z.B.) nicht und muss nicht evtl. eine Schriftart nachladen und kann es mit def. Seitenlayout drucken!
Wie macht ihr das?

Gruß
Maik

[evereve99]

#28619

Quali-Maik,

bei uns sind Dokumente grundsätzlich als .doc hinterlegt (diese Regelung habe ich von meinem Vorgänger „geerbt“.)

Würde auch gut funktionieren, allerdings scheint grundsätzlich jeder meiner geschätzten Kollegen erst einmal alles in Excel zu entwerfen, egal ob Formular, Entwürfe für Arbeitsanweisungen, einfach alles (Ich muß etwas schreiben, na dann nehme ich doch ein Tabellenkalkulationsprogramm zu Hilfe….).
Kriegt man denen aber auch nicht abgewöhnt, jedenfalls nicht von einem Tag auf den anderen.

ZU CAT:

Mich würde interessieren, wie sich diese Regelung bei dir bewährt hat: Die Dokumente sind verbindlich für alle, werden dann schreibgeschützt und stehen im Intranet. Bei Änderungswünschen sollen sich die Kollegen dann an mich wenden. Sonst fliegen in kurzer Zeit mit Sicherheit wieder jede Menge modifizierte Formulare durch die Firma…

Bei uns ist es nämlich genauso geregelt, aber (ich bin mehr oder weniger alleine für 3 Standorte zuständig), kaum drht man den Kollegen den Rücken zu und läßt sich einige Tage nicht sehen, verhalten sie sich wie die mongolischen Rennmäuse und entwerfen auf Teufel komm raus die wildesten ungelenkten Dokumente, selbstverständlich ohne mir etwas davon zu sagen selbstverständlich in Excel…

Wie sind deine Erfahrungen in der Zwischenzeit, und hast du vielleicht den einen oder anderen Tip, wie man seine „Mitstreiter“ erzieht, damit sie nicht gegen einen arbeiten ?

Gruß

Evereve99

[Frank_Hergt]

#28620

Hallo Maik!

Wir haben uns beim ISO-Audit schon Hinweise wegen im Office-Format abgelegter Dokumente eingefangen. Für Vorgabedokumente wird nur PDF oder TIF akzeptiert.

Schöne Grüße

Frank Hergt

[Quali-Maik]

#28623

Halo Frank,

und wo liegen bei euch die „originale“, die zum Ändern als Vorlage dienen? daran scheitert nämlich mein Versuch .pdf als Standard einzuführen…

Gruß
Maik

[Anonym]

#28624

Hallo,

bin völlig der Meinung von Frank. Dokumente mit vorgabeharakter sollten ausschließlich in einem unbearbeitbaren Format (also .pdf (mit entsprechender Schreibschutzeinstellung!), .tif, .bmp oder .jpg), vorzugsweise als pdf vorliegen.
Vorlagen können als geschützte .dot oder .xlt Dateien vorliegen.
Was die Originale angeht, die als Vorlagen dienen, so können die in einem entsprechenden Ordner (mit entsprechenden Zugriffsrechten (Schreibrechte, Leserechte) liegen. Wichtig ist aber, daß es ein geregeltes Verfahren gibt, mit dem veränderte Versionen in Kraft gesetzt werden und daß in Kraft gesetzte Versionen geschützt an einem Platz liegen, der sie als „in Kraft gesetzt“ kennzeichnet.

Grüße,

Tim

[Frank_Hergt]

#28633

Hallo Maik!

Die Originale hat der Ersteller auf seinem Netzlaufwerk. Ist leider bei uns etwas chaotisch. Aber aus strikter Q-Sicht ist es egal, wo das Original liegt und ob es überhaupt noch existiert. Das „Original“ für die Anwender ist die PDF-Datei am definierten Ablageort. Der Rest ist Arbeitsorganisation und „private“ Datensicherheit. Wenn die Office-Datei verloren ginge, hieße das bei der nächsten Änderung halt abtippen. Umständlich und teuer, aber die Inhalte, Gültigkeit usw. sind dabei noch nicht gefährdet.
Noch eine Anmerkung: Bei uns muß auf jeder Arbeitsanweisung auf jedem Blatt in der Fußzeile stehen: „Dieses Dokument ist in ausgedruckter Form ein Informationsexemplar und unterliegt nicht dem Änderungsdienst“.

Schöne Grüße

Frank Hergt

[Autor]

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