Kennzahl und Darstellung der Kapazitätsauslastung

[QQQ]

#19458

Hallo Q-Welt,
für folgende Aufgabenstellung suche ich eine praktikable Lösungen:

Unsere Abteilung QM (4 MA) beschäftigt sich mit diversen Aufgaben wie nachfolgend aufgelistet:

– Projektführung nach PPAP, Zusammenführen und Nachfordern der geforderten Nachweise von den Prozesseignern (FMEA, PQP, Flow Chart, Cpk,……..)
– Lieferantenentwicklung
– Lieferantenbewertung
– Aktuelle Problemlösung im eigenen Produktionsprozeß

Die Teilaufgaben werden teilweise schon von den einzelnen Mitarbeitern im persönlichen Outlook Kalender gepflegt. Netzwerk und Intranet ist vorhanden.

Wunsch:
Wir benötigen eine Übersicht, welche uns zu jedem beliebigen Zeitpunkt darstellt
– wer
– mit was
– wie lange
aktuell eingebunden ist.
Dieser Report soll als Nachweis zur aktuellen Auslastung der Abteilung dienen.
Ziel soll sein, den Aufwand so gering wie nötig zu halten und die Datenpflege nur mit einem EDV-Tool zu pflegen.

Vielen Dank für Eure Hilfe.

mfg QQQ

[Frank_Hergt]

#26682

Hallo QQQ!

Das willst Du jetzt wahrscheinlich nicht hören, es ist aber trotzdem wichtig:
Eine Kennzahl sollte immer eine Zweck haben. Sie sollte entweder der Optimierung dienen oder schleichende Verschlechterungen verhindern. Desweiteren sollte der Aufwand zur Ermittlung in einem vernünftigen Verhältnis zum erwarteten Ertrag stehen (beides in Euro!!!).
Grundfrage: Bist Du sicher, daß durch diese Kennzahl Deine Abteilung um so viel leistungsfähiger wird, daß sich das Festhalten der Aktivitäten durch die Mitarbeiter lohnt??

Schöne Grüße

Frank Hergt

[QQQ]

#26696

Hallo Frank, hallo Q-Welt,

es geht nicht darum, die Leistungsfähigkeit der Abteilung zu steigern!!!

Ziel ist es, die aktuellen Aktivitäten festzuhalten und darzustellen, um so die aktuelle Situation klarzumachen.
Auf gut deutsch: Man (GL) soll erkennen können, daß einfach kein Platz mehr ist für noch mehr neue Aufgaben bei gleicher Personaldecke, die eh schon zu 130% ausgelastet ist.

Es geht hier um eine ARGUMENTATIONSHILFE die jederzeit eine aktuelle Darstellung liefert.

Gibt es vielleicht eine Option im Outlook oder ein Zusatzprogramm?

Vielen Dank im Voraus
mfg QQQ

[Barbara]

#26704

Hallo QQQ,

jedes Programm dafür braucht erstmal Werte bzw. Zeitschätzungen, die es dann noch abbildet. Für die Erfassung reicht eine einfache Tabelle mit den Spalten:
Projektname bzw. Tätigkeit, Zeitplanung insgesamt, Arbeitszeit pro Woche oder Tag, etc. und am Ende eine Summe der Stunden pro Woche, dann hast Du bezogen auf die wöchentliche Arbeitzeit die Auslastung (wobei da auch noch eine Pufferzeit für die kleinen Katastrophen des Alltags zugezählt werden muss.)

Aber: Wenn die Mitarbeiter eh schon bei 130% sind, dann werden sie wahrscheinlich keine Zeit mehr haben, so einen Zeitplan aufzustellen oder ihn so sorgfältig auszuarbeiten, dass er wirklich verwertbar ist.

Darüber hinaus können Menschen nicht ständig auf 100% oder gar 130% arbeiten. Das geht an die Substanz. Eine gute Arbeitsbelastung liegt bei 60% des Maximums, alles andere führt früher oder später zu Verschleißerscheinungen, Flüchtigkeitsfehlern, erhöhter Krankmeldung, Job-Wechseln, innerer Kündigung, etc.

Ich würde statt der realen Arbeitzeitberechnung (die wie oben beschrieben arg schwierig zu ermitteln ist) eher die Mitarbeiter nach ihrer empfundenen Belastung befragen (und ihrer Zufriedenheit sowie ihrer Firmenverbundenheit). Dazu könntest Du noch die Krankenstände bzw. die Fluktuation als Argument einführen, wenn das etwas hergibt.

Das sind dann zwar nicht die ganz harten Fakten für die GL, aber Menschen und ihre Arbeit lassen sich auch nur bedingt durch Zahlen beschreiben und zwischen der realen Auslastung und der empfundenen Belastung gibt es immer eine gewisse Diskrepanz.

Viele Grüße

Barbara

[stephan_35]

#26705

Hallo Barbara

„Eine gute Arbeitsbelastung liegt bei 60% des Maximums, “ schreibst Du.

Wo kommt diese Zahl her, gibt es dazu Studien, die du mir empfehlen kannst oder ist das eher Dein Erfahrungswert.

Ich finde für die Planung vom Arbeitsvolumen der Mitarbeiter eine wichtige Zahl, denn ich neige dazu, zuviel zu fordern.
Wenn es eine Studie gibt, die einem dabei hilft die Überforderung zu vermeiden ohne zu wenig zu fordern :-) wäre das top.

[Barbara]

#26710

Hallo Stephan,

die 60% sind ein Anhaltspunkt, kein absoluter Wert und stammt aus der Forschung von Wegge & Kastner (Universität Dortmund, Fachbereich Organisationspsychologie).

Einen absoluten Wert kann es auch gar nicht geben, da Menschen sich durch gleiche Belastungen unterschiedlich beansprucht fühlen. Z. B. kann es für den einen sehr anstrengend sein, eine PP-Präsentation zu halten, während es dem anderen locker von den Lippen geht.

Interessant sind deshalb vor allem die Faktoren, die Menschen als Be- oder Entlastung empfinden und weniger die Ausschöpfungsrate der wöchentlichen Arbeitszeit.

Einen Einblick in das Thema findest Du in:
Kastner, M.; Kipfmüller, K.; Quaas, W.; Sonntag, K.; Wieland, R. (Hrsg.) [2001]:
Gesundheit und Sicherheit in Arbeits- und Organisationsformen der Zukunft Ergebnisbericht des Projektes gesina inkl. CD-ROM
580 Seiten
ISBN: 3-89701-644-3
Preis: € 41,00

Viele Grüße

Barbara

[Anonym]

#26711

Hallo QQQ,

vielleicht hilft Dir ja der folgende Link:

http://www.candoprojects.com/website/german/index.php

Da gibt es eine Projektmanagementsoftware, die bis zum 30.6. freeware ist.

Dan kann dann jeder seine Tätigkeitszeiten mitr Beschreibung in eine kalendarische Übersichrt eintragen, es werden Überschneidungen angezeigt, es können Pufferzeiten angegeben werden uvm.

Vielleicht kannst Du das ja für Deine Zwecke „mißbrauchen“ ;-))

Grüße,

Tim

[Frank_Hergt]

#26712

Oh, oh!
So was gab’s bei uns auch mal. Ist sehr lange her. Die Software wurde in einem Projekt eifrig genutzt und spuckte einen Endtermin aus, der ein halbes Jahr hinter dem gewünschten lag. Der Entwicklungschef bestand auf dem Ergebnis seiner Software. Der Entwicklungschef wurde gefeuert, das Projekt nahm seinen Lauf und wurde genau zu dem Termin wirklich fertig, den die Software vorhergesagt hatte.
Merke: Eine saubere Kapazitätsberechnung ist gar nicht so schwer. Die Ergebnisse dann aber zu akzeptieren… Deshalb wird, denke ich, QQQ keine Software dieser Welt helfen.

Schöne Grüße

Frank

PS: Zur Ehrenrettung meiner Firma sollte ich noch hinzufügen, daß der damals gefeuerte Entwicklungsleiter jetzt ziemlich hoch in der Gruppenleitung sitzt.

[Anonym]

#26713

Also, Frank, da kenn ich Dir überhaupt nicht folgen. Wenn die Software recht hatte, dann spricht das doch für sie. Und beim nächsten Projekt kann man dann auf sie hören. Außerdem muss ja nicht jede Firma jeden Fehler unbeding selber machen ;-)

Was ich aber meinte, warum diese SW evtl. was für QQQ sein könte ist, weil man einzelne Tätigkeiten in Blöcken grafisch darstellen kann, jeder Stelle ein Zeitbudget zuweisen kann und wenn eine Stelle überlastet wird, dann wird das in der grafischen Darstellung angezeigt.

Wenn dann alle Mitarbeiter im roten Bereich sind, dann sagt ein solches Bild i.d.R. mehr als die berühmten 1000 Worte.

Darüber hinaus ist die SW (noch) kostenlos.

Grüße,

Tim

[Frank_Hergt]

#26716

Hast ja recht, Tim. Was ich meine, ist: Wenn ich 100 Nasen koordinieren muß, ist so eine Software toll. Wenn ein Vorvorgesetzter aber bei 4 Mitarbeitern nicht mitbekommt, daß sie rote Köpfe haben, erkennt er rote Balken auf der Graphik auch nicht. Traurig, aber wahr.

Schöne Grüße

Frank Hergt

[Anonym]

#26718

Hallo Frank,

da gebe ich Dir natürlich Recht. – Allerdings nur bedingt.

Es ist ja meistens so, daß sich beide Seiten einen Teil der Schuld zuschreiben lassen können. Häufig ist es dann doch eher ein Kommunikationsproblem als ein fachliches.

Aber so oder so, das kann eh nur QQQ beurteilen, ob ihm dei SW helfen kann, oder nicht

[Barbara]

#26723

Hallo Frank, hallo Tim,

für die Darstellung des Zeitbedarfs bei einem oder mehreren abgegrenzten Projekten ist eine Software eine wunderbare Sache. QQQ fragte aber nach einer praktikablen Erfassung sämtlicher Tätigkeiten, d. h. Projekte & Tagesgeschäft.

Wir wissen doch alle, dass gerade die Kleinigkeiten uns manchmal enorm aufhalten, deshalb müsste auch jede Kleinigkeit erfasst werden. Das dürfte gerade beim Punkt „Aktuelle Problemlösung im eigenen Produktionsprozess“ schwierig werden.

Viele Grüße

Barbara

[Vivian]

#26727

Hallo,

Software zum Projektmanagement inklusive Zeiterfassung gibt es für jeden Anspruch – sogar inklusive der kompletten Kostenträger und -stellenrechnung – in jedem nur gewünschten Detaillierungsgrad.

Empfehlung für die Recherche: http://www.managementsoftware.de

Wichtig ist, den eigenen Anspruch an das System zu kennen, sonst ziehen einem die Softwareanbieter die Hosen aus.

Projektorientierte Unternehmen kommen nicht umhin, eine hohe Unschärfe in der Planung zuzulassen und vor dem Geist „Planung mit Puffern“ schrecken viele zurück. Die Folge ist häufig eine reale Auslastung der Mitarbeiter jenseits der 100 Prozent, weil im Projektablauf Schwierigkeiten aufgetreten sind.

Planungsrisiken muss man erkennen und anerkennen und vor allem in der Planung berücksichtigen. Vor einem Planungsinstrument sitzt immer noch der Mensch mit seinen Erfahrungen.

Die optimale planbare Auslastung ist in jedem Unternehmen ein Stück weit Erfahrung. Manche projektorientierte Unternehmen mit hohen Entwicklungsrisiken in Projekten gehen auf bis zu 50 Prozent zurück. Da „jubelt“ jeder Chef: „Das kann/darf nicht sein!!!“

Meine Erfahrung: Eine geplante Auslastung von 80 Prozent führt bei meinem Ex-Arbeitgeber zu einer realen Mitarbeiterauslastung von 120 bis 130 Prozent und damit zum regelmäßigen Platzen von Projekten.

Ganz wichtig ist beim Controlling – man kann sich auch totcontrollen. Es gilt einen sinnvollen Tätigkeitskatalog zu definieren und Einzeltätigkeiten in sinnvolle Arbeitspakete zusammenzufassen. Die Erfassung der Zeiten sollte einfach und schnell vonstatten gehen. Bei 4 Mitarbeitern solltet ihr allerdings locker mit Exel zurecht kommen.

Schöne Grüße

Vivian

[Autor]

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