ISO 9001:2015 – 7.4 Kommunikation

[Vivian]

#25181

Hallo zusammen,

wie geht Ihr mit 7.4- Kommunikation um?

Der Punkt 7.4 Kommunikation in der neuen ISO bringt mich recht heftig ins Grübeln. Ich habe mir das Buch von A. Koubek gekauft. Die Verwirrung hat sich nicht gelöst:

„Für die Kommunikation ist festzulegen, worüber, wann mit wem, wie kommuniziert wird und wer kommuniziert“

In großen Entwicklungsprojekten kann ich mir die Umsetzung der Forderung gut vorstellen.

Ich aber baue gerade ein QMS für eine kleine Firma (20 MA) um und es bietet sich an, gleich die neue ISO einzuarbeiten. Das Unternehmen ist überschaubar, wenn auch enormer Nachholebedarf im Prozessmanagement besteht.

Durch die Größe (Kleinheit) der Firma funktionieren die Informationsketten recht gut und zuverlässig auf dem kleinen Dienstweg. Die Leute sprechen tatsächlich noch miteinander und einer denkt an die Bedürfnisse des anderen. Es regiert der gesunde Menschenverstand.
Punkt 7.4 hat zwar in manchen Organisationen, in denen nicht klar ist, wer mit wem kommunizieren muss, sicher seine Berechtigung. Das kenne ich aus eigener Erfahrung. Klar, in Prozessbeschreibungen muss festgelegt werden, an wen Dokumente und Informationen zu verteilen, verwalten etc. etc. sind … … aber darüber hinaus?

Mir kommen die neuen Normforderungen sehr starr und verbürokratisiert vor. Ich befürchte, wenn ich den Mitarbeitern eine Kommunikationsmatrix – wie vorgeschlagen – vor die Nase setze, beschränke ich die „autodidaktische“ Kommunikation und behindere sie vielleicht sogar. Ein geschultes Vorgabedokument hat immer so den Anschein einer Regelung, die definiert aber auch einschränkt und verbietet.

Wie geht Ihr damit um? Habt Ihr eventuell Ideen zur Umsetzung?

Schöne Grüße

Vivian

[robbob]

#63111

Hallo Vivian,
Mit Leuten reden –> :-)
Prozesslandschaft –> Hauptprozesse def.
Turtel: Input / Output –> Prozessflow (VMI)–> Formular / (besser Workflow im Erp oder Intranet da kein Papier, somit auch keine Probleme mit Ablage etc. )
generisch, Erfassung max. 80 % –> und nicht jede Ausnahme die eventuell mal vorkommen könnte. Sollte das dann doch zum Problem werden, dann einen Beipassprozess für nicht spezifizierte Fälle definieren –> die Chefs sollen doch auch was machen odr.
Fertig

Grüsse
robbob

[Vivian]

#63112

Sorry robbob,

hast Du die Anforderungen gelesen evtl. auch etwas über die in der Norm unter 7.4 aufgeführten dürren Punkte hinaus? Deine Antwort war wenig hilfreich und gehen an meiner Fragestellung vorbei.

Ich wollte nicht wissen, wie ich grundsätzlich ein QMS aufbaue. Das ist mir hinreichend bekannt.

Das Thema „Kommunikation“ ist deutlich konkreter gefasst als in der alten Norm und ich hatte auf ein paar Tipps zur normgerechten Umsetzung für kleine Unternehmen gehofft. Tatsächliche Erfahrungen im Audit dürften ja gegenwärtig noch nicht allzu üppig vorliegen.

In einer 20-Mann-Firma kann man übrigens glücklich sein, wenn das ERP-System einigermaßen die kaufmännischen Prozesse abbildet. Von Workflow über ERP kann man nur träumen. Die Ressourcen dafür müssen wir noch verdienen. Dinosaurier wie SAP würden uns zweifellos umbringen.

Grüße

Vivian

[robbob]

#63113

Hallo meinst Du das

Die Organisation muss die interne und externe Kommunikation, die in Bezug auf das Qualitätsmanagementsystem
relevant ist, bestimmen, einschließlich:
The organization shall determine the internal and external communications relevant to the quality management system, including:

a) worüber sie kommunizieren wird; grob Matrix, turtle, KPI
b) wann kommuniziert wird; –> Prozessflow je Prozess , Darstellung Schnittstellen zu anderen Prozessen
c) mit wem kommuniziert wird; –> Prozessflow
d) wie kommuniziert wird; –> Prozessflow , Formulare, Workflows Intranet…
e) wer kommuniziert. e) –> Prozessflow, VMI

Flow aufgebaut : Flow / Input Output / VMI / Docs, Formulare… IT

An sich : Beschreibungen in diesem Fall die Flows, sollten diese Informationen bereits enthalten, und das tun Sie in der Regel bereits, wenn diese Prozessbezogen/Aufgabenbezogen sind.

Gruss
Robbob

[Rainaari]

#63116

Hallo Vivian,

wir sind mit zZ 22 MA evtl. ähnlich strukturiert wie ihr.

Wir machen morgends ein protokolliertes „Shop Floor Meeting“, wo jeder Mitarbeiter teilnehmen darf, aber mindestens 1 MA pro Abteilung teilnehmen soll.
Das wurde in verschiedenen Audits sehr wohlwollend aufgenommen.

In der wöchentlichen Produktionsbesprechung haben wir gewisse Aspekte der Formalen Kommunikation (z. B. Probleme, Einstiege in den CAPA Prozeß, Bewertung der Produktionsdaten) aufgenommen und dokumentieren diese ebenfalls formal.

Unser nächstes Rezertifizierungsaudit steht Mitte April an, dann bin ich schlauer… ;)

–Rainaari

[Vivian]

#63117

Hallo Rainaari,

vielen Dank. So ähnlich wollte ich das Thema auch abhaken.

Lasst Ihr Euch im April bereits nach der 9001:2015 zertifizieren?

Ich freue mich schon auf Deine Erfahrungen.

Unser Auditor ist leider eine absolute Schnarchnase und hat bei meinem Vorgänger alles und auch das nicht vorhandene durchgewinkt – aber er geht in absehbarer Zeit in Rente … … [;)]

Grüße

Vivian

[Frank_Hergt]

#63118

Hallo Vivian!

Wenn ich einen Lieferanten auditiere, interessiert mich bezüglich der Kommunikation, wie die Informationen sicher weitergereicht werden, die für den Prozeß unabdingbar sind. Oder, andersherum gedacht (Risikobewertung ;-): Wo führt das Nichtvorhandensein einer Information oder eine Fehlübertragung zu einem Fehler beim Produkt?
Also z.B.:
Wie ist sichergestellt, daß die Fertigung die notwendigen, korrekten und aktuellen (Hauptproblem…) Unterlagen hat?
Wie erfährt die Fertigungssteuerung, welcher Liefertermin dem Kunden versprochen worden ist?

Dafür braucht’s keine Kommunikationsmatrix, sondern nur klare Regeln, wo und wie die (oft recht wenigen) wirklich kritischen Informationen weitergegeben werden. Wenn man die nicht hat, geht’s erfahrungsgemäß, auch in kleineren Firmen, schief. Nur daß kleinere Firmen oft gar nicht auswerten, was wirklich im Laufe eines Jahres alles schiefgegangen ist. Ist dann dumm, wenn der Kunde mit der Reklamationsstatistik und der Liefertermintreue kommt.

Auch die informelle Kommunikation kann man manchmal durch Festlegungen verbessern. Ich kenne eine kleine Firma mit Papierallergie, die den MitarbeiterInnen die Frühstückspause als Arbeitszeit zahlt. Zu der Zeit sitzen alle an einem Tisch und alles für den Tag notwendige wird besprochen. Wir sind für so was zu groß. Aber auch bei uns gibt’s in jedem anständig geführten Fertigungsteam täglich ein Start- oder ein Schichtübergabegespräch. Es wäre schon manchmal nützlich gewesen, wenn diese Vorgehensweise schriftlich vorgeschrieben gewesen wäre…

Schöne Grüße

Frank

„and pray that there’s intelligent life somewhere up in space,
‚cause there’s bugger all down here on earth!“ (Monty Pythons / Galaxy Song)

[Rainaari]

#63119

Hallo Vivian,

wir sind nach 13485 (Medizinprodukte) Zertifiziert. IIRC nimmt die 13485 die Neuregelungen der 9001 schon vorweg, so daß sich die Änderungen für uns im Rahmen halten…

gruß, Rainaari

[Vivian]

#63124

Hallo Frank,

ich bin ganz Deiner Meinung. Vielen Dank die Tipps.

So einen runden Tisch muss ich sowieso unbedingt einführen.

Es ist immer ein Problem, wenn Firmen in kurzer Zeit von 3 auf etwas mehr Mitarbeitern wachsen. Manche Mitarbeiter glauben dann tatsächlich immer noch,dass die Kommunikation genau so weiterlaufen kann.

Das ist fast schon eine Standardentwicklung. Jede Firma erreicht irgendwann eine kritische Größe, bei der die internen Prozesse ins Stottern geraten, manche bei 20 MA andere erst bei mehr als 100 MA … … Die einen schaffen es dann,die anderen fegt es irgendwann vom Markt.

Ich wünsche ein schönes Osterfest

Vivian

[Autor]

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