ISO 9001 Dokumentenlenkung von optionalen Formular

[antoinette]

#23409

Wir hatten beim letzten Zertifizierungsaudit eine hitzige Diskussion mit dem Auditor zum Thema Dokumentenlenkung.

Deshalb möchte ich eine Frage ans Forum stellen und gern Eure Meinung hören.

Sollte z. B. für die Managementbewertung ein Formular/Vorlage erstellt werden (die Norm fordert diese Vorlagen nicht, sondern nur, dass die M-Bewertung vollständig (hinsichtlich der Normforderung für Eingaben) zu dokumentieren ist)?

Es reicht aus, wenn z. B. das M- Review auf einem weißen Blatt Papier formlos dokumentiert wird.

Was aber, wenn jemand mal ein Formular/eine Vorlage mit den dazugehörenden Punkten erstellt hat? Ist dieses Formular dann zu lenken oder einfach nicht freizugeben und dann noch als Entwurf zu betrachten, vor dem Auditor zu verstecken oder, oder, oder ….
Es ist doch nicht qualitätsrelevant, ob man nun diese aktuelle Vorlage oder eine Vorgängerversion nutzt ist egal, solange alle Eingaben beachtet werden.

Streng genommen kann man ja auch hier die Forderungen der Dokumentenlenkung darauf anwenden wollen.
Oder sollte man diese nur für die qualitätsrelevanten Dokumente fordern und bei den nicht relevanten gilt die Normforderung nicht (es geht um Qualitätsmanagement und nicht um Bürokratismus)

Wie seht Ihr das ganze?

Eure Antoinette

[Frank_Hergt]

#50756

Hallo Antoinette!

Ich würde an Eurer Stelle einfach klar definieren, welchen Status eine Vorlage / ein Formular hat. Da ich nicht der oberste Formularverwalter der Nation werden wollte, habe ich oft in den Prozeßbeschreibungen / Arbeitsanweisungen nur die inhaltlichen Anforderungen definiert und dann eine Vorlage als Beispiel danebengehängt. Dazu deutlich gesagt, daß diese Vorlage auch keinen Änderungsindex hat. War nie ein Problem.
Ich habe hier intern auch immer die Diskussionen, wenn Leute Anhänge (egal welcher Art) machen und dann nicht klar dazuschreiben, ob der Anhang a) den Index der zugehörigen Arbeitsanweisung hat oder b) einen eigenen oder c) gar keinen und unverbindlich ist. Also: Aufschreiben und dann ist es sauber.

Schöne Grüße

Frank

„There’s no problem too great for running away from it!“ (Charlie Braun)

[antoinette]

#50764

@ Frank Hergt

Beispiel Status finde ich persönlich gut

Aber wie sehr Ihr anderen das?

[pen_26]

#50781

Hallo antoinette,
Wenn in dem Review die geforderten Punkte lt. Norm (können auch mehr sein, wenn nötig)vorhanden sind, ist es ein Bericht und kein Formular.
Wenn Du die Aufbewahrung und den Ort auch noch in der Aufzeichnungsmatrix beschriebn hast, finde ich es ok.
Die Freigabe des Review`s wird durch die Unterschrift und Datum der GL freigegeben.
Alles ok.

geändert von – pen_26 on 19/03/2008 15:03:55

[Systemmanager]

#50790

Hi!

Also mir reicht es nicht, wenn mir ein Review vorgelegt wird, wo nur die Forderungen der Norm abgedeckt sind, ohne, dass dies irgendwo im System festgelegt wäre.

Als Auditor würde ich nämlich sofort fragen, ob es für das Unternehmen keine weiteren relevanten Themen gibt, die im Review festgehalten werden sollen.
Ein Vergleich mit dem Vorjahresreview würde schlussendlich sofort klären, dass die Dukumente inhaltlich abweichen. Demnach wären die Reviewinhalte (bis auf die Normvorgaben) sehr aus dem Bauch heraus definiert.

Ein Verfahrensanweisung (im Führungsprozess) kann alles beschreiben, was im Zusammenhang mit dem Review zu beachten ist, auch den Mindestinhalt.

Des weiteren könnte der erste Punkt im Review eine Auflistung der „Eingaben für das Review“ sein, dessen Inhalt gemäß der eigenen Richtlinie vor jedem Review zu prüfen und ggf. anzupassen ist.

Von diesbezüglichen Formularen halte ich auch nichts, aber die Vorgaben zur Lenkung von Dokumenten und Daten könnten eine Beschreibung beinhalten, wie Protokolle, Datensammlungen, Briefe, usw. aufgebaut sein müssen.

Ein Review hat auch keine Revisionsnummer, da er unveränderlich ist, er ist ein Nachweisdokument….

Systemmanager :-)

geändert von – systemmanager on 19/03/2008 11:06:41

geändert von – systemmanager on 19/03/2008 11:09:52

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