Internes Audit, Effektivität

[MM7637]

#19740

Hallo,
wir sind ein Betrieb mit ca 180 Mitarbeiter ,an 2 Standorten.
Das interne Audit verläuft derzeit so daß 2 interne Auditoren sich anhand von Unterlagen ( Handbuch, Verfahrensanweisungen, Ziele, auditberichte Vorjahr etc)vorbereiten und dann vor Ort gehen um das Audit durchzuführen.
Dabei gibt es mehrere Teilaudit eingeplant im Jahresplan. Also z.B. Produktionsprozess, Vertrieb + Projektierung, Einkauf, Lagerwirtschaft. etc.
Die 2 Auditoren kommen dabei immer aus unabhängigen anderen Abteilungen, aber mindestens einer davon als interner Kunde der aauditierten Abteilung.
Der Nutzen der Audits im Vergleich zum Aufwand ist dabei aus unterschiedlichen Gründen sehr gering:
Akzeptanz der Auditoren
Kenntnisse der Auditoren bezüglich der Prozesse,
Qualität der Beschreibungen ( wenn keine Abläufe noch Ziele noch Kennzahlen definiert sind, was soll der Auditor dann tun?).

Ich möchte nun das interne Audit so umgestalten, daß sich alle Prozessbeteiligten ( also z.B. vom Angebot bis zur Maschineninbetriebnahme beim Kunden, von der Entwicklungsidee bis zur Fertigungsübergabe, etc.)an einem Tisch treffen und anhand eines Beispiels den aktuellen Prozess durchgehen und Verbesserungspotentiale definieren.
Die Auditoren sind dabei mehr Moderatoren.
Die mehr formellen Fragen nach Verfahrensanweisungen und Politik allgemein werden dadurch reduziert.
Hat jemand von euch schon mal sowas probiert?

Viele Grüße

Martin

[Barbara]

#28023

Hallo Martin,

die Idee, alle Prozess-Beteiligten an einen Tisch zu holen um Schwachstellen im Prozess zu entdecken, ist einer der Grundsteine bei Six Sigma-Projekten.

Das ist eine sehr effektive Möglichkeit, um Prozesse zu verbessern, aber die kostet auch wirklich Zeit (abhängig davon, wie detailliert Ihr die Beispiel-Prozesse beschreibt).

Viele Grüße

Barbara

[Anonym]

#28024

Hallo Martin,

was Du da möchtest, klingt für mich eher nach einem Qualitätszirkel (den es ja ohnehin geben sollte).

Ich persönlich verstehe das interne Audit in erster Linie so, daß überprüft wird, ob QMH, VAs und VVs noch auf dem aktuellen Stand sind, bekannt sind und beachtet werden (also eher als überwachendes Element). Klar sollen, dort entdeckte Verbesserungsmöglichkeiten erschlossen werden, aber der originäre Grund für das interne Audit ist – nach meinem Dafürhalten – ein anderer.

Was Die Akzeptanz der Auditoren angeht, so würde ich bei den von Dir genannten Ursachen schleunigst ansetzen, insbesondere was die Qualität der Beschreibungen angeht. Das ist jetzt nicht böse gemeint, aber wenn weder Abläufe, noch Ziele oder kennzahlen beschrieben sind, wozu – wenn ich fragen darf – habt Ihr dann die Beschreibung?

Ich würde es mal versuchen so zu sehen:
Der interne Auditor ist einer, der helfen soll, Diskrepanzen zwischen den beschriebenen, häufig von Wünschen der Leitung getriebenen Beschreibungen im QMH und der Realität aufzudecken und zu beseitigen. Ziel ist dann, ein QMH zu erhalten, das einem (Re-) Zertifizierungsaudit standhält. Das Bedeutet, daß die Beschreibungen im QMH und der Arbeitsalltag so übereinstimmen, daß die Mitarbeiter auf den externen Auditor praktisch nicht vorbereitet werden müssen. Sie müssen ja nicht irgendwelche Angaben aus dem QMH zitieren sondern nur erzählen, wie sie arbeiten.
Wenn Du (oder die internen Auditoren) das bei Euren Mitarbeitern rüberbringen, sollte auch ein gewisses Maß an Akzeptanz erreicht werden können.

Grüße,

Tim

[qualyman]

#28048

Hallo Martin,

wenn bei Euch keine Ziele definiert sind, wo rennen denn die MA hin von morgens bis abends und wo kommen die MA dann nach dem Rennen an?

Ohne Ziele bringt das schönste System nichts, und schon gar nicht ein Audit!

Das mit Deiner Auditumgestaltung haben wir schon teilweise realisiert. Wir auditieren z.B. bei einem P-Audit auch Teilbereiche des Systems und auch umgekehrt.

So wie sich Dein Beitrag liest, müsste ich bei einem Systemaudit in Deinem Unternehmen wohl schon in der Führungsetage das Audit beenden müssen, oder?

Um die Akzeptanz der internen Auditoren zu erhöhen, folgender Typ:
– Deine GF sollte Dir helfen, eine entsprechende Kompetenz und Ansehen zu erreichen
– Die Feststellungen und Abweichungen vom Audit müssen der GF vorgelegt werden
– Die Abarbeitung der Maßnahmen müssen terminiert, mit Zuständigkeiten und mit Statusberichten durch den QMB werden
– Bei Überschreitung der Termine eine Eskalationskaskade starten (> 1 Woche –> zur GF hoch)

Ohne Unterstützung der GF geht es einfach nicht! (Gibt es dort wenigstens Ziele?)

Spruch zum Schluss:

Schlechte Qualität ist das Zeichen von schlechtem Management !!

Gute Zeit!

Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung !

[Autor]

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