Internes Audit

[charly1983]

#24927

Hallo,
da ich mich in dieser Ganzen Materie hier nicht auskenne, hab ich hier mal eine Frage:
undzwar wurde bei uns im Betrieb eine Abteilung zum Erstenmal Neu geschaffen (1.1.13(, die aufgaben waren vorher in anderen abteilungen verteilt.
nun sind 2 Mitarbeiter in der neuen Abt. und unser QMB hat ein internes Audit vorgenommen(2.4.13).
einer Dieser Mitarbeiter bekam punktabzug (schriftlich bei der GF) da er nicht genau wusste nach welchen QMV & QMA´s er arbeiten muss, er wusste zwar das dass Handbuch auf dem Server liegt, aber ist nicht eigentlich in so einem fall der QMB gefordert Neue Mitarbeiter bzw eine Neue Abteilung darauf hinzu weisen hier passt auf das sind Eure QMV / QMA wonach ihr arbeiten müsst? oder sind die Mitarbeiter dafür zuständig sich das gesamte QS-Handbuch zur brust zu nehmen und sich alles durch zu lesen bis sie sachen gefunden haben die eventuell für sie Treffen könnten?

gibt es da für den QMB eine vorgabe das neue Mitarbeiter / Neue Abteilungen die Nötigen unterlagen vom QMB ausgehändigt bekommen?

ich würde mich freuen antworten von euch Profis dazu zu bekommen.

[Mr.Idea]

#62050

Moin,

also das ganze muss man ein wenig differenzierter sehen.

Die GF ist verpflichtet das QMS bekannt zu machen und zu verwirklichen. In Normalfall wird diese Aufgabe an den QMB übertragen. Das heißt es müssen Schulungen usw. stattfinden das die MA wissen wie wo was steht und wie man die VA und das QMH anwenden muss. Das heißt aber wiederum nicht das jeder MA diese Dokumente auswendig kennen muss. Man darf aber jederzeit nachschlagen (auch im Audit).
Jetzt kommt noch ein Aber…
Wenn eure zwei MA „altgediente“ sind, kann man voraussetzen das diese wissen wo die VA/ QMH liegen und hätten sich auf Ihren neuen Prozeß selbst drauf einstellen können.
Bei neuen MA hätte dagegen eine Schulung stattfinden müssen (wie die Schulung auszusehen hat ist übrigens sehr individuell, das hängt von den einzelnen MA ab).
Zu deiner letzten Frage:
„Gibt es da für den QMB eine vorgabe das neue Mitarbeiter / Neue Abteilungen die Nötigen unterlagen vom QMB ausgehändigt bekommen?“
–> Das hängt von eurem QMS ab wie was geregelt ist.
Wenn es gut ist dann steht das in einer VA.

So, hoffe ein wenig geholfen zu haben.

Gruß: Mr.Idea

[qualyman]

#62051

Hallo Charly1983,

zunächst willkommen in unserem Forum. Hier werden Sie geholfen [:)]

Zunächst ist es ziemlich unfär, die MA wegen Unwissenheit bei der GF bloszustellen.
Der Sinn eines Audits, ständig Verbesserungen zu entdecken, wird hierdurch sicherlich nicht erreicht!
Meiner Meinung nach ist das ein Verschulden des Vorgesetzten der MA, da er diese nicht umfassend und detailiert auf den Prozess geschult hat. Dazu gehören auch die entsprechenden Hinweise auf die vorhandenen, relevanten und mitgeltenden VA´s und AA´s im Handbuch. Das Ganze ist eine Bringschuld durch den Vorgesetzten und keine Holschuld des MA!

Sehr gute Werkzeuge hierfür sind:
– Schulungsplan, Schulungsnachweis (z.B. Prozess, Arbeitssicherheit, QMH)
– Einarbeitungsplan (speziell für die durchzuführende Arbeiten, ggf. AA´s)
– Qualifikationsmatrix (Übersicht der vorhandenen und notwendigen Kenntnisse der MA)
Dies ist bei der ISO 9001 schon zwingend und muss in einer VA „Schulung, Einarbeitung, Qualifikation“ beschrieben sein.
Hier muss sich Euer QMB Gedanken darüber machen, dies normgerecht in einer VA abzubilden. Zuarbeit müssen hier die Vorgesetzten liefern, die später auch darauf achten und in Verantwortung sind, dass alles so umgesetzt wird.

Abschließend noch ein paar Fragen zu meiner Info:
– was ist Deine Position im Unternehmen?
– seid Ihr zertifiziert?
– hast Du noch weitere Fragen (stelle sie hier ein und Du bekommst sicher weitere Infos)

PS
Wenn Du in Deinem Profil Deine Emailadresse angibst, hast Du Chancen, dass Du entsprechende Doku zugeschickt bekommst.
Kannst Dich ruhig auch an meine Adresse wenden.

„Wenn ein Arzt hinter dem Sarg seines Patienten geht, so folgt manchmal tatsächlich die Ursache der Wirkung.“
(Robert Koch – Mediziner und Mikrobiologe, 1843-1910)

Gute Zeit!

Qualyman – Ex-Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!

info ad quality minus first dot de

[evereve99]

#62052

Hallo Charly1983,

ich finde auch, dass man die Situation, die du beschreibst, so aus der Ferne nicht eindeutig bewerten kann.

Zunächst hat Qualyman vollkommen recht, Ermittlung von Schulungsbedarf, Planung, Durchführung und Dokumentation von Schulungen ist Führungsaufgabe.
Hier ist also der Chef der beiden MA gefordert.
Wer hat denn die AA/VA erstellt, wenn die Abteilung neu aufgebaut wurde?

Wenn die MA die Tätigkeit schon länger ausführen und Fragen zum Prozessabauf sauber beantworten, ist mir recht egal, ob sie die Dokumente finden oder nicht.
Außer, es wäre Aufgabe der beiden Mitarbeiter, diese Dokumentation zu verwalten oder aber neue Kollegen daran einzuarbeiten.

Mir ist lieber, dass Prozesswissen ist stabil, als wenn es eine Dokumentation gibt, die man mir zeigt, ich aber ständig höre: Ja, aber eigentlich machen wir das ganz anders als da steht….

Die beschriebene Abstrafpraktik („Punktabzug“) finde ich sehr demotivierend.

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Vivian]

#62053

Hallo Charly,

einem Mitarbeiter persönlich einen Punktabzug zu verpassen, finde ich unfair und demotivierend.

Es ist ehr die Frage zu beantworten, warum der Mitarbeiter nicht wusste, nach welchen Anweisungen er arbeiten muss.

Ein guter Auditor hätte sich die Schulungsprotokolle zeigen lassen, welche die Schulung des Mitarbeiters belegen und hätte bei korrektem Vorliegen mal gefragt, ob der Mitarbeiter die Anweisung vielleicht nicht verstanden hat.

Damit hätte man u. U. einen schönen Input für den KVP-Prozess erkennen können und hätte einen Mitarbeiter weniger demotiviert.

Informationen aus dem QMS sind meiner Ansicht nach eine Bringschuld des Managements bzw. QMB’s.

Wenn Mitarbeiter Anweisungen in den Abgründen mancher Dateiablagesysteme nicht finden oder inhaltlich nicht verstehen, ist das selten in der Faulheit der Mitarbeiter begründet.

Ein Negativbeispiel ist unsere Steuergesetzgebung. Wer kennt schon alle Steuergesetze, die ihm Nachteile oder Vorteile einbringen können … und doch … Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Das System sollten sich Unternehmen nicht zu Eigen machen.

Schöne Grüße

Vivian

[Autor]

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