Handbuch-Gliederung

[Bianca]

#19259

Hallo,
ich habe heute mal eine recht praktische Frage: Ich aktualisiere gerade die Gliederung bzw. das Inhaltsverzeichnis unseres in der Erstellung befindlichen QM-Handbuch. Dabei komme ich zu solchen monströsen Unterpunkten wie „D 2.2.3.3.1 Ablauf Fortbildungsplanung“.
Hat irgendjemand eine Idee, wie man eine Gliederung anders aufbauen kann? Ich finde es schon wichtig, dass unsere QM-Inhalte einigermaßen differenziert sind, aber bei solchen Konstrukten wird es doch irgendwann unübersichtlich…
Viele Grüße
Bianca

[Frank_Hergt]

#25819

Hallo Bianca!

Ganz einfach: Vergiß alle Normen und Auditoren dieser Welt für eine Minute und überlege Dir: Wenn ich einem Kunden oder neuen Mitarbeiter auf maximal 20 Seiten möglichst präzise ohne Blabla erklären will, was wir in unserer Firma tun und wie wir organisiert sind: Was schreib‘ ich dann? Schreib das auf. Dann geh‘ noch mal mit der Norm daneben drüber, überprüfe, ob sich irgendeine Normforderung noch nicht wiederfindet und schließ‘ die Lücke (erst im Unternehmen, dann im Handbuch). Das war’s.
Siehe auch im alten Forum: Giovannis Pizzaservice von Martin S.
Genauso gehst Du dann eine Stufe tiefer an die Prozeßbeschreibungen. Mit dem Unterschied, daß dann die Hauptarbeit von denen geleistet werden muß, die den Prozeß (hoffentlich) leben.

Viel Spaß!

Frank

[alblondie]

#25820

Hallo Bianca,

zuerst einmal musst Du Dir klar werden, WER das Handbuch lesen soll. In der Regel soll das Handbuch eine Übersicht über das Mangementsystem geben, damit der Kunde oder neuer Mitarbeiter sieht, wie generell gearbeitet wird. Bei näheren Fragen, kann man dann in die Prozessebene gehen (ich setzte voraus, dass im Handbuch keine Prozesse geschildert sind).
Sicher, ich kenne Euren Betrieb nicht aber in meinen Augen hat der „Ablauf Fortbildungsplanung“ in einem Managementhandbuch nichts zu suchen.
Ein Managementhandbuch sollte in meinen Augen nicht mehr als 15 Seiten haben! Politik, Vision, Verantwortung der obersten Leitung, Organisationsdaten, Erklärung des Mangementsystems (nicht den Inhalt!), Übersicht über die Integration von Umwelt, Informationssicherheit, Arbeitsschutz, Expolsionsschutz etc.
So ein Handbuch kann man z. B. auf Messen o. ä. als Marketingmittel einsetzen. Ich habe damit noch keine Erfahrung aber wir sind schon ziemlich weit, dieses Ziel zu verwirklichen.

Viele Grüße, Alblondie.

PS: Ich hoffe ich habe die Form Eures Handbuchs nicht total verfehlt.

[alblondie]

#25821

… da haben wohl Frank und ich zeitgleich eigentlich das Gleiche geschrieben. Dann kanns so falsch nicht sein…

[Schniker]

#25822

Bei uns hat jeder Prozeß eine Nummer. z.B. HP01 für Hauptprozeß 01. Dann gibt es zu jeden Prozeß einen Handlungsgrundsatz HG eine Prozeßbeschreibung PB und Arbeitsanweisungen AA und/oder Checklisten CL sowie FB für Formblätter. Jede Verfahrensanweisung wird in HP01 fortlaufend nummeriert.

Dh.

HP 01 Vertragsprüfung

01-01-PB Anfrage Angebot
01-01-AA Machbarkeitsprüfung wie vorgegangen wird.
01-02-AA Vertragsprüfung
01-01-FB Kalkulationschema Formblatt

Villeicht ist Dir das eine Hilfe. Wir sind TS Zertifiziert und haben in QMH jegliche Prozesse beschrieben und die Nummerierung ist übersichtlich.

[Anonym]

#25823

Hallo,

also für die ISO 9000 ist es so, dass die einzelnen Unterpunkte den jeweiligen dokumentierten Prozessen zugeordnet werden können. Es ist also nicht mehr, wie früher, notwendig, die einzelnen Gliederungspunkte in Abhängigkeit der Norm zu wählen.

Es empfielt sich aber, meiner Meinung nach, eine Liste mit allen Kapiteln zu machen und die jeweiligen Prozesse darin aufzulisten (um das ganze dem Auditor zu zeigen).

Für die Mitarbeiter kann man dann eine Gliederung machen, die rein nach Praktikabilitätsgesichtspunkten erstellt ist, wobei ich versuchen würde, nicht weiter als in die vierte Ebene zu gliedern. Wenn Die Prozesse vernünftig dargestellt sind, dann findet jeder das, was er sucht in der jeweiligen Prozessdokumentation.

Demendsprechend macht es auch Sinn, eine Art Prozesslandkarte anzulegen, die grafisch dabei hilft, den jeweiligen Prozess zu finden.

Grüße,

Tim

[alblondie]

#25826

Hallo Tim,

in einem gebe ich Dir vollkommen recht. So eine Prozesslandkarte ist Gold wert (wird bei uns einfach nur „die Tapete“ genannt, weil sie in Orginalgröße 1 x 2 Meter groß ist).
Wo ich Dir aber absolut widersprechen möchte: es ist nicht im Sinn eines Mangementsystems, eine Dokumentation für den Alltag (Mitarbeiter und Kunden) und eine extra Dokumentation für den Auditor zu machen. Der Auditor möchte doch das praktizierte System auf Durchgängigkeit überprüfen und nicht ein extra für das Zertifkat angelegtes. Ganz zu schweigen vom doppelten Arbeitsaufwand bei Änderungen und Neuerungen.
Das Mangementsystem muss für alle mit dem Handbuch selbsterklärend sein.
Grüße Alblondie

[Anonym]

#25838

Hallo alblondie

eigentlich hast Du vollkommen Recht. Es sollte keine Diskrepanzen zwischen Dokumentation und tatsächlichem Betriebsalltag geben. Das meinte ich auch überhaupt nicht. Worum es mir ging war, für den Auditor etwas bereitzustellen, anhand dessen er sich relativ schnell einen Überblick darüber verschaffen kann, ob alle relevanten Punkte berücksichtigt wurden. Es handelt sich bei dieser Liste nicht um eine „Paralleldokumentation“ um den Auditor zu hintergehen sondern im Gegenteil um eine Serviceleistung um ihm seinen Job zu erleichtern und ihn zu unterstützen.

Grüße,

Tim

[alblondie]

#25839

… ah so. Dann habe ich da was falsch verstanden. Diese Doku gibt es bei uns auch (unter anderem die „Tapete“), das ist aber ein Dokument, das sich weitgehens automatisch bearbeitet (es lebe Microsoft – haha!), das ich aber auch im normalen Alltag als Einstig im Intranet in die Prozesslandschaft nutze.
Grüße Al.

[Autor]

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