Freigabefelder auf Vorlagedokument

[klause]

#23915

Hallo,
ich habe eine Frage bezüglich gelenkter Formblätter. Es ist ja notwendig diese Dokumente mit Freigabe, Revison usw. zu versehen. Ist das für alle Vorlagen notwendig bzw. kann das wenn es versendet wird (zB Kundenfragebogen, Lieferantenselbstaufkunft) entfernt werden? Wie handhabt ihr das?
Für Antworten bin ich Dankbar!
VG

[QM-FK]

#54532

Wen stört denn eine kleine Fußzeile mit Lenkungsangaben der Schrifthöhe 6 pt?

Viele Grüße
QM-FK
—
Don’t think it – ink it.

[Ami]

#54534

Hallo Klause!

Bei Vorlagen, Formblättern, Formularen, Checklisten nutzen wir die Fußzeile für die Dokumentennummer mit Version sowie Dateiname und Pfad. Wer erstellt und wer freigegeben hat, ist aus den Dateieigenschaften zu entnehmen. Dort stehen unter Autor logischerweise der Ersteller und Manager ist der, der es freigibt. Änderungshistorie, wenn nicht zu komplex, wird unter Kommentare eingetragen. Gespeichert als Vorlage und zur Verfügung gestellt im Vorlagenverzeichnis regelt die Verteilung und vereinfacht die Nutzung.

Viele Grüße

Ami

[klause]

#54567

danke für die Antworten, aber so wie ich es umgesetzt habe ist es schon ein wenig groß und ich möchte nicht nochmal alle Dokumente ändern müssen um die Freigabe anders zu gestalten. Kann man auch sowas wie Beispielvorlagen erstellen, die keinen Zwingenden Vorgabecharakter haben und die keiner Freigabe bedürfen, das sollte doch auch Normkonform sein?

[Deichkind]

#54569

Hallo Klause,

wir haben auch solche Beispieltexte als Anlagen zu einem Prozess und auch eine recht große Lenkungszeile. Da der Text in unserem Fall sowieso auf einem Briefbogen ausgedruckt werden muss, weil er dem Kunden übergeben wird, haben wir folgendes gemacht. Unsere Anlage mit dem Beispieltext ist als Worddokument in unser QM-System eingestellt, mit großer Lenkungszeile. Über dem Beispieltext steht, dass es sich um einen Beipsieltext handelt, der auf das Geschäftspapier übertragen werden muss. Damit lösen wir gleich zwei Probleme.
1. Wir haben keine Lenkungszeile auf Kundenschreiben, die den Kunden evtl. sogar verwirren (das Freigabedatum von vor 2 Jahren z.B.).
2. Wir haben keine Geschäftsbriefvorlagen in gelenkten Dokumenten (sonst müssten wir bei jedem Geschäftsführerwechsel stets alle Anlagen durchforsten und ggf. die Fußzeilen ändern)
Bis jetzt sind die externen Auditoren noch nicht darüber gestolpert.

[Autor]

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