Freigabe von VA / neuer Index

[Harry]

#19307

Hallo,
unsere VA´s tragen auf der ersten Seite folgende Aufschrift: Erstellt von: Name und Freigegeben von: Name mit Erstelldatum z.B. 12. Januar. In der Fußzeile (erscheint auf jeder Seite) steht der Name des Dokuments und Änderungsindex mit Datum z.B. 8. März. Nun weis ich nicht ob ich bei einer Änderung nur in der Fußzeile den Index aufzähle und das Datum eintrage oder ob ich auf der 1. Seite auch eine neue Freigabe machen muss. Wenn ja, ändere ich dann nur die Freigabe (+Datum) oder auch Erstellt von: + Datum ? Weis da jemand Rat ? Nächste Woche muss ich das dem Auditor verkaufen (TS 16949). Ich denke mir das ich sage das bei Komplettüberarbeitung die Erstellt und Freigabe neu gemacht wird und bei unwesentlichen Änderungen nur die Fußzeile.
Danke
Harry

[alblondie]

#25976

Hallo Harry,

also wenn Du eine Änderung vornimmst, egal an welchem Dokument, dann ist diese natürlich freizugeben (mit Name und Datum).
Ich habe folgende Regularien eingeführt:
Prozessbeschreibungen (also eine VA) werden mit Index + Datum, Seite X von YY und Titel in der Kopfzeile beschriftet. In der Fußzeile steht Bearbeitet: NN – 01.01.2000 und Freigegeben: NN – 02.01.2001, sowie der Speicherort (ist aber sowieso im Intranet veröffentlicht – Speicherort ist nur für Änderungswünsche). Falls geändert wird, wird „Bearbeitet“ durch „Geändert“ ersetzt (mit dem Namen und Datum des Änderers natürlich) und der Änderungsindex um eins erhöht, mit neuem Datum. Wenn man das Dokument veröffentlichen will, muss man über mich gehen, da außer mir nur der Administrator im Intranet auf die entsprechende Seite kommt. Und ich gebe diese Prozessbeschreibung dann frei (mit Name und Datum) und archiviere den alten Stand entsprechend den Aufbewahrungsfristen auf dem Serverlaufwerk.

Grüße Alblondie.

PS: ich glaube ich habe gerade einige Grammatikregeln über den Haufen geworfen!

[stephan_35]

#25979

Wir geben unsere Dokumente nur über Freigabedatum und Ersteller frei.

z. B. Freigegeben am 16-03-2004 durch SE.

Das Dokument wird nicht unterschreiben!

Nur über den Abgleich mit dem Dokumentenverzeichnis läst sich er kennen, ob es sich beim vorliegenden Dokument um eine aktuelle Ausgabe handelt.

Bei der Änderung von Rechtschreibfehlern oder der besseren Darstellung selber Sachverhalte fügen wir noch eine Rev.-Nummer zum Freigabedatum hinzu.

z.B.

Freigegeben am 16-03-2004 durch SE; Stand 17-03-2004
oder
Freigegeben am 16-03-2004 durch SE; Rev. 1

Egal wir Ihr es macht, wichtig ist, dass jeder Zeit rückverfolgt werden kann ob ein Dokument gültig ist oder nicht, und das alle, die von Änderungen im Dokument betroffen sind auch informiert werden.

Ob Ihr nun ein Deckblatt erstellt oder nicht ist geschmackssache, aber auf jeden Fall immer ein zusätzliches Blatt.

Am schönsten sind VA´s die auf eine Seite passen, denn dann werden sie auch gelesen 

Stephan

[Harry]

#25980

Hallo Alblondie,
danke für die schnelle Information. Mir scheint, das bis nächste Woche da noch einiges an Arbeit auf mich zu kommt. Wir hasben nämlich für die Zertifizierung das Handbuch (noch nicht im Netz) komplett überarbeitet. Wenn ihr Formulare ändert, werden die dann auch mit Unterschrift freigegeben. Ich habe für Änderungen eine Übersicht in der nur ich änderungsberechtigt bin. Dort sind gültiges Datum und Index nachvollziehbar.
mit freundlichen Grüßen
Harry

[alblondie]

#25981

Hallo Harry,

noch ein Nachschlag: wir unterschreiben Dokumente nicht mehr, die über eine zentrale Stelle zur Freigabe laufen müssen (also z. B. Prozessbeschreibungen über mich). Bei Arbeitsanweisungen, von denen ich inhaltlich oft keine Ahnung habe (welcher Qulitäter weiß schon was über Debitorenabrechungen?), lasse ich mir das Deckblatt mit allen Angaben wie oben beschrieben, unterschreiben und lege diese „Original“ in einem Ordner ab und stelle die Arbeitsanweisung ins Netz. So brauche ich den Inhalt nicht mehr zu kontrollieren, sondern achte nur noch auf korrekte Ausführungen (äußeres Erscheinungsbild, Datum, Name, Titel, Nummer, Archivierung des alten Standes).

Grüße Alblondie.

[Autor]

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