externe Dokumente

[FrankS]

#19405

Hallo,

wir sind gerade am Thema Lenkung der Dokumente. Müssen auch Benutzerhandbücher von z.B. Prüfmaschinen, Spritzmaschinen, Schleifmaschinen mit aufgenommen werden?

Gruß
Frank

[Anonym]

#26468

Hallo,

ich würde sagen ja.

schließlich muss doch sichergestellt werden, dass diejenigen, die eine Maschine bedienen dazu auch in der Lage sind. Dazu gehört neben der allgemeinen Qualifikaiton auch die notwendigen Kenntnisse über die jeweilige Maschine. Man muß aus der ganzen Sache ja keine Staatsaktion machen, aber es sollte schon eindeutig klar sein, wo die stehen, wie man drankommt und wer sich diese wann zu Gemüte zu führen hat.

Grüße,

Tim

[Anonym]

#26469

Hallo,

ich kann mich der Auffassung auch Bedienungsanleitungen in die gelenkten externen Dokumente aufzunehmen nicht ganz anfreunden, stelle es aber gern zur Debatte.

Bedienungsanleitungen müssen natürlich zur Einsichtnahme maschinennah zur Verfügung gehalten werden, unterliegen aber in der Regel keinen Änderungen.
Für das Bedienpersonal ist außerdem eine dokumentierte Schulung (Einweisung) erforderlich.

Der Lenkung unterliegen sollte aber die Software für die Betriebseinrichtungen. Hier kommen Änderungen relativ häufig vor und es ist wichtig die aktuelle, möglichst fehlerfreie, Version zur Verfügung zu haben.

Weitere wichtige externe Dokumente, die natürlich gelenkt werden müssen, sind zum Beispiel:

– Technische Unterlagen von Kunden nach denen gefertigt wird (Zeichnungen),
– Technische Lieferbedingungen von Kunden,
– Normen, die für die Konstruktion und für die Fertigung oder das Produkt Anwendung finden,
– gesetzliche Forderungen,
– und so weiter

Die Methode der Lenkung muss sicherstellen, dass nur aktuelle gültige Dokumente bei der Arbeitsausführung Anwendung finden und die Benutzung nicht mehr gültiger Dokumente ausgeschlossen ist. Dazu gehört auch regelmäßig festzustellen ob externe Dokumente nicht bereits durch neuere Versionen ersetzt wurden. Man erfährt das nicht immer automatisch.

Klaus

[Anonym]

#26470

Hallo Klaus,
Ich gebe Dir prinzipiell vollkommen Recht …Aber..

Was ich meinte war, dass sichergestellt sein muss, dass zu jeder Maschine eine aktuelle Bedienungsanleitung vorhanden ist sowie dass, wenn z.B. an bestimmten Maschinen Veränderungen (z.B. in der Steuerung, der Hydraulik o.a.) vorgenommen wurden, für diese eine entsprechende, angepasste Bedienungsanleitung vorhanden sein muss.

Wichtig ist meines Erachtens nach vor allem eines: Es muss für alle wichtigen Dokumente (und Bedienungsanleitungen sind hier keine Ausnahme)dokumentiert sein, dass immer aktuelle Versionen den Personen zur Kenntnis gebracht werden, für die dieses notwendig ist. Und es muss dokumentiert sein, dass man sich darüber Gedanken gemacht hat und warum Dokumente in einer bestimmten Art und Weise vorgehalten oder distribuiert werden.

Wenn sich in den Bedienungsanleitungen nichts ändert, dann kann man dokumentieren, dass dieser Sachverhalt vorliegt und die Dokumente an der Stelle XY in der aktuellen Version vorliegen.

Das ist dann aber trotzdem Lenkung von Dokumenten……..

Grüße,

Tim

[FrankS]

#26471

Hallo zusammen,

vielen dank für die rege Diskusion. Ich habe noch eine ergänzende Frage.
Wenn ich Dokumente lenken soll/muss wie beschreibe ich die Aufbewahrungszeit?

Gruß
Frank

[Anonym]

#26473

Hallo Frank,

die Norm beschreibt zwei verschiedene Q-Dokumente.

1. Vorgabedokumente
2. Nachweisdokumente

Die Vorgabedokumente beschreiben die Vorgaben für das QM-System, für die Prozesse und das Produkt oder die Diensleistung. Hierzu gehören auch Formulare die noch nicht mit Daten gefüllt sind.

Vorgabedokumente liegen beim Anwender in der gültigen Fassung vor. Nicht mehr gültige Fassungen werden eingezogen, vernichtet oder mindestens eindeutig als ungültig gekennzeichnet. Die Aufbewahrung obliegt in der Regel dem Aussteller. Wenn nicht anders gefordert (Gesetz, Kunde) kann die Aufbewahrungsdauer vom Unternehmen festgelegt werden. Bitte keine zu kurze Aufbewahrungsdauer wählen. Im Fall von Produkthaftungsfällen kann es noch nach Jahren wichtig sein den Nachweis zu erbringen wie seinerzeit die zu erfüllenden Vorgaben waren.

Die Nachweisdokumente, auch Qualitätsaufzeichnungen genannt, erhalten die festgestellten Ergebnisse, Prüfnachweise, Berichte, Besprechungsprotokolle, umgesetzte Maßnahmen usw.
Diese Unterlagen verbleiben im Bereich des Ausstellers oder bei der Stelle, die mit diesen Aufzeichnungen weiterführende Auswertungen vornimmt. Für die Aufbewahrungsdauer gilt das im vorigen Absatz gesagte.

Klaus

[Autor]

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