email = Geschäftspost? Archivierung?

[schwarzbaer]

#21266

In unserer Firma gibt es bisher keine Richtlinie zur Aufbewahrung von email, weil ich davon ausgegangen bin, daß Verträge auch heute noch immer schriftlich auf Papier sein müssen. Letztens hatten wir ein Problem mit einem unserer Bestücker, unserer Produktion behauptet, er hätte falsch bestückt, er behauptet, er hätte von uns die falsche Stückliste bekommen. Wir haben es nicht gemerkt, das Problem ist erst beim Kunden aufgetaucht, und jetzt natürlich ein Riesenaufwand, die Platinen vor Ort auszutauschen und vor allem die Frage, wer zahlt es.
Laut Aussage unserer Produktion ist die gesamte Kommunikation nur per email gelaufen – und da das Ganze schon > 1 Jahr her ist, wurden die emails schon gelöscht.
Der Bestücker hat sich aber Gott sei dank genauso blöd angestellt, seine mails sind auch weg. Also läuft es am Ende darauf hinaus, daß wir uns den Schaden teilen.

Neben vielen anderen Lehren aus der Geschichte will ich für die Zukunft aber durchsetzen, daß emails wie normale Geschäftspost archiviert werden, mir fehlt aber noch die zündende Idee – welche (möglichst automatisierbaren) Mechanismen werden bei Euch dafür benutzt?

Gruß + Dank,

schwarzbaer

[stephan_35]

#36036

Fällt unter Lenkung von Aufzeichnungen.

Nach dem Gesetz ist Mail dem Papier gleichzusetzen. Also auch gleich Aufbewahrungsfristen.

Mail sind für die meisten nur viel problematischer aufzubewahren. Oft reicht es auch nicht die Mail einfach nur auszudrucken, sondern die Mail zusammen mit der elektronischen Signatur aufzubewahren. Die meisten verstehen noch gar nicht, was da alles auf sie zukommt, die Aufbewahrung von E-Mails betreffend.

Bei Rechungen z. B. kann der Vorsteuerabzug entfallen. Wer kann schon von sich behaupten eine zugelassene elektronische Signatur zu besitzen. Das HGB z. B regelt welche Unterlagen zu archivieren sind

Gruß Stephan

[hadi]

#36048

Hallo schwarzbaer(in),

für mich sieht es so aus, als ob du dich in der nächsten Zeit intensiv mit den Fähigkeiten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)beschäftigen wirst. Wenn du Fragen hast, dann bitte melden (keine Verkaufsinteressen, reine Anwendererfahrungen).

Gruß hadi

[Eldra]

#36051

Hallo schwarzbaer,

solche Probleme hatten wir in der Vergangenheit auch des öfteren. Absprachen der Abteilung A waren Abteilung B nicht bekannt usw.
Wir haben ein Archivierungssystem aufgebaut, in dem zu jeder Stücknummer für alle Berechtigten alle Dokumente zur Verfügung stehen.

http://www.windream.com/index_d.html

Gruß

Eldra

[michalsky]

#36052

Diese Frage geht doch über weit über die Rechtssicherheit von Absprachen per Email hinaus.

Beide Firmen müssen sich Fragen hinsichtlich folgender Punkte gefallen lassen:
– Dokumentenlenkung
– Handhabung von technischen Änderungen (Zeichnungen, Spezifikationen, Stücklisten…)
– Machbarkeitsprüfung
– Erstmusterprüfungen
– Freigabeverfahren
– Rückstellmuster
– Einsatzmeldung von Änderungen
– Kennzeichnung von neuen/geänderten Produkten

Ich glaube die Archivierung von Emails ist dabei das kleinste Problem.

[Autor]

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