Elektronische Dokumente

[qualitaet-2006]

#24626

Hallo,

wir beabsichtigen unsere bisherige Lenkung der QM-Dokumente von der Papierverteilung auf digitale Veröffentlichung umszustellen.

Wir werden dazu ein Verzeichnis freigeben, in die diese Dokumente (voraussichtlich als PDF) für jeden einsehbar sind, aber nur ausgewählte Personen Schreibrechte besitzen.

Bisher haben wir den Aufbau Deckblatt – Änderungsmitteilung – Verfahrensanweisung verwendet.

Wie handhabt ihr das bei elektronischen Dokumenten mit den Änderungsmitteilungen?
Ist es hier sinnvoller diese an den Anfang oder das Ende der Verfahrensanweisung zu stellen oder als separates Dokument zu veröffentlichen.

Vielen Dank vorab für hilfreiche Informationen aus der Praxis.

Beste Grüße
Stefan

— Auf der Straße zum Erfolg sind immer wieder Baustellen —

[Frank_Hergt]

#60088

Hallo Stefan!

Denk‘ doch einfach vom „Kunden“ aus: Wie oft interessieren sich Deine Leser für die Änderungsmitteilung? Alles weitere sollte dann klar sein.

PS: Aus dem gleichen Grund haben wir das Deckblatt durch eine größere Kopfzeile auf der ersten Seite ersetzt.

Schöne Grüße

Frank

„Mother, should I trust the government?“ (Pink Floyd / THE WALL)

[evereve99]

#60089

@Frank,

interessanter Ansatz, einfach mal zielgruppenorientiert denken….

Was beinhaltet diese Kopfzeile, bzw. kann man da mal irgendwie ein (Blanko-)Beispiel sehen?

Und auf der ersten Seite habt ihr eine andere Kopfzeile als auf den restlichen?

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

geändert von – evereve99 on 13/07/2011 13:14:21

[Frank_Hergt]

#60090

Hallo Evereve99!

Die Kopfzeile (bei manchen unserer Vorlagen ist es auch die Fußzeile) beinhaltet alles, was sich normalerweise auf dem Deckblatt breitmacht – nur halt etwas kleiner geschrieben:

Nummer, Index, Dateiname, erstellt am von Unterschrift, geprüft am von Unterschrift.

Wenn Du in Word auf die Kopf- oder Fußzeile den Rechtsklick machst, bekommst Du ein Menü, daß auch den Schalter „wie vorherige“ beinhaltet. Wenn Du den bei der zweiten Seite ausschaltest, hast Du auf den folgenden Seiten eine andere Kopf- oder Fußzeile als auf der ersten. Weitere Umschalter gehen dann nur über Abschnittswechsel. Ich bin noch auf Word 2002, aber die Funktionaliät müßte es auch weiterhin geben.

Viel Spaß!

Frank

[Barbara]

#60091

Bei Office 2007 kannst Du direkt nach dem Einfügen einer Kopfzeile im Reiter „Entwurf“ einen Haken setzen bei „Erste Seite anders“.

Viele Grüße

Barbara

_____________________________________

Eine gute wissenschaftliche Theorie sollte einer Bardame erklärbar sein.
(Ernest Rutherford, Physiker)

[evereve99]

#60092

…die technische Umsetzung alternierender Kopfzeilen war jetzt weniger mein Problem – schließlich habe ich Word seinerzeit programmiert ;-)

War eher neugierig wie so ein Dokument aussieht.

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Frank_Hergt]

#60096

DU warst das!?!?!?

Da gibt es einen ganzen Haufen Kollegen, die Dich seeehr gerne mal sprechen würden……

[evereve99]

#60097

Gerne!

Schick sie vorbei.

Ich bin ja hier!

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[qualitaet-2006]

#60113

Danke für den einen Hinweis bei sieben Postings. Hatte mir da mehr erhofft.

Viele Grüße
Stefan

— Auf der Straße zum Erfolg sind immer wieder Baustellen —

[Rainaari]

#60116

Wir veröffentlichen Änderungsanzeigen in einem Separaten Dokument (Change Control), welches in einer Separaten Übersichtsdatei gepflegt wird. Bei inzwischen über 1000 dokumentierten Änderungen sehr lustig. ;)

Ich persönlich würde eine Liste der letzten (z. B. ) 3 Änderungen im Dokument bevorzugen, ob diese nun am Anfang oder Ende steht, ist eigentlich wurscht.

mfg Rainaari

[FritzWunderlich]

#60117

Hallo Stefan,

hier mal folgende Idee (bei Kunden abgeguckt):

Grundidee:
Intranet im eigenen Betrieb einrichten.

Alle Dokumente mit Indexstand etc. sind direkt oder über Verknüpfung in einer Datenbank gespeichert.

Für jedes Dokument wird eine Zuordnung zu den Kollegen festgelegt („Das muß Kollege Meier unbedingt lesen“).

Bei Neuanlage oder Änderung eines Dokument werden vom System automatisch Benachrichtigungsmails an die entsprechenden Kollegen versendet. Diese melden sich anschließend im System an und bestätigen, dass sie die Änderungsmitteilung erhalten haben.

Die Änderungshistorie kann in der Datenbank oder auch direkt auf dem Dokument geführt werden.

PS: deinen letzten Beitrag kann ich nachvollziehen.

Gruß Fritz

[Autor]

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