Einführung QM

[Barbara47]

#21218

Liebe Forumsteilnehmer, unser Unternehmen (Bildungseinrichtung) soll nun auch zertifiziert werden.
Wir haben zwar einen QM-Beauftragten. Jeder Sachbearbeiter ist aber nun für seine Abteilung (hier Finanzbuchhaltung) selbst verantwortlich (= ist das der sog. Prozesseigener?) Er hat uns als Anhaltspunkt lediglich eine Prozessbeschreibung überreicht mit der Bitte uns nun einmal selbst um unsere Abteilung zu kümmern.
Nun bin ich schlichtweg ratlos, wie wir überhaupt beginnen sollen.
Diese Prozessbeschreibung zu Grunde legen und sie entsprechend an unsere Gegebenheiten/Arbeitsabläufe anpassen. Entsprechende Dokumente beilegen? Aktenplan erstellen? Organigramm erstellen? Hab versucht im Netz eine Anleitung zu finden, bin aber leider nicht wirklich weiter gekommen.

Wäre bitte jemand so freundlich uns kann mir einfach mal die Initialzündung geben und mir mitteilen, wie wir am besten beginnen können? Vielleicht sehe ich auch den Wald vor lauter Bäumen nicht?

Vielen Dank im Voraus, mit freundlichen Grüßen
Barbara

[s.Oliver]

#35692

Hallo Barbara,

soweit liegst du mit deiner Meinung gar nicht falsch.

Jede jeder Prozess besitzt einen Prozesseigner (meist ein Abteilungsleiter).

Euer QM-Beauftragter will nun, dass ihr euere Abläufe selbst dokumentiert (wer, wenn nicht ihr weiß am besten was ihr macht).
Daher Prozessbeschreibungen hernehmen und an das was ihr macht anpassen. So genau wie nötig und so frei wie möglich ;-)

Nebenbei sei mir die Frage gestattet, wenn euch die Initialzündung fehlt, wieso kann die euch, euer QM-Beauftragter nicht geben? Ich seh ihn eigentlich in der Pflicht zu beraten und zu unterstützen.

Grüße
s.Oliver

[Barbara47]

#35694

Lieber s.Oliver, herzlichen Dank für Deinen Beitrag.
Dann fange ich am Montag einmal damit an, die überlassene Prozessbeschreibung für meinen Bereich entsprechend anzupassen.
Ich werde mir einen QM-Ordner für meinen Arbeitsbereich einrichten.
Könntest Du mir vielleicht noch mitteilen, ob ich (bin außerdem für die Personalverwaltung zuständig) auch sämtliche von uns verwendeten Formulare (z. B. Personalstammblatt, Mitteilung der GF über Gehaltsveränderungen etc.) als Muster in den QM-Ordner einheften muß.
Müssen denn alle Unterlagen bei uns in der Abteilung vorliegen oder genügt ein Hinweis im QM-Ordner wo sie aufbewahrt werden.
Z.B. externe Vorgaben wie Gesetzliche Regelungen, Arbeitsgesetzte, Steuergesetze, SV-Recht. Wir sind ja nur ein kleines Unternehmen und haben nicht alles in doppelter und dreifacher Ausfertigung, sondern meist alle Unterlagen im Büro der GF.

Einen schönen Abend und wie schön, dass einem hier sogar am Wochenende geholfen wird.

Liebe Grüße, Barbara

[Barbara47]

#35695

Sorry noch ein Nachtrag:
Zitat on:
Nebenbei sei mir die Frage gestattet, wenn euch die Initialzündung fehlt, wieso kann die euch, euer QM-Beauftragter nicht geben? Ich seh ihn eigentlich in der Pflicht zu beraten und zu unterstützen. Zitat Ende

Ich denke Du hast mit Deiner Vorstellung nicht unrecht und die Frage ist gerne gestattet ;-)
Der QM-Beauftragte ist dermaßen im Stress (da er nicht nur diesen Aufgabenbereich betreut, sondern noch etliche andere Dinge), dass er uns mit ein paar kurzen Worten die Prozessbeschreibung überreicht hat und nun sind wir wohl selbst in der Pflicht. Wie schon von Dir ausgeführt, wer außer uns kann denn auch den Arbeitsbereich so genau beschreiben.
Aber trotzdem werde ich mir wohl am Montag noch einige weitere Infos holen müssen, da mir die weitere Vorgehensweise noch nicht klar ist.

Barbara

[TÜV-Groupi]

#35697

Hallo Barbara,

wenn ich es richtig sehe, dann hat die Momentane Aufregung bei euch möglicherweise den Hintergrund, dass Bildungsträger zum einen über ein QMS verfügen sollen und zum anderen wartet warscheinlich die Träger- und Massnahmenzulassung gemäss SGB III / AZWV, auf euch. Euer QMB scheint diesbezüglich wohl auch überfordert zu sein. Versuche es doch mal über den BBB (Bundesverband der Bildungsträger) und schau dir da mal das Kompendium zur AZWV an. Dort sind die Anforderungen an ein QMS sowie die erforderlichen Adapitionspunkte zur AZWV enthalten. Zum anderen sollte euch euer QMB nicht nur auffordern eure Prozesse zu beschreiben sondern euch auch klar mitteilen nach welcher Norm euer QMS denn ausgerichet sein soll. Da gibt z.B. Systeme nach : ISO, BQM, LQW, EFQM, die für Bildungsträger in Frage kommen.

[Barbara47]

#35700

Lieber TÜV-Groupi, auch Dir vielen Dank für Deine Ausführungen. Du hast „den Nagel auf den Kopf getroffen“ (Momentane Aufregung ),-))). Auch den Hinweis auf das AZWV finde ich hoch interessant.
Hoffentlich komme ich jetzt ein paar Schritte weiter. Muß einfach noch mehr Hintergrundinformationen einfordern.

Allen einen schönen Abend und liebe Grüße, Barbara

[Jürgen]

#35708

Hallo Barbara,
der Aufbau eines QM-Systems ist i.d.R. mit einigem Aufwand verbunden – und er wird noch viiiiel größer, wenn das Unternehmen „mal eben so“ anfängt – ohne Mitarbeiter hinreichend über den Ablauf zu informieren und ohne ihnen klare Arbeitsaufträge zu geben. (Damit meine ich nicht Dich, sondern eher den QM-Beauftragte und die Leitung. Auch wenn sie hierfür nachvollziehbare Gründen haben mögen, die Arbeit und der Nerv werden für alle Beteiligten größer!).

Im ersten Schritt,zumindest wenn es um die ISO 9001 geht, sollten die qualitätsrelevanten! Prozesse identifiziert werden. Es ist gut möglich, dass die „Finanzbuchhaltung“ hier herausfällt. (kurz umrissen heißt q-relevant, dass entweder Kundenkontakt besteht oder die Qualität der Dienstleistung direkt beeinflusst wird).
Es ist schon richtig, dass die Darstellung der Ist-Prozesse durch die jeweiligen Mitarbeiter erfolgen sollte. Aber gerade in kleinen Unternehmen,in denen (fast) alle (fast) alles machen, kommt man oft schneller zu Ergebnissen, wenn nicht jeder „seinen“ Prozess dokumentiert, sondern in Arbeitsgruppen gleich alle Prozesse, die miteinander verflochten sind, zusammen dargestellt werden.

Ich weiß nicht, inwieweit Du die Norm kennst, aber als Muss wird dort nicht allzuviel gefordert. Sie kann sehr flexibel an die jeweiligen Bedingungen angepasst werden. Ob z.B. bestimmte Dokumente in einen QM-Ordner hinterlegt werden oder nicht, entscheidet ausschließlich das Unternehmen. Wichtigste Grundregeln sollte dabei sein: 1) Pragmatisch bleiben. 2)Nichts tun, was sinnlos erscheint! (Zumindest nicht mit der Begründung, dass dies von der Norm gefordert würde.)

Vielleicht noch ein hilfreicher Tipp: In diesem Jahr gibt es unter bestimmten Voraussetzungen EU-Fördergelder für kleine und mittlere Unternehmen, die ein QM-System aufbauen wollen. Förderfähig sind z.B. entsprechende MA-Schulungen und externe Beratungen. Falls Du näher interessiert bist, kannst Du mir gern eine E-Mail schicken.
Gruß
Jürgen

[Anonym]

#35712

Hallo Barbara,

ich will ja nicht demotivieren, aber für meine Begriffe ist die FIBU ein Unterstützungsprozess (Steuerberater, Bilanzbuchalter u.ä. einmal ausgenommen) und den würde ich als solchen nicht ins QMS nehmen.

Beste Grüße,

Tim

[TÜV-Groupi]

#35728

Hallo Brabara,
keine Ursache, helfe gern.
Nebenbei bemerkt, wenn Du noch spezifische Fragen bezüglich der Zertifizierung hast, bitte nicht scheuen mich anzusprechen, Zertifizierungen von Bildungsträgern gehört u.a. zu meinem Job beim TÜV.

Gruss Peter

[Anonym]

#35729

Hallo Barbara,

es gibt da ne schöne Faustregel.
Sag was Du tust und tu was Du sagst.

Unter diesem Hintergrund kann man die Prozesse ziemlich allgemein beschreiben, damit nicht bei jeder kleinen Änderung das Aktualisierungsfieber ausbricht.

Gruß
Harald

Gruß
Harald

[IsoMan]

#35734

@ Tim,

manchmal muss man unterstützende Prozesse aber doch in die Prozesslandkarte einbauen. Bei uns ist die FIBU ebenfalls in der Prozessdarstellung drin als U-Prozess, da sie das Mahnwesen, die Zahlungseingänge sowie das strategische Controlling beinhaltet.
Daher, die generelle Aussage, dass FIBU als U-Prozess nichts im QMS zu suchen hat, kann ich nicht unterschreiben.

IsoMan

[Anonym]

#35752

@ISO Man:

Da hast Du wohl Recht.

Ich hab da voll auf die Zertifizierung abgehoben.

@Barbara:

Ich würde es -wie immer – Top down bottom-up machen, also:

Zuerst im Organigramm die einzelnen Orgaeinheiten und -untereinheiten raussuchen und damit die Prozessverantwortlichen. Mit denen gibts dann nen Workshop, in dem die grobe Prozesstruktur festgelegt wird. Dann werden in kleineren Gruppen die einzelnen Prozesse ermittelt und beschrieben.

WICHTIG!!!! Hier immer NUR das Ist beschreiben, die Verbesserungen kommen später. Ihr könnt Verbesserungsvorchläge aufnehmen, müsst dieses aber auch als solche kennzeichnen. Wenn Ihr in dieser Phase „Ist“ und „Soll“ durcheinander bringt, war die ganze Abeit für die Katz.

Wenn die Doku dann steht, wird sie noch einmal mit den Prozessbeteiligten durchgegangen und dann als Gültig in Kraft gesetzt. Dann geht der KVP über das innerbetriebliche Vorschlagwesen und das Problemprotokoll allgemein los.

Ach ja, noch etwas: Die Erstellung einer Prozessdokumentation ist ein Projekt und wie jedes Projekt muss es intern promotet werden, also sowohl gegenüber den Mitarbeitern, als auch gegenüber der GL

Grüße,

Tim

[Barbara47]

#36353

Liebe Forumsteilnehmer, ich möchte mich bei allen sehr herzlich für die netten und informativen Beiträge bedanken. Hatte in der letzten Zeit sehr viel zu tun und bin daher nicht dazu gekommen, hier im Forum mit zu lesen.
Mittlerweile sind die Prozessbeschreibungen erstellt und es kehr wieder ein wenig mehr Ruhe ein ;-)

Allen einen schönen Sonntag und mit lieben Grüßen, Barbara

[Barbara47]

#36354

Lieber Peter, auch Dir vielen Dank für das nette Angebot!
Ich habe nun doch noch eine Frage zu der „Lenkung von Dokumenten“. Hierzu soll eine Dokumentenliste erstellt werden. Bedeutet dies nun, dass wir jedes einzelne Dokument (also zum Beispiel auch die Dokumente, die wir aus unserer Gehaltsabrechnungs- bzw. FIBU – Software bekommen, wie Gehaltsabrechnung, Lohnjournal, Kostenstellenauswertung etc.), aufführen müssen und wo es abgelegt wird?
Da kann man sich doch nur an der Prozessbeschreibung orientieren und zu jedem Punkt überlegen, welches Dokument hier angewendet wird?

Zusätzlich wird noch ein Aktenplan benötigt. Ist dies ein Dokument, welches in die einzelnen Ordner als eine Art Deckblatt eingeheftet wird (mit einer Aufzeichnung aller im Ordner abgehefteten Schriftstücke) oder ein Dokument, welches im Aktenschrank kenntlich macht, wo sich welcher Ordner befindet und in dem zum Beispiel auch vermerkt wird, wenn Ordner ausgeliehen werden und an wen?
Oder vielleicht etwas ganz anderes?

Vielleicht könntest Du mir hierzu noch einen Rat geben?

Vielen Dank schon jetzt und mit lieben Grüßen, Barbara

[Barbara47]

#36542

Liebe User, ich möchte meinen Beitrag noch einmal nach oben schieben, vielleicht meldet TÜV-Groupi sich ja noch einmal diesbezüglich.

Vielen Dank und mit lieben Grüßen,Barbara

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