Dokumentenverwaltung

[Sylvana]

#24867

Hallo, ich bin ein werdender QMB und verstehe noch nicht ganz, was alles Dokument ist und was eine Aufzeichnung ist. wir haben bei uns zur Lenkung zwei Dateien und ich tue mich schwer mit der Zuordnung. Checklisten, Formblätter, Formulare/Protokolle etc. Ist nicht alles beides? Wo gehört was hin. Z.B. eine Checkliste zur Ladungssicherung: Theoretisch ist sie als Vorlage/Formblatt ein Dokument und ausgefüllt eine Aufzeichnung. Das bedeutet, sie muss in beiden Dateien geführt werden? Könnte man Dokumente und Aufzeichnungen auch in einer gemeinsamen Übersicht (mit entsprechender Kennzeichnung) führen? Hat jemand einen Tipp (z. B. Internet/Literatur) wo ich gute Erklärungen dafür finde?

vielen Dank im voraus

Sylvana

[medi12]

#61655

Hallo Sylvana,

Ein Dokument ist eine Vorgabe und eine Aufzeichung ein Nachweis. Das heißt, dass z.B. Deine Checkliste erst dann zu einer Aufzeichnung wird, wenn Du was reingeschrieben hast. Das unausgefüllte Exemplar der Checkliste gehört also zu Dokumente und das ausgefüllte Exemplar zu Aufzeichnungen.

Ich bin mir nicht sicher, ob ihr mit den beiden Dateien „Dokumente/Aufzeichungen“ auf dem richtig Pfad seid.

Gruß, medi

[Michael]

#61656

Hallo Sylvana!

Zuerst: Herzlich willkommen bei uns im Forum!

Ich verstehe dich richtig, Du unterscheidest zwischen Vorgabedokumenten und Dokumenten die bearbeitet / ausgefüllt sind?

Im allg. gibt es die Forderung, das Dokumente gelenkt, aktuell und auffindbar sein müssen. Ob das in einer oder mehr Datenbanken ist, ist eigentlich egal. Wichtiger ist, das die Dokumente für den Anwender erreichbar und zu bearbeiten sind. Ist festgelegt wer unterschreiben bzw. bearbeiten muss7darf7soll? Archivierung? Aufzeichnungen sind halt Dokumente mit Inhalt (bearbeitet) Gesetzliche- oder Kundenvorgaben bei der ganzen Sache nicht vergessen. Wahrscheinlich habt ihr eine menge Listen, Nachweise, etc. die auch für Kunden oder Behörden als Nachweise dienen bzw. vorgelegt werden müssen. Hier ist die SIFA meistens mit im Boot.

Gruß
Michael

[evereve99]

#61657

Hallo Sylvana,

du beantwortest dir deine eigene Frage bereits richtig: Datei oder leeres Blatt gleich Dokument.
Ausgefülltes Dokument gleich Aufzeichnung.

Was erfasst ihr denn in der Datei „AUFZEICHNUNGEN“ genau?

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Anonym]

#61658

Hallo,

„Aufzeichnung“ bildlich = Darauf Zeichnen.

Gruß,

Martin S

[QM-FK]

#61677

Hallo, Sylvana,

die Unterscheidung kommt wohl daher, dass man eine Menge Formblätter hat und will diese nicht mit den Aufzeichnungen vermischen.
Formblätter können / müssen Änderungen angepasst werden.
Wenn aber jemand (auch aus Versehen) Aufzeichnungen ändert, bröselt die ganze Nachweiskette.
Daher wohl die Trennung.
Tipp:
Aufzeichnungen immer als pdf abspeichern, dann sind einmal die unabsichtlichen Änderungen kein Thema mehr. Nur noch mit dem Löschen aufpassen ;-|

Viele Grüße
QM-FK
—
Don’t think it – ink it.

[kugi]

#61692

Hallo Silvana,

ersteinmal herzlich willkommen beim besten QM-Forum im Netz ;-))

wir behandeln das so: Die Dokumente sind bei uns die „Master“ und werden in unserem Handbuch mitgeführt. Die Aufzeichnungen, d.h. Formulare und alles was irgendwie auszufüllen ist, Schulungspläne, Kompetenznachweise etc. werden in den jeweiligen verantwortlichen Abteilungen abgeheftet nachdem sie „bearbeitet“ wurden. Bei Änderungen der Dokumente werden im Handbuch nur die aktuellen Versionen gehalten und alle bekommen die Anweisung ausschliesslich die neuen Dokumente zu benutzen.
Vielleicht hat es Dir ja ein bisschen weitergeholfen.

lg
kugi

[Sylvana]

#61959

Hallo und vielen Dank für eure Antworten,

ich habe das System so übergeben bekommen und wollte nicht gleich alles ändern, wenn sich mir die Hintergründe noch nicht erschlossen haben. Bin dabei, allen Vorlagen jetzt Nummern zu verpassen nach Bereichen. Das wurde beim letzten Audit bemängelt. Bis jetzt weiss ich mir noch nicht anders zu helfen, als dann die Formulare doppelt zu erfassen – leere Vorlage bei den Dokumenten und ausgefülltes Blatt bei den Aufzeichnungen, z. B. bei Reinigungsprotokollen. Wie wird das bei euch gehandhabt? Gibt es einfachere Möglichkeiten? Muss man die Dokumente und Aufzeichnungen trennen oder kann man die in einer Liste pflegen?

LG

Sylvana

[evereve99]

#61961

Hallo Sylvana,

ja, es geht viel, viel einfacher. [:0]
Löse dich zuerst von dem Gedanken, dass du jeden ausgefüllten Zettel in irgendeiner Liste führen willst.

Es geht darum, dass es allgemeine Regeln gibt, wo und wie die Aufzeichnungen im Unternehmen aufgehoben werden. Kugi reißt es bereits gut an. Beschreibe zum Beispiel, dass die Aufzeichnungen direkt in der Abteilung in Schränken aufgehoben werden – wenn das so ist.

Bei uns sind die Vorgaben so, z. Bsp. bei Warenausgangsdokumenten (und davon haben wir jedes Jahr bestimmt 10m³):
In Pappkisten auf Paletten im Lagerbereich XYZ
Geschützt vor Nässe, Staub und Mäusen
Jede Kiste eindeutig beschriftet mit Datum von – bis, Abteilung, laufende Nummer, welcher Kunde/Empfänger.
MEHR NICHT!!!

Es geht hier schlicht und ergreifend um Nachvollziehbarkeit/Wiederauffindbarkeit.
Warum ist das wichtig? Weil Zollbehören gerne auch mal 7 Jahre später kommen und Ausfuhrdokumente sehen möchten – und dann sparst du richtig Zeit, wenn du die Sachen leicht wieder findest !!!!! (5!)
[;)]

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[QMKrause]

#61972

Hallo Sylvana,

bei uns wird es wie folgt gemacht: alle Formblätter, also Dokumente ohne Inhalt werden bei mir im Anhang des Handbuches mit einer laufenden Nummer und dem jew. Revisionsstand geführt. Im Handbuch ist geregelt, wer diese Formblätter erstellen und freigeben darf. In den jeweiligen Arbeitsanweisungen der Abteilungen wird dann Bezug auf das Formblatt XY genommen. Hier wird dann auch dokumentiert, wer es ausfüllt und wo und in welcher Form es (mit Inhalt) abgespeichert wird. z. B. Formblatt Wareneingangsprüfung; leere Vorlage im QMH mit Revisionsnummer; ausgefüllte Wareneingangsprüfungen werden durch die Abt. QS im Verzeichnis XY gespeichert. Gibt es eine Änderung an der Vorlage, wird diese zur sofortigen Nutzung freigegeben und entspr. im Handbuch geändert. In einer weiteren Übersicht dokumentieren wir die Archivierungsfristen/Löschungsfristen. Hoffe, dies hilft Dir weiter. VG, Bettina

[evereve99]

#61973

Hallo Sylvana,

mittlerweile ein wenig klarer für dich geworden??

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Autor]

Beiträge