Dokumentennummern oder nicht??

[Q-Manager]

#20270

Hallo,

ich habe kürzlich ein Managementsystem kennenglernt in dem die Dokumente keine Dokumentennummer hatten. Diese wurden nur durch den Titel (Name des Dokuments) sowie durch eine Gültigkeitsdatum und einer Version bezeichnet.
Es stellte sich mir die Frage, ob dies nicht auch ausreichend ist. Zumal das Dokument durch seinen Namen eindeutig gekennzeichnet ist.
Bisher kannte ich nur Systeme die mit den Dokumententitel und einer dazugehörigen Dokumentennummer gearbeitet haben.

[stephan_35]

#30486

Klar reicht völlig aus

Stephan

[Q-Manager]

#30487

Hallo, um die Anforderung an gelenkte Dokumente zu erfüllen, ist keine Dokunummer nötig? Nur ein Versionsdatum oder Nummer und ein Gültigkeitsdatum??

[Q-Planer]

#30495

Hallo Q-Manager,

ich stimme Stephan zu: Unbedingt notwendig ist die Nummern-Kennzeichnung der QM-Dokumente nicht.

Ich halte es aber für sehr sinnvoll, sich bei der Kennzeichnung von derartigen Papieren an die entsprechende Gliederung im Managementhandbuch (oder einem anderen übergeordneten Dokument) anzulehnen.

Und wenn da die Dezimalklassifikation gewählt wurde, erleichtert es das Auffinden von Formularen doch ungemein, wenn die auch so klassifiziert sind.

Gruß

WH

[chris80]

#30497

Hallo Q-Manager,

also zwingend notwendig ist eine nummerierung nicht, allerdings würde ich als ordnungsliebende Person dann unbedingt auf jedem Formular die jeweilige VA,AA,PA,PK… vermerken, da ich mir vorstellen kann das es ab einem bestimmten Umfang unübersichtlich werden kann.

Grüsse von der Spree

Chris

[Frank_Hergt]

#30505

Hallo Q-Manager!

Ich würd’s auditieren. Reingehen, fragen: „Nach welcher Anweisung arbeiten Sie?“ „Wo steht die?“ Woran sehen Sie, ob die gültig ist?“. Wenn jeder alles, was er braucht, jederzeit findet, ist das System ok. Großes Achtung: Die Anforderungen an ein Dokumentenverwaltungssystem steigen exponentiell mit der Firmengröße. Und schnell wachsende Firmen verpassen gerne mal den Zeitpunkt, ab dem ihr System nicht mehr ausreicht.

Schöne Grüße

Frank Hergt

[Autor]

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