Dokumentenmatrix

[nadja]

#19662

Hallo liebe Leute

wenn jemand meint, er habe ein überschaubares Exemplar einer Dokumentenmatrix, dann bitte ich um Einsichtnahme. Meine Matrix wird immer länger und unübersichtlicher, da ich dort wahrscheinlich zuviel und zu detaillierte Daten angebe. Wird jedes Dokument einzeln erwähnt? Außerdem interessiert mich die Dauer der Archivierung. Der VDA-Band oder gesetzliche Bestimmungen sind mir bisher zu ungenau.
Danke im Voraus.

Gruß
Nadja

[Michael]

#27663

Hallo Nadja!

Wie wäre es denn mit folgender Vorgehensweise:

Bei der IHK (Hannover?) eine Liste mit Archivierungszeiträumen von Dokumenten anfordern. Dies deckt den kaufmännischen Bereich in jedem Fall ab und für die Technik ist bestimmt auch noch was drin.
Durchsicht der Kundenvorschriften aller A und B Kunden (Hier natürlich der Unterschied zwischen Auto- und nicht Automobil) und eventueller Bereiche wie Medizin und Lebensmittelindustrie. Da gibt es ebenfalls spezifische Forderungen.
Dann eine Analyse des ganzen und eine Umsetzung auf eure Dokumente. In der Matrix dürften nicht mehr wie 30 – 40 Dokumente stehen. Ich kenne keine Vorschrift, die besagt wie genau das festgelegt sein muß. Vielleicht geht auch eine Aufteilung der Matrix in Kaufleute und Techniker (Die können auch selber ihre Unterlagen auflisten) Denn im technischen Bereich (Produktions- und Prüfunterlagen) gibt es wohl einiges mehr. Die meisten Kunden beziehen sich doch eh nur auf die VDA Bände oder geben gezielte Vorgaben für ihre Unterlagen.
Mir hat mal ein Anwalt folgenden Tip gegeben: Nie mehr als vom Gesetzgeber oder Kunden vorgeschrieben. Denn eine längere Aufbewahrung verpflichtet dich auch zum Nachweis und zur evtl. herausgabe bei einem Rechtsstreit.
Michael

[atze]

#27673

Hallo Nadja und Michael,

wir haben bei uns 2 verschiedene Dokumentenmatrixen. Eine für interne Zwecke. Querverweise aller Formulare, AA, VA, PA und QMH zueinander.

Der zweite Teil sind alle externen Normen. Hier haben wir allerdings mindestens 1.000 Stück drin stehen. Ist ein riesiges Ding, läßt sich allerdings in Excel relativ gut verwalten, wenn du Autofilter angibst und den Normen oder sonstigen Dokumenten mehrere Spalten mit Bezügen zuordnest. Dann kannst du die Normen ganz easy sortieren lassen durch Ein- und Ausblenden und hast alles sehr schnell gefunden. Bei uns sind die Normen dann mit Hyperlink gleich mit der betreffenden PDF Datei verknüpt. Einziges Problem ist die Aktualität. Deswegen geben wir generell an, dass unsere Normen vor jedem Einsatz überprüft werden müssen auf Aktualität. Bei Kundennormen fragen wir jährlich einmal den aktuellen Stand ab.

Gruß Atze

[Michael]

#27674

Hallo Atze!

Wieso führt ihr die Normen als Dokumentenmatrix? Das macht doch keinen Sinn. Zum Thema Link und PDF. Ich hoffe das bezieht sich nicht auf DIN Normen. Laut Beuth Verlag soll das Strafbar sein. Damit ist der Kopierschutz angeblich nicht mehr vorhanden.

Michael

[nadja]

#27675

Hi Micha

bei der IHK anfordern? unentgeltlich?
Mach ich glatt…
Nur – interne Dokumente mit beispielsweise Maschineneinstellparametern, Schichtübergabeprotokolle und solche Dinge muss ich doch exakt aufführen, oder nicht? Gibts da Rubriken oder wie???

Hallo Atze

Ist zwar schön eine pdf einer DIN auf dem Rechner zu haben, aber tatsächlich heikel. Andererseits, wer überprüft das schon…

Gruß
Nadja

[Michael]

#27676

Hallo Nadja!

Wer überprüft das schon? Wenn Du Pech hast, kann dich ein Kunde oder sogar ein Mitarbeiter anschwärzen.

Warum machst Du aus internen Dokumenten keine Formblätter. Erstell eine Liste mit Namen, Revision, Datum und Formblattnummer und gut ist. Die Aktualisierung liegt in den Händen der Abteilungen. Du verwaltest nur die Liste.
Und wo steht eigentlich das Dokumente mit Einstellparametern etc. irgendwo gelistet werden müssen? Hab ich da was überlesen?

IHK / siehe Internet. Ist meistens über die Homepage zu erhalten. Kannst Du aber auch bei einer anderen IHK Versuchen.

Michael

PS Urlaub war gut. Aber Holland ist teuer geworden.

[atze]

#27678

Hallo an alle

Keine Panik

DIN Normen habe ich nicht drin nur die ganzen Kundennormen, von denen es allerdings eben extrem viele gibt. Bei DIN verwenden wir bevorzugt die DIN Taschenbücher von Beuth, da gibt es jede Menge Normen zum relativ kleinen Preis und die Überwachung des Standes ist relativ einfach.

Gruß Atze

[nadja]

#27721

Hallo Micha

was Du beschreibst ist eine Liste gültiger Dokumente. Die habe ich ja.
In der Dokumentenmatrix ist jedoch die Archivierungsdauer und der „Fundort“ sowie der Ersteller zu finden. Gut, letzteres steht auch auf den Formblättern.

Wie machst Du das mit den Dokumenten: Bekommt jedes Formblatt eine Nr.? Ich habe das zwischenzeitlich abgeschafft, weil ich es hasst immer in einer Matrix zu schauen, welche Dokument hinter der Nummer steckt. Die Revision kann man ja trotzdem darauf verewigen.

Evtl. sollte ich ein Dokument aus beiden Listen machen…

Das mit dem Urlaub bzw. den Kosten hab ich mir schon gedacht. Nächstes Jahr ist Schweden geplant, da wird es ähnlich sein. Aber der Norden ist einfach zu schön…

Gruß
Nadja

[Michel]

#27829

Hallo in die Runde.

Suche Informationen zu Aufbewahrungspflichten (nach Möglichkeit mit gesetzlichen Quellen) von technischen Dokumenten wie z.B. Betriebsanleitungen, Ersatzteillisten, Schaltpläne, usw.
Weiß da jemand was?

Bei uns sieht die Dokumentenmatrix folgendermaßen aus:
– Aufbewahrungspflicht
– Datenart
– Papierablage (Ja/Nein?)
– Vernichtungsart
– Rev. (Ja/Nein?)
– Freigaben (Ja/Nein? bzw. Wer?)
– Identifikation (z.B. Rev./Datum oder Stempel)

Überlege mir gerade diese Matrix mit „Archivierungsort“ und „Gesetzliche Quelle“ zu ergänzen. Ist dies ratsam?

geändert von – Michel on 09/11/2004 08:47:34

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