Dokumentenmanagement Software Sycat o. Share Point

[Q-Maximilian]

#23607

Hallo Forum,
wir ein Unternehmen mit 550 Mitarbeiteren stehen vor der Aufgabe eine Software für Dokumentenmanagment einzuführen.
Zur Auswahl stehen:
Sycat von Binner IMS (Sycat nutzen wir bereits zur Prozessmodellierung u. internen Auditierung). Eine Verknüpfung von Prozessen u. Dokumenten wäre somit hierbei ein grosses +. Leider ist das neue Software Modul (DocManager) in der uns angebotenenen Form erst seit ca. 2Monaten auf dem Markt, hat somit noch nicht seine Praxistauglichkeit bewiesen.

die andere Variante welche zur Auswahl steht, ist Microsoft Share Point. Welche seitens unserer IT ins Spiel gebracht wurde.

Hat jemand von euch bereits Erfahrungen bei der Einführung oder Anwendung einer dieser beiden Software’s in Verbindung mit Dokumentenmanagement?

Grüsse
Q-Max

[hadi]

#52078

Hallo Q-Max,

Die beiden SW-Produkte lassen sich nicht vergleichen, da sie ganz unterschiedliche Anwendungsbereiche abdecken.

Sycad ist wohl ein brauchbarer Prozessmodellierer, aber kein Dokumentenmanagementsystem. Das QM-Handbuch und ggf. auch eure Vorgabedokumente lassen sich damit verwalten, aber was ist mit den vielen Nachweisdokumenten, die bei jedem Vorgang der einen bestimmten Prozess durchläuft anfallen? Doch wohl eher nicht!

Der MS Sharepoint Server ist von den beiden Alternativen die bessere Lösung, da er endlich das alte Manko der Verzeichnisstrukturen ablöst und beliebige Dokumente den Objekten zugeordent werden können.

Die eigentliche Aufgabe, nämlich Dokumente verwalten, leistet übrigens jedes Dokumentenmanagementsystem. Da gibt es auch kostengünstige Lösungen.

Bin gespannt, wir ihr euch entscheidet.

Gruß
hadi

[Q-Maximilian]

#52079

Hallo Hadi,
danke für dein Feedback. Kennst du selbst beide Software’s genauer? Habt ihr sharepoint oder Sycat selbst im Einsatz? Wenn ja für welchen Zweck (Vorgabe oder Nachweisdokumente zu lenken)

Was hälst du davon Nachweis u. Vorgabedokumente nicht in einem System zu verwalten? (z.B. Vorgabe in Sycat, Nachweis über Sharepoint)

Wie würdest du den Vorteil Prozesse u. Dokumente (Vorgaben& Nachweise) in einem System zu haben beurteilen?

Bin betreffend der Verwaltung von Nachweisdokumenten im Sycat ebenfalls noch sehr skeptisch. Muss aber hierzu erst noch die SW näher kennen lernen. Ist wie erwähnt ein brandneues Produkt!

Gruss
Q- Max

[qualyman]

#52095

Hallo zusammen!

Gibt es in der Sache Dokumanagement keine Free- oder Shareware?

Hat jemand in der Q-Welt schon mal so was in der Richtung installiert?

Möchte mir eigendlich nur das Downloden der Software und das anschließende Löschen ersparen ;-)

Misserfolg ist die Chance, es beim nächsten Mal besser zu machen.

Henry Ford
Unternehmer 1863-1947

Gute Zeit!

Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!

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[Barbara]

#52114

Hallo qualyman,

sicher gibt es da auch Freeware, z. B.:
Links zu MemoMaster, IDEA und CueCards
Beschreibung von Fedora
DokuWork

Welche der Produkte gut oder weniger gut sind, kann ich Dir leider nicht sagen.

Viel Spaß beim Ausprobieren

Barbara

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Eine gute wissenschaftliche Theorie sollte einer Bardame erklärbar sein.
(Ernest Rutherford, Physiker)

[hadi]

#52116

Hallo Q-Max,

ich habe Erfahrung in der Aufnahme von Prozessen mit ViFlow. Die Mitarbeiter der Fa. ViCon sind Ehemalige von Dr. Binner die sich verselbständigt haben. Beide Produkte (SyCad und ViFlow) sind in einer Klasse im Leistungsstand anzusiedeln, da in einem gewissen Umfang die Daten ausgewertet werden können.
Es gibt da noch ganz teure Lösungen, wie z.B. ARIS von IDS Scheer, das mit SAP kompatibel ist. Das untere Ende bilden die reinen Zeichenprogramme, wie VISIO oder FlowCharter.

Der Share Point Server ist im wesentlichen eine Benutzeroberfläche, die mit einer SQL Datebank zusammen arbeitet. Er wird bei uns gerade eingeführt, d.h. ich kenne ihn lediglich aus Tests und die waren positiv. Sie lassen ihn zum Einsatz als Dokumentenmanagementsystem für unsere Zwecke als sindvoll erscheinen.

@ qualyman,

du fragst nach einem kostenlosen Dokumentenmanagementsystem. Ich denke du nutzt bereits eines, ohne es zu wissen.
Jede Verzeichnisstruktur auf einem PC ist schon so etwas. Immer wenn du ein Dokument speicherst und später wieder finden möchtest, ist das bereits die Basisanforderung an das Dokumentenmanagement. Ich denke du weisst, dass es genau so viele unterschiedliche Verzeichnisstrukturen, wie Benutzer gibt. Jeder hat seine spezifische Sicht auf die
Dinge, die er bearbeitet. Nun arbeitet aber selten jemand für sich allein. In der Regel müssen Kollegen(innen) ebenfalls Zugriff haben. Also wird über gemeinsam genutzte Ablagestrukturen und Zugriffsrechte nachgedacht. Irgend wann sind diese Strukturen obsulet, da sich neue, andere Aufgaben stellen oder wegen mangelnder Disziplin. Es ist ja auch mühsam bei jeder Bearbeitung eines Dokuments eine neue Kopie abzuspeichern, und schon ist der ursprüngliche Bearbeitungsstand verloren. Gerade der wird vielleicht einmal im Zusammenhang einer Auseinadersetzung wichtig.
Du siehst, dass zum Suchen und Finden, der Rechtvergabe, der Revisionsfestigkeit und noch einigen anderen Anforderungen der MS Explorer nun nicht gerade die volle Unterstützung bietet. Deshalb gibt es Dokumentenmanagementsysteme, die das Suchen und Finden über Stammdaten abwickeln, je nach Berechtignung ein Viewing anbieten bzw. nach dem Editieren automatisch Kopienen erzeugen und die ganze Historie abbilden.
Das Grundübel jedoch bleibt erhalten, du musst dir Gedanken machen, wie du etwas ablegen willst. Die Stammdatensätze sind nicht naturgegeben. Jedes Attribut das darin auftaucht ist festzulegen. Es sind die Dokumentenarten zu beschreiben und die Zuordungen zu treffen unter denen die neuen Dokumenten abzulegen sind (Klassifizierung). Das wiederum ist in jeder Firma und jeder Abteilung anders und eine Einigung auf den kleinsten gemeinsamen Nenner ist mühsam. Also mal eben was downloaden und gucken was das macht, hilft nichts. Es tut mir leid dir da keine einfachere Antwort gegeben zu haben. Zuerst müssen eure Anforderungen an das Dokumetenmanagement klar sein, bevor über die Unterstützung durch ein EDV-System nachgedacht werden kann.

Gruß
hadi

[Autor]

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