Dokumentenmanagement

[mosigkauer]

#24180

Hallo an Alle,
ich habe die Aufgabe ein Dokumentenmanagementsystem aufzubauen. Dabei stellt sich die Frage, wie wir die Dokumente im System strukturieren. Es stehen zwei Varianten zur Diskussion.
1. Dokumente werden strukturiert nach Bereichen und Produkten
2. Dokumente werden strukturiert nach der Art der Dokumente.

Jetzt die notwendigen Hintergrundinformationen:
Wir entwickeln und produzieren Medizinprodukte. Dokumente sind Hauptsächlich die QM-Dokumente (QMH, Prozessanweisungen, Arbeitsanweisungen, Formblätter, Q-Berichte, Prüfmitteldokumente, etc.), die Produktstammakte (technische Dokumentation) mit allen notwendigen Dokumenten und weitere Dokumente wie Vertriebsdokumente und Organisationsanweisungen.
Es sollen also nicht nur die Vorgabedokumente sondern auch die Belegdokumente im Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden.

Welche Struktur habt ihr umgesetzt?
Nutzt ihr spezielle Software?

Danke schon mal für die hilfreichen Antworten.

[evereve99]

#56994

Hallo Mosigkauer,

„Welche Struktur habt ihr umgesetzt?“

Startportal ist eine Excelmatrix mit Autofiltern und Links auf die Dokumente.

Die Links öffnen jeweils die freigegebenen Dokumente.

Kopien und Ausdrucke sind nicht gelenkt (Vermerk in der Fußzeile der Dokumente).

„Nutzt ihr spezielle Software?“

Word und Excel.

Denk daran, dass du auch Dokumente hast, die man u.U. nicht eindeutig zuordnen kann, da z. B. übergreifend für alle gültig.

Das System soll auch alle Aufzeichnungen steuern, und du bist am Ende der Hauptverantwortliche (lese ich jedenfalls so heraus…)?

Na, dann Nacht Mattes…..

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Bayernbazi]

#56998

Wir verwenden die Software DOXIS/evita von SER-solutions.

Dort kann man den Dokumenten bestimmte Attribute mitgeben und nach denen kann dann über Filter gesucht werden. Weiterhin wird dort das gesamte Änderungsmanagement + Archivierung sichergestellt (was mit EXCEL und WORD ja nun nicht unbedingt geht). Bestimmt ist das im Bereich Medizinprodukte eine Kernforderung.

Ich denke aber das die Dokumente in erster Linie nach den Unternehmensprozessen ausgerichtet sein sollten.

[Barbara]

#57004

Hallo mosigkauer,

ich seh das wie Bayernbazi: Prozess-orientierte Dokumentenstruktur ist näher an den Mitarbeitern und erhöht damit die Chance, dass auch mal in die Dokumente reingeschaut wird.

Außerdem hast Du dann direkt auf einen Blick alle für Dein Produkt relevanten Dokumente.

Die Relationen in einer Datenbank so hinzubiegen, dass Du auch eine Liste nach verschiedenen Dokumenten-Arten herausbekommst, dürfte ein leichtes sein.

Bei Software-Lösungen fürs DMS kenne ich mich nicht so aus, vermute aber auch, dass MS-Office wegen der hohen Anfälligkeit für Manipulationen ungünstig ist.

Viele Grüße

Barbara

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Eine gute wissenschaftliche Theorie sollte einer Bardame erklärbar sein.
(Ernest Rutherford, Physiker)

geändert von – Barbara on 04/11/2009 13:03:05

[Anonym]

#57007

Hallo,

Dokumentenmanagement beruht ja darauf, alle Dokumente zu indexieren (Suchschlagwörter) und dann in einen Topf zu werfen. Rausgefischt werden die Docs über Suchbegriffe.

Das kann ich mit MS Access auch, habe ich mir gedacht, und ein eigenes Dokument-Management für unsere Bedürfnisse geschrieben.

Alle Doks müssen in den vorgegebenen Access-Feldern wie folgt (manuell) indexiert werden:

-Hyperlink auf Dokument
-Suchbegriff(e)
-Gültig für Prozess / Abteilung
-Oberbegriff Dokument (z.B. VA, Notfallplan..)
-Dokumentverantwortung (Name des MA)

Die Indexierung erfolgt – bis auf Suchbegriffe – über vordefinierte Auswahlfelder, um Tippfehler etc. auszuschliessen. Der Hyperlinkeintrag zum Dokument ist Mausgesteuert.

Über eine Access-Suchmaske kann man nun die Dokumentsuche nach diesen Kriterien starten.

Also z.B. suche alle Verfahrensanweisungen für den Prozess xy.

Access listet anschliessend die Hyperlinks zu den gefundenen Dokumenten mit kurzer Bechreibung auf.

Mausklick auf Link – Dokument da.

Weiterer Vorteil ist, dass die Zuweisung der Dokument-Verantwortung dafür Sorge trägt, wer das Dokument hegt und pflegt.

Dazu habe ich das Organigramm in Acess hinterlegt, dass sich per Mausklick auf das „bedienen“ lässt. Mausklick auf Organigramm-Funktion öffnet ein Fenster mit allen Infos über die Funktion (Name der Funtkionsträger, deren Qulifiktaitonsnachweise, Stellenbeschreibungen, Einarbeitungsplänen und auch eben auch die Dokumentverantwortung).

Ein Schritt weiter ist dann die Verlinkung der Dokumente in die Prozesse, was sich auch über Access darstellen lässt.

So mal als Anregung.

Gruß,

Martin S

[Frank_Hergt]

#57008

… und an dieser Stelle noch mein üblicher Nebenhinweis:

Bei Access sind Programm und Datenbank verknüpft. Kleinweich gibt keine Garantie, daß ein mit einer bestimmten Version von Access geschriebenes Programm nach einem Update auf die nächste noch läuft. Damit ist dann auch die Datenbank tschüß. Es gibt auch keine Garantie, daß ein Uralt-Access auf dem nächsten Windows noch läuft. Nein, für Linux auch nicht.
Unsere EDV war schon kurz davor, Access offiziell zu verbieten.

Schöne Grüße

Frank

„There’s no problem too great for running away from it.“ (Charlie Braun)

[Rainaari]

#57009

Servus,

bei uns werden die Dokumente zunächst nach der Art strukturiert:
Entwicklung, Device Master Record, Vorgabedokumente, Device History Record.

Die Ablage erfolgt in entsprechenden Verzeichnissen. Der Zugang zu diesen Verzeichnissen ist z. T. eingeschränkt, sodaß nur QM am DMR oder Vorgabedokumenten schrauben darf bzw. für die Aktualität dieser Dokumente verantwortlich ist.

Vorlagen für den DHR / Produktdokumentation befinden sich in einem eigenen Bereich. Auf den jeweiligen Desktops liegen Verknüpfungen zu den Dokumentenvorlagen.

Das System funktioniert, ist allerdings Wartungsaufwendig. Software ist Windows, Word, Excel. Word und Excel sind zusätzlich mit einigen Macros aufgepeppt, die beim Erzeugen, Suchen und Verwalten von Berichten helfen.

mfg

Rainaari

[Anonym]

#57011

Hi Frank,

das Update-Problem von Kleinweich ist mir bekannt, trotzdem Danke für den Hinweis.

Da ich die Access-Programmierung durchweg mit Standard-Makros, -Abfragen und -Filter, d.h. ohne selbstprogrammierte SQL-Skripte vornehme, hat sich diese Problematik bislang – nach 3 Updates ausgehend von Accss 95 – nie bemerkbar gemacht.

Ich bin ja auch kein Programmierer, sondern, sondern normaler „Access-Dummie“, der die Annehmlichkeiten der Standard-Funktionen nutzt.

Es könnte jedoch bei Access-Datenbanken mit eigenen Skripten Update-Probleme geben, ganz klar. Daher – keep it simple, keep it QM :-)

Gruß,

Martin S

[Bayernbazi]

#57018

Ach ja, mir fällt dazu auch noch etwas ein. Im Zuge der GDPdU-Einführung (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ist doch jede Firma dazu verpflichtet eine Dokumentenverwaltung einzuführen und gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen. Wir nutzen zumindest hier das gleiche System.

[Qubi]

#57118

Hallo,

eine Darstellung des DMS entsprechend der Organisationsstruktur würde ich favorisieren.

Ach noch ein Hinweis an dieser Stelle, wenn hier vielleicht auch personenbezogene Daten längerfristig integriert werden sollten.

Nicht jedes DMS ermöglicht das Löschen von Dokumenten! Das kann gerade im Zuge des Datenschutzes hinsichtlich des Vernichtens von personenbezogenen Daten ein Problem darstellen!

gruß,
Qubi

[mfunk]

#57149

Hallo,

eine günstige Möglichkeit unter Windows könnte sein:
– Ablage auf Netzlaufwerken
– Indizierung der Dateien per Windowswerkzeug ( -> Ordner/Eigenschaften/Allgemein <Erweitert>
[]Dateien für schnelle Suche indizieren
Leider ist mir unbekannt, ob die erzeugte Indexdatei nur für den Nutzer zugänglich ist, oder für alle, die auf den Ordner zugreifen können. Alternativ könnte auch ein solches Programm eingesetzt werden:
http://docsearcher.henschelsoft.de/.

Grüsse mfunk

Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>

[Barbara]

#57244

Hallo Matthias,

willkommen im Qualitäter-Forum.

Es ist ja schön, dass Du von Eurer Software begeistert bist. Wir haben hier im Forum allerdings klare Regeln für Werbung, gegen die Dein Beitrag leider verstößt.

Gerne gesehen sind alle Beiträge, die die Meinung/Erfahrung von Anwendern widergeben.

Weniger gern gesehen ist offene Werbung nach dem Motto „Wir stellen Produkt XY her und würden Euch gerne damit beglücken.“

Sehr unschön finden wir als Anwenderbeitrag getarnte Werbung, die sich auf den zweiten Blick als Vertriebs-Posting (z. B. von hans.meier@produkt-xy.de) herausstellt. Damit machst Du Dich hier unbeliebt und schwächst Dein (vielleicht sogar gutes und brauchbares) Produkt.

Viele Grüße

Barbara

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(Ernest Rutherford, Physiker)

geändert von – Barbara on 24/11/2009 15:48:01

[Anonym]

#57247

Vielen Dank für die Info Barbara.
Das Hinweise auf eigene Produkte nicht erwünscht sind habe ich überlesen. Der Beitrag wurde von mir gelöscht.
Mfg
Matthias

[Barbara]

#57248

Hallo Matthias,

danke.

Viele Grüße

Barbara

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Eine gute wissenschaftliche Theorie sollte einer Bardame erklärbar sein.
(Ernest Rutherford, Physiker)

[hagazuza]

#57254

wir haben es hier einfach gehalten:

Prozessorientierter Aufbau, verteilung nach aktualisierung mittels Verteiler (+Link) an alle Prozessbeteiligen, Frist sich zur Unterschrift zu melden…

Die Verfahrensanweisungen sind prozessübergreifend für alle gültig,
den Prozessen zugordnet werden prozessspezifische Arbeitsanweisungen. in den AA ist in der Kopfzeile der Prozess genannt, auf eine Nummerierung haben wir verzichtet.

Klappt gut, und ist einfach– der QMS Ordner ist gesperrt, alle freigegebenen Anweisungen sind als PDF für alle einseh- und kopierbar….

Schmerz erzeugt Bewusstsein (C. Morgenstern)

[Autor]

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