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Hallo zusammen,
ich bin Neuling in diesem Forum, habe mir jedoch in den letzten Monaten viele Anregungen und sehr gute Tips hier holen können.
Ich habe mich nun dazu entschlossen auch aktiver Teilnehmer zu werden, da ich mir sicher bin, mit Eurer Hilfe meine täglichen Aufgaben noch besser bewältigen zu können; nach dem Motto „Gemeinsam sind wir stark“.
(Vielleicht habe ich ja auch den ein oder anderen guten Tip auf Lager).
So, genug geraspelt, ich brauche jetzt Eure Hilfe:
Bei unserem TS 2 – Zertifizierungsaudit hat
der Auditor u.a. bemängelt, dass unsere Dokumentenlenkung keine Regelungen zu dokumentationspflichtigen Unterlagen enthält.
Vor allem die Aufbewahrungszeiten waren teilweise nicht korrekt .
Den Part Beschreibung „Lenkung von Dokumenten“ incl. Sicherheitsteile habe ich gelöst. Jedoch habe ich absolut keine Idee, wie eine zweckmäßige Dokumentenliste aussehen könnte, die sowohl die Originalformulare, wie auch Aufzeichnungen beinhaltet. Zudem weiß ich nicht, wie und ob ich unterschiedliche Archivierungszeiten (z.B. FMEA, PPAP o.ä. für „normale“ Teile und für Teile mit besonderer Archivierung) in die Liste aufführen kann.
Welche Aufzeichnungen und Dokumente sind „D-Kennzeichnungspflichtig“?
Wie habt ihr das gelöst??
Über viele Anregungen würde ich mich sehr freuen.
Vielen Dank im voraus
Gruß Rolf
Hallo Rolf,
erstelle eine Matrix in der die gelenkten Dokumente aufgeführt sind, der Archivierungsort angegeben ist und die Archivierungsdauer natürlich. Ich habe noch den Ersteller eingefügt, damit ich jederzeit weiß, wer bei Änderungen verantwortlich ist bzw. einbezogen werden muss (kann man aber auch auf den Dokumenten selbst verewigen).
Die Dokumentenmatrix ist in zwei Teile aufgeteilt: Vorgaben und Aufzeichnungen. Das hat den Grund, da Aufzeichnungen nicht ungültig werden können.
Bin gespannt wie andere es handhaben. Scheint mir trotz langjähriger Anwendung und Durchläufe durch Audits etwas zu umfangreich. Würde es gerne vereinfachen.
Gruß
Nadja
Hallo Nadja,
vielen Dank für Deinen Tip.
Ich denke ich komme jetzt ein großes Stück weiter.
Vielleicht meldet sich ja doch noch der ein oder andere mit weiteren Tips.
Gruß Rolf
Wir machen es ähnlich Nadja mittels einer Exceltabelle
Also wir haben früher auch die Dokumentenmatrix in Vorgabedokumente und Aufzeichnungen aufgeteilt. Heute haben wir nur noch eine Matrix, in der wir alle Formulare nach der Reihenfolge mit Archivierzeit, Ersteller und verwalter aufgelistet haben. An die Formulare anschließend sind alle anderen Unterlagen, wie Lieferschein, Aufträge aufgelistet. Nach dieser Methode ist es bei uns schneller möglich die Archivierungsdauer zu finden. Es wird dadurch auch eher reingeschaut. Wir habens auch in einer Excel-Datei erstellt. Gruß
Geri
Geri
Hallo,
ich kann aus Erfahrungen empfehlen, die Vorgabe und Nachweisdokumente gleich den Prozessen zuzuordnen und dies nicht mit einer separaten Tabelle zu steuern.
In unseren Prozessbeschreibungen gibt es einen Punkt Dokumentenlenkung (und diesen gibt es bei allen Prozessbeschreibungen) hier werden dann gleich die entsprechenden Vorgabedokus und die entsprechenden Nachweisdokus in Form einer kleinen Tabelle eingepflegt.
Name des Dokuments (Bitte den Namen des Vorgabedokuments angeben)
Erstellung/Änderung (Wer ist der Ersteller?)
Änderung/Archivierungsort (Wo wird das Dokument archiviert?)
Archivierungsdauer (Wie lange wird das Vorgabedokument archiviert?)
Verantwortlich Archivierung / Löschung
So hat man gleich die Vorgabe und Nachweisdokus dem Prozess der diese nutzt und aus dem diese entstehen zugeordnet und benötigt keine separate Tabelle zur Steuerun.
Prozessorientiert!!!
Grüße
Hallo Rolf,
mache das Ganze gleich in der entsprechenden Schildkröte als Unteroption relevante Dokumente. Dann hat dein Auditor mit Sicherheit keinerlei Probleme. Doks sind sowohl ein Prozessinput als auch ein Ergebnis.
Keep on fighting!
