Dokumente mit besonderer Archivierung

[KlickKlack]

#19514

Hallo zusammen,

kann mir einer von euch vielleicht sagen, nach welchem Muster diese Dokumente identifiziert werden ? Wie geht ihr überhaupt mit diesen Dokumenten um, reicht es sie irgendwo auf dem Server finden zu können oder stapelt ihr die Hardcopies davon im Keller … Fragen über Fragen ;-)

Vielen Dank vorab und Gruß,
Thomas

[alblondie]

#26916

Hallo Klicklack,

hier mal eine kurze Übersicht aus meiner Richtlinie für die Lenkung von Dokumenten:

Unbegrenzt:
Unterlagen von historischer oder für den Bestand und Weiterführung des Unternehmens von
wesentlicher Bedeutung:
Beispiele:
Verträge über Firmengründungen, Zusammenschlüsse; Unterlagen über wesentliche
organisatorische Änderungen; Auflösung bzw. Verkauf von Firmen oder Firmenteilen, Verträge,
Lizenzen, Patente, Patentanmeldungen; FuE Berichte,
Unterlagen über die Zusammenarbeit auf technischen Gebieten mit Hochschulen,
Instituten und anderen Firmen.

30 Jahre:
Urteile und Urkunden zur Feststellung von Ansprüchen

10 Jahre:
Handelsbücher, Inventare und Bilanzen mit Anlagen; Buchungsbelege und
sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; Richtlinien
und Organisationsvorschriften; technische Unterlagen von besonderer
betrieblicher Bedeutung; sonstige Unterlagen von besonderer betrieblicher
Bedeutung; Ausfuhrunterlagen bei Export im Rahmen einer
Sammelausfuhrgenehmigung.

6 Jahre:
Handelsbriefe, Unterlagen aus dem Geschäftsverkehr mit fremden oder
verbundenen Unternehmen (einschl. Landesgesellschaften); sonstige
wichtige Unterlagen; Unterlagen für den Preisnachweis bei öffentlichen
Aufträgen, Angebote mit Auftragsfolge.

Orginalverträge über die eigenen Immobilien oder Unterlagen mit Unterschriften (z. B. bei Arbeitssicherheitsschulungen) u. ä. wird als Papier aufbewahrt.
Der Rest wird auf Microfichen oder per PDF/GIF archiviert.

Unterschieden wird nach öffentlichen, internen, vertraulichen und streng vertraulichen Dokumenten. Entsprechend gilt es auch bei der Vernichtung: Papierkorb, Reiswolf, Entsorgung über Fachbetrieb bzw. bei Digital: Löschen durch User bis digital mit „0“ überschreiben und wenn es hart auf hart kommt bei CD’s und Disketten ja leicht möglich die mechanische Zerstörung durch Schreder.

Besondere Sorgfalt ist bei persönlichen Dokumenten (Bsp: Arbeiten mit Aspest oder genverändernden Produkten) und Produkthaftungs-/ Arbeitssicherheitsdokumenten (auch Richtlinie 94/9/EG) an den Tag zu legen.

Grüße Alblondie.

PS: Ich würde Dir ja gern die Richtlinie schicken aber da müsste ich etliches rauslöschen und so ist sie als „interner Gebrauch“ gekennzeichnet.

[KlickKlack]

#26918

sag mal alblondie, woran hast Du dich denn orientiert, als Du diese Liste entworfen hast ? Ich weiss mit mindestens der Hälfte der genannten Dokumente gar nichts anzufangen ?!?!

Zur Auswahl müßte es dann ja eine Verfahrensanweisung oder so geben an der man sich orientieren kann … sehe ich das richtig oder stehe ich jetzt total im Wald ?

Gruß,
Thomas

[Vivian]

#26921

Hallo Thomas,

keine Panik. Viele kaufmännische Dokumente sind so im Handelsgesetzbuch genannt. Dort sind z. T. auch Archivierungsfristen angegeben. Andere Fristen stammen aus dem Steuerrecht.

So richtig toll finde ich die Übersicht nicht, weil halt viele Mitarbeiter nicht wissen, was ein Handelsbrief ist. Unter Handelsbriefen versteht man sämtliche Dokumente, die zum Vertragsabschluss führen. Dazu gehören z. B. auch die Protokolle mündlicher Vertragsverhandlungen. Die Dokumente von Angebot bis Rechnung gehören eh dazu.

Ich vermisse die Nachweise für Prüfungen, Produktvalidierungen, Einstellpläne für Maschinen, Kalibrierprotokolle etc. Vielleicht gibt es diese Dokumente jedoch bei Alblondie nicht. Tatsächlich fehlen sämtliche Personaldokumente. Dokumente zur Sozialversicherung sind 30 Jahre aufzubewahren. Andere Unterlagen können 10 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters entsorgt werden.

Bei der Entwicklung und Produktion von sicherheitsrelevanten Teilen für die Automobilindustrie werden häufig vom Kunden Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren gefordert.

Wenn eine Menge Dokumente anfallen, würde ich eine entsprechende Dokumentenmatrix aufstellen. In dieser sind aufgeführt: Name des Dokumentes (es gibt kein Dokument ohne Namen), der Bereich in dem das Dokument anfällt, Aufbewahrungsfrist und Standort nach Archivierung. Wie du die Matrix übersichtlich unterteilst, musst du mal ausprobieren. Meine Mitarbeiter suchen unter der Hauptüberschrift ihres Bereiches. Der Chef sucht nach kaufmännischen Begriffen oder nach einer sachlichen Gruppierung.

Wenn die Dokumente zentral archiviert werden – eigentlich ideal – müssen die Unterlagen einer festzulegenden Frist eingezogen werden. Entweder werden sie dann in Papierform archiviert oder verfilmt. Daten kann man heute auf DVD`s brennen. Wichtig ist, dass sie bei Bedarf schnell wieder zur Verfügung stehen. Eine ordentliche Archivordnung ist vor allem bei Platzproblemen einiges wert.

Viel Spaß beim Akten abstauben

Vivian

[alblondie]

#26922

Hallo Vivian,

Du hast schon recht, es fehlen hier massig an Dokumente. Ich habe vieles von Siemens übernommen. Insgesamt gabs in der Datei weit über 1000 (!) Dokumente. Ich bin gerade dabei mir eine Übersicht zu schaffen, was WIR überhaupt haben. Und von den Dokumenten kenn‘ ich auch höchstens 40%.
In einer Sache muss ich Dir wiedersprechen: Personaldokumente würde ich wesentlich länger archivieren um unangenehmen Prozessen aus dem Weg zu gehen. Da bin ich gerade am recherchieren. Die Rechtsabteilung des VDMA empfahl mir beispielsweise Personaldokumente bei Mitarbeiter, die mit genveränderlichen Stoffen arbeiten bis zum Tod des Mitarbeiters zu archivieren (also man geht hierbei von 90 Jahre – Alter des Mitarbeiters aus).
Anders beim Steuerrecht. Hier würde ich eine Stunde nach Ablauf der Archivierungszeit die Dokumente vernichten (den Tipp bekamen wir übriegens von einer Bank!).

Vieleicht habe ich mit meiner Antwort oben etwas übers Ziel hinausgeschossen. Hier noch mal eine andere Hilfe für Klickklack:
Versuche erst einmal in den Abteilungen herauszufinden, welche Dokumente überhaupt vorhanden sind (ich hatte wie gesagt den Vorteil auf eine Siemensliste zurückgreifen zu können). Das kann etwas dauern, nimm Dir also etwa ein halbes Jahr zeit, es tauchen immer wieder neue Dokuemnte auf, wenn man glaubt, man hat jetzt alle. Dann werde Dir klar, welchen Status die Dokumente haben und wie Sie gelenkte werden (Freigabe, Einsehbarkeit (Digital oder Papier), Pflege etc.). In der Zwischenzeit kannst Du versuchen (und es wird beim Versuch bleiben! … glaub mir) einige Gesetze und Richtlinien zu rate zu ziehen und die Archivierungszeit festzulegen. Die anderen Dokumente kannst Du erst mal selebst festlegen, wie lange diese archiviert werden, nimm aber zur Sicherheit erst mal die nächst größere Archivierungszeit. Im Internet gibt es dazu auch ganz gute Übersichten. Einfach mal die Suchbegriffe „Archivierung Dokumente Zeit Zeitraum“ eingeben, da findet man schon einiges.
Dieses Thema verfolgt mich jetzt seit Februar 2001 und ich bin jetzt etwa zu 75% fertig! Und die Verfahrensanweisung (bei uns Prozessbeschreibung genannt) hat leider momentan 25 Seiten. Und sowas liest keiner mehr!

Grüße Alblondie.

geändert von – alblondie on 03/08/2004 09:56:28

[Vivian]

#26930

Hallo Alblonie,

1000 Dokumente – das ist ja der Wahnsinn, das will verwaltet werden.

Mit den Personaldokumenten gebe ich dir recht. Ich bin von einer 08/15-Firma ausgegangen. Bei Unternehmen, die mit radioaktiven Stoffen arbeiten, werden die Unterlagen auch länger archiviert. Die Mitarbeiter haben vielleicht mit 20 im Uran-Bergbau gearbeitet und befinden sich 40 Jahre immer noch in der Gesundheitsüberwachung der Knappschaft. Vielleicht gibt es hier sogar besondere gesetzliche Regelungen. Das wäre jedoch zu recherchieren.

Gruß Vivian

[KlickKlack]

#26931

Hallo Vivian und Alblondie,

vielen Dank euch beiden für die wertvollen Infos ;-) Da macht das Heulen wieder Sinn :-)))

Gruß,
Thomas

[Autor]

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