QM-Forum › Foren › Qualitätsmanagement › Dokument-freigabe vs. Dokument-gültigkeit
hallo qm-forum,
gem. der iso norm definition müssen dokumente, bevor sie angewendet werden, überprüft und freigegeben werden. das ist ja soweit klar.
ich hätte aber eine frage an euch, wie ihr das mit der gültigkeit eines dokuments hand habt?
ist bei euch ein dokument mit der freigabe auch gleich gültig (freigabedatum = gültigkeitsdatum?)
meine hintergedanken diesbezügl. betreffen nämlich änderungen.
änderungen laufen ja meist parallel, ist diese abgeschlossen fließt sie ein. nun ist es ja so, das bei änderungen meist viele dokumente zu ändern sind, naja genau da hab ich ein problem. die zu ändernden dokumente werden ja nicht alle zum selben zeitpunkt fertig u freigegeben. gültig werden dürfen sie aber erst, wenn die änderung abgeschlossen ist, das ist klar.
daher meine frage:
unterscheidet ihr zwischen freigabedatum und dem datum der gültigkeit eines dokuments?
danke für eure unterstützung.
aphel
Hallo Aphel!
Wir haben z.B. für Zeichnungen zwei Freigaben: Die des Konstrukteurs und die des Fertigungsplaners. Erst die zweite macht das Dokument für die Fertigung gültig. Und die ist nur ein Klick in SAP.
Schöne Grüße
Frank
„There’s no problem too great for running away from it!“ (Charlie Braun)
Hallo Aphel,
bei uns werden Dokumente aller Art (VA, Arbeitsanweisungen, Vorlagen, usw.) mit einem Freigabedatum versehen und in das vorgesehene Verzeichnis gespeichert.
Damit hat jeder, den es angeht darauf Zugriff und das Dokument ist damit frei.
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
Hi Aphel,
wir haben auf unseren Dokumenten ein Gültigkeitsdatum mit drauf, ab wann das Dokument gültig ist/wird.
Das Freigabedatum ist nicht separat aufgeführt sondern ergibt sich quasi selbständig aus dem Datum der Unterschrift, der Genehmigungsinstanzen.
Wichtig bzw. logischerweise muss aber gelten:
Gültigkeitsdatum muss nach Freigabedatum liegen!
(Achtung: Dies kann u.U. zu Problemen führen, bei z.B. sehr kurzfristigen/zeitnahen Dokumentenänderungen, wenn die Genehmigungsinstanzen nicht schnell genug arbeiten…
Hier ist vorher eine gute Abstimmung erforderlich!)
Gruß
M
Hallo Aphel,
wenn ein Dokument geändert werden muss entsteht eine neue Version. Bis alle Änderungen in Ordnung und abgesegnet sind ist das Vorherige immer noch Gültig. Mit der Freigabe wird das Datum „Gültig ab“ gesetzt und das Dokument wird in Umlauf gebracht.
Zwischen Freigabedatum und Gültigkeitsdatum muss eine gewisse Zeitspanne sein. Bei und sind das zwei Wochen. Diese Zeit ist nötig um das neue oder geändete Dokument zu schulen.
Wenn eine VA/AA freigeben ist, wird sie zum schulen an die entsprechenden Abteilungen verteilt. Innerhalb dieser Zeit müssen alle geschult werden. Mit dem Tag der Gültigkeit verliert die Vorversion seine Gültigkeit und wird eingezogen.
Wenn das Freigabe- und Gültigkeitsdatum gleich ist, wie stellst Du dann sicher das jeder zu diesem Datum über die Änderungen Informiert ist.
Grüße
Cara
Zum Beitrag von Cara kann ich eigentlich nur eins sagen:
Rööööchtööööög!
Genau so „sollte“ das sein, ist quasi der Idealfall.
Einzigstes Problem: In der täglichen Praxis habe ich schon die tollsten Dinge erlebt.. Gültigdatum vor der letzten Unterschrift Freigabedatum, etc.
Und vor allem die angesprochene „Vorlaufzeit“ birgt so seine Praxisproblemchen, „wenn’s mal wieder schnell gehn muss“… kennen wir ja alle zu genüge, nehm ich an!
Gruß
M
