Bürokratieabbau bei Reiseanträgen?

[schwarzbaer]

#24028

Hallo liebe Qualitäter Kollegen,

manchmal wird man mit komischen Fragen konfrontiert.
unsere Vertriebsaussendienstler sind an mich mit der Bitte herangetreten, für den Aussendienst eine permanente Reisegenehmigung zu erteilen, damit nicht jedes mal ein Dienstreiseantrag ausgefüllt und durch die Bürokratie geschickt werden muss.
Klingt nachvollziehbar, aber was ist mit dem Versicherungsschutz? Es muss im Fall des Falles doch dokumentiert sein, daß der Kollege auf Dienstreise war und wohin diese gehen sollte. Wie wird das bei Euch möglichst wenig bürokratielastig gehandhabt?

fragt und dankt, schwarzbaer

[Michael]

#55530

Hallo Schwaerzbaer!

Wieso sollst Du eine Reisegenehmigung erteilen? Ist das nicht Aufgabe des Vorgesetzten oder der Personalabteilung? Und warum brauchen Aussendienstler eine Genehmigung für Reisen, sie sind doch schon im Aussendienst.

Gruß
Michael

[Anonym]

#55532

Hallo,

Vertriebsmitarbeiter mit GPS-Sender ausstatten – und die Nachvollziehbarkeit ist gegeben.

Mal im Ernst:
Das muss Personalabteilung regeln.

Martin S

[marwei]

#55541

*Ironieschalter an*

Regelts doch wie bei uns:
Alle Reisen streichen! Nix mehr mit persönlichem hin und her…
„Multimedia-Conferences“ is the key word!

Und gleichzeitig verbessert ihr damit noch euren Cashflow… Dann braucht ihr schon nimmer so viel zu verkaufen ;-)

*Ironieschalter aus*

[Vivian]

#55542

Hallo Schwarzbaer,

das ist nun wirklich kein QM-Thema.

Bevor Du irgend etwas mit den Dienstreiseanträgen veranstaltest, solltest Du neben dem Personaler unbedingt den Buchhalter bzw. den Steuerberater der Firma konsultieren. Bei über 80.000 deutschen Steuergesetzen könnte sich der Weg lohnen.

Dienstreisen sind steuerrechtlich immer ein heißes Thema. Die entsprechenden Belege und Zahlungen werden gern vom Steuerprüfer des Finanzamtes unter die Lupe genommen. Ich habe schon erlebt, dass so ein Steuereintreiber wegen vermeintlicher systematischer Ungereimtheiten wochenlang die Buchhaltung eines Unternehmens lahm gelegt hat.

Ich weiß nicht, ob es vereinfachende Möglichkeiten für Mitarbeiter gibt, die sich permanent im Außendienst befinden. Ich meine, es gibt steuerrechtliche Regelungen für Mitarbeiter, die sich an ständig wechselnden Arbeitsorten befinden. Das nennt sich dann Einsatzwechseltätigkeit – schönes Wort.

Schöne Grüße

Vivian

[Gambas]

#55545

Hallo

Das mit dem GPS Sender ist garnicht so abwegig.
Ich kenne eine Firma, bei der die Aussendienstler entscheiden können, ob sie so eine Art Fahrtenbuch schreiben (wird als nervig empfunden), oder ob sie so einen GPS-Datenloggerstick dabei haben. Mit diesem ist zu jeder Zeit die Position feststellbar…
…hat natürlich auch ein „Gschmäckle“…

[schwarzbaer]

#55548

sorry, falsch formuliert. Ich will die Genehmigung natürlich nicht erteilen, das macht der Abteilungsleiter, sondern es geht hier um den Prozess, der aus Sicht der Vertriebler geändert werden müsste. Wir sind ein kleines Unternehmen (nur 100 MA) – wir haben keine Personalabteilung. Diese Tätigkeiten werden von mir, der FiBu und dem Sekretariat mit übernommen…

[Michael]

#55550

Hallo!

Dann macht doch einfach ein Formblatt, das der Reisende ausfüllt. Der Chef genehmigt und alles ist gut.

Gruß
Michael

[Gambas]

#55551

Hallo

…sorry Michael, aber war das nicht genau das, was geändert werden sollte?

Schönes WE

[el_verde]

#55552

Hallo,

wir haben auf unserem Laufwerk einen sog. Anwesenheitskalender (Excel). Hier muss jeder eintragen, wann er sich wo befindet. Einen Reiseantrag habe ich noch nie ausgefüllt (bei 67 Auswärtsterminen in 2008)

Über UMTS und VPN hat jeder die Möglichkeit, auch von unterwegs auf diesen Kalender zuzugreifen und zu pflegen. So kann jeder sehen, wer wann wo ist. Sog. Kaffee-Fahrten sind somit ausgeschlossen.

el verde

Der Klügere gibt nach – diese traurige Wahrheit begründet die Weltherrschaft der Dummheit.

geändert von – el_verde on 05/06/2009 14:04:56

[Michael]

#55553

Hallo Gambas!

Mag sein, aber ich hab bis heute nicht verstanden, was eigentlich das Problem ist? Wollen die MA mehr Entscheidungsfreiheit? Will der Chef das alle mit dem eigenen Auto fahren und er zahlt nicht mal KM Geld? Soll die Übernachtung selber gezahlt werde? Oder gibt es nur Hotels bis 50€? Etc. etc. Mir wäre eine genaue Beschreibung des Problems doch schon ganz recht. Schließlich hat jeder Chef interesse daran, die Abläufe so effektiv wie möglich zu gestalten (oder nicht?) Oder fehlt es an Entscheidungskompetenz? Fragen über Fragen.

Gruß
Michael

[Gambas]

#55554

So Sachen wie Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwandsätze usw. sollten normalerweise durch eine Reiserichtlinie geregelt sein.
Dies ist dann vom Reiseantrag unabhängig und gilt generell.
Daß Aussendienstler sich die Fahrten genehmigen lassen müssen, finde ich auch komisch… bei Innendienstlern siehts da anders aus.
Ich denke es geht um die Nachvollziehbarkeit der Reisebewegungen. So ein Logger läßt sich nach der Dienstreise auslesen und die fortgelegten Wegstrecken inclusive Zeit problemlos nachvollziehen.
Hat allerdings was von „Big Brother is watching you“.

Greetz

[Michael]

#55555

Hallo Gambas!

Richtig: Sollte, wir denken. Aber ist es so? Und genau die Infos fehlen mir, um darauf zu Antworten. So, und jetzt mach ich ertmal Kurzarbeit und werde wohl hoffentlich auch zu Hause mal Gelegenheit haben hier vorbei zuschauen.

Gruß
Michael

[schwarzbaer]

#55619

[Hallo Kollegen,

noch mal zur Erläuterung (ich hoffe, Ihr verzeiht die späte Reaktion, aber ich bin zurzeit mehr als ausgelastet):
es geht darum, das auch unsere Aussendienstler bisher jede Fahrt mit einem Formblatt und Unterschrift der GF / Abt.Leiter genehmigen lassen müssen. Dieser Bürokratismus soll weg.

Die Reiserichtlinie, welche Verkehrsmittel, welche Hotelkosten etc., ist davon völlig unberührt.
Nur unsere Buchhalterin streikt im moment, der ist die Dokumentation der Reisen im öffentlichen outlook-Kalender nicht genug, sie hat Bedenken wegen der Versicherung. Als nicht-Jurist kann ich das natürlich nicht einschätzen und wollte daher von Euch wissen, ob bei Euch auch für jede Reise (von per Arbeitsvertrag definierten Aussendienstlern) ein Antrag zur Genehmigung eingereicht werden muss.

gruß, schwarzbaer

[mfunk]

#55622

Hallo Schwaerzbaer,

ich muss jede Reise anmelden (bin aber auch kein Außendienstler). Zur Sicherheit habe ich ein unterschriebenes Blanko-Antragsformular zurückgelegt, dass die Kollegen – im Falle eines Falles – verwenden könnten.
Vorschlag:
Reiseantrag für eine Woche/einen Monat genehmigen lassen und als Sicherheit unterschriebenes Blanko-Antragsformular je Mitarbeiter zurückgelegen lassen.

Grüsse
mfunk

Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>

[Autor]

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