Benennung Dokumente

[Joy_mig]

#24414

Hallo zusammen,

zur Verwaltung meiner QM-Dokumentation liegt kein DMS-System vor, sondern wird irgendwo im Explorer abgelegt. Daher bevorzuge ich Benennungen, die auf der Prozesslandkarte sofort zu einem bestimmten Kapitel zugeordnet werden können, also z. B. PB_3.4_xxx (PB steht für Prozessbeschreibung).
Darüber hinaus gibt es natürlich eine Vielzahl von Dateien, die nicht ins QM-System fallen, aber auch einheitlich benannt werden, also z. B. TTMMJJ_xxx_V01 (V steht für Version).

Wie handhabt ihr die Benennung in euren Unternehmen? Gibt es eine einheitliche Leitlinie? Darf sich die Benennung von QM-Dokumente von den anderen unterscheiden und wäre das zweckmäßig?

Viele Grüße
Maria

[Anonym]

#58683

Hallo Maria,

Benennung der Dokumente ist ein Fall für sich – exisitert bei euch eine Bedienungsanleitung für die Benennung qualitätsrelevanter Docs ? Das wäre der 1. Schritt.

Der 2. Schritt: Sämtliche QM-relevante Dokumente in ein eigenes QM-Verzeichnis einstellen – die gehören „eingezäunt“.

Die Frage nach einer einheitlichen „Nomenklautur“, also Benennungssystemes, mach Sinn.

In Zeiten moderner Suchmaschinen (z.B. das kostenlose Tool „Google Desktop“ mit automatischer Indexierung) wird man jedoch meist darauf zurückgreifen, als sich vorab in die Nomenklautur hineinzulesen.

Ich habe trotzdem ein einfaches DMS in Access geschrieben, weil ich meine Prozesse relational abbilde, d.h. in einer Datenbank sind die Prozesse miteinander verknüpft – damit lassen sich auch die Dokumentlinks bequem an die Prozesse hängen.

Gruß, Martin

Martin S

[iso-män]

#58684

Hallo Joy_mig,
aus eigener Erfahrung kann ich dir folgende Tipps zu gelenkten Dokumenten an QM-Herz legen:

-Alle gelenkten QM-/ Unternehmensvorgaben (egal ob Vorgabedokument, Handbuch, Prozessbeschreibung, Verfahrenanweisung, etc. oder auszufüllende Formulare) zentral auf einem Laufwerk speichern (nicht 15 Verzeichnisse auf 5-7 Laufwerken).
-In diesem Laufwerk eine (zu eurem Unternehmen passende) Verzeichnis / Ordner-/ Unterordnerstruktur anlegen (je nach Anzahl der gelenkten Dok)
-Sinnvolle Berechtigungen / Rollenkonzept vergeben
-nur dieses eine Laufwerk wird gepflegt (nur was hier liegt ist gültig, alles andere ist veraltet)
-Dateinamen/Dokumentennamen immer so eindeutig und einfach wie möglich
-Dateiname sollte immer der Gleiche sein wie der Dokumentenname.
-Am besten immer die Revision (A,B,C, oder 1,2,3, etc.) mit im Dateinamen angeben (dann sieht man immer welche Dateirevision man vor sich hat ohne die Datei selber öffnen zu müssen.
-ob es für euch Sinn macht die Dateinamen gleich mit einem Nr-System zuversehen kann ich von hier nicht sagen, aber ich würde es mir gut überlegen (was bei Nr-Änderung/ neuer Nr´n-kreis, etc.)
-Dokumentenname und Revision sollten immer auf jeder Seite zu sehen sein (auch im Ausdruck).
-Angabe „Seite 1 von 2 (Seite)“ auch immer auf jeder Seite (auch im Ausdruck).
-Wenn du alleine die gelenkten Dokumente pflegst dann reicht es wenn du dir deine eigenen Formatierungen zu den Dokumenten notierst.
-Wenn das mehrere Personen machen kommst du um verbindliche schriftliche Formatfestleungen nicht herum.
-Ein Liste gelenkte Dokumente die alle wesentlichen Punkte der Dokumente zusammenfast ist sehr hilfreich.
-Auch Dokumente die nicht aus QM (Personal, Verwaltung, Arbeitssicherheit, ISMS, etc) entstammen kann man so elegant steuern.
-Ob ein fertiges DMS gekauft werden soll hängt von euch und euer Arbeitsweise ab.Bzw. von euerem Geldbeutel. Aber man kann auch durchaus erstmal mit einer MS-Explorerlösung und Zugriffsberechtigungen starten und später ausbauen.

Gruß aus dem Süden
iso-män

Wenn du noch Fragen hast, findest du meine email im Profil.

Wir sind die Leute vor denen uns unsere Eltern immmer gewarnt haben.

[qualyman]

#58688

Hallo Maria,

in den 4 letzten Unternehmen, wo ich im QM mitspielen durfte, war die Doku so an bzw. abgelegt, wie iso-man es beschrieb:
MS-Explorer mit generellem Leserecht für Alle und Schreibrechte bzw. Einstellrechte nur durch QM.
Bei Aktualisierungen von Dokumenten wurden die „Prozessowner und Schnittstellen“ per Email informiert (An…), dass etwas Neues (VA XYZ_V999) eingestellt wurde.
Zusätzlich wurde diese Information an alle Mailadressen zusätzlich verschickt (Cc..). Die Lesebestätigungen von den in An.. adressierten Mails wurden gespeichert. Damit war die Informationspflicht nachgewiesen. Ggf. erfolgte auch noch eine Schulung, generell bei Neuerstellung, themnbezogen bei Änderungen.

Noch eins: sichere immer die alten Versionen, von der ersten bis zur aktuellen.

Und zum Schluss: Deine Benennung von nicht QM-relevanten Dateien per Datum ordnet sich im Explorer von alleine, wenn Du das amerikanische Datumsformat verwendest:
Beispiel: JJ.MM.TT_xx_V01

Gute Zeit!

Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!

info ad quality minus first dot de

[Ami]

#58690

Hallo Maria,

wir haben einen Leitfaden erstellt, in dem die Dokumentennamen beschrieben sind. Damit aber keiner lange ein Dokument suchen muss, sind alle Prozessbeschreibungen, Formulare etc. im Intranet abgelegt. Jetzt wird es paradox, aber die Dokumente liegen auf den Abteilungsseiten im Intranet. Wenn eine andere Abteilung ebenfalls an diesem Prozess beteiligt ist, so haben sie einen Link auf ihrer Seite.
Unsere projektbezogenen Dokumente, wie Produktspezifikationen, Handbücher, Testanweisungen, haben ebenfalls einen einheitlichen Schlüssel. Diese Dokumente liegen aber dann im Projektordner.

Viele Grüße
Ami

[metaller]

#58693

Guten Morgen Maria,
wir haben das in der Prozessanweisung „Lenkung von Dokumenten“ beschrieben. Im Prinzip sind der Kreativität, Sinnhaftigkeit und Einfachheit keine Grenzen gesetzt, wobei der Schwerpunkt auf den letzten beiden Aspekten liegen sollte.
Im Prinzip ist eine Kennzeichnung der für das Dokument verantwortlichen Struktureinheit und ein Zähler plus Revisionsstandangabe (Version/Monat/Jahr) vorhanden. Dem Dateinamen vorangestellt ist ein simples Kürzel, um den Charakter des Dokumentes zu kennzeichnen (CL, PB, FB, … insgesamt nur ganz wenige).
Speicherort ist der jeweilige Server an den Standorten. Im Intranet ist ein Laufwerk nur für die QM-Dokumentation eingerichtet und durch Vergabe von Zugriffsrechten (nur Leserechte für Benutzer/Lese- und Schreibrechte für Lenker) eingerichtet.
Gruß Dietmar

[Anonym]

#58695

Wobei auch die eigentliche Lenkung der Dokumente geregelt sein muss:

– Haben die Personen eine Übersicht, für welche Dokumente sie verantwortlich sind ?

– Wenn sich ein beschriebener Sachverhalt ändert – wie erhält der Dokumentverantworltiche die Info, dass die Dokumentation geändert werden muss ?

– ist die Dokumentation modular aufgebaut, damit bei einer Änderung nicht gleich 10 verschiedene Dokumente gleichzeitig geändert werden müssen ?

– Wenn das Dokument terminrelevante Informationen enthält: Wie ist sichergestellt, dass diese Dokumente termingerecht gelenkt werden ?

…etc.

Martin S

[Autor]

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