Aufgabenbündelung auf einen Blick

[msb]

#23947

Hallo Forum,

mal eine Frage zur Abarbeitung von Aufgaben, die einem auf die unterschiedlichste Weise gestellt werden.
Es gibt Aufgaben, die bekommt man per E-Mail, dann bekommt man welche schriftlich aufgrund eines Auditberichtes oder einer Besprechung oder einem Kundenbesuch, oder, oder, oder …. Dann bekommt man mündliche Aufgaben zugesprochen usw.

Wie kann man das alles auf eine Oberfläche bündeln, damit ich
1. sehe, wann muss ich was erledigen?
2. alles auf einen Blick habe und nicht tausend Akten und Ordner und Dateien wälzen muss, bei dem ich fünfmal die Hälfte vergesse

Gibt es hierzu eine schlaue Software oder andere Lösung?
Wie macht ihr das?

Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

[Barbara]

#54803

Hallo msb,

ich trag mir das in meinem E-Mail-Programm ein, da hab ich neben dem Kalender auch eine Aufgabenliste (Thunderbird mit Lightning).

Viele Grüße

Barbara

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Eine gute wissenschaftliche Theorie sollte einer Bardame erklärbar sein.
(Ernest Rutherford, Physiker)

[Frank_Hergt]

#54808

Hallo msb!

Ich mache aus allem eine E-Mail. Notfalls von mir an mich. Ansonsten bitte ich um E-Mail oder PDF. Wenn ich etwas versende und das Ergebnis im Auge behalten muß, nehme ich mich selber mit auf den Verteiler. Dinge, die ich nicht sofort löschen will, wo es aber meiner Meinung nach nichts mehr zu tun gibt, kommen in ein separates Verzeichnis, das einmal im Monat reduziert wird.
So habe ich alles, worum ich mich kümmern muß, im E-Mail-Eingang. Haken an der Sache: Der umfaßt gerade mal wieder mehr als zwei Bildschirmseiten…

Schöne Grüße

Frank

„Es ist alles gesagt – nur noch nicht von jedem.“ (Karl Valentin)

[Luftfahrer]

#54809

Hallo msb,
ich bin auch der Meinung, dass man hier mit Outlook (oder einem anderen E-Mail-Programm) schon ordentlich bedient wird. Kommunikation erfolgt meistens bereits über E-Mail, dann kann man die Infos – Aufgaben gleich übernehmen. Dazu benutze ich mehrere E-Mail-Ordner und sortiere entsprechend. Unter „Aufgaben“ habe ich alle Themen, die ich bearbeiten muss. Hier kann ich den Status, Ablauftag und… verfolgen.
Wozu suchen, wenn schon was da ist?
Gruß,
Luftfahrer

[Gambas]

#54810

Hallo zusammen

Ich bin hierbei auf eine (sehr pragmatische) Lösung gestossen, die mir mittlerweile ganz gut gefällt.

Diese gelben Selbstklebe-Notizzettel kennt ja jeder. Von der selben Firma gibt es ein Freewareprogramm, mit dem man diese Notizzettel auf dem Desktop erstellen kann.

Man kann diese terminieren, auf dass sie einen an Termine erinnern, farblich gestalten nach Priorität anordnen, und, wenn man was erledigt hat, kann man die Zettel virtuell zerknüllen und wegwerfen. Falls sie auf dem Desktop stören kann man sie auch ausblenden usw.

…schöne und einfache Lösung, die hier in unserem Betrieb schon einige übernommen haben.

Grüße und schönes WE
Gambas

[msb]

#54819

Hallo zusammen,

@gambas,
solche Notizzettel kann man auch im Outlook anwenden.

@ E-Mail – Aufgabentool – User,
an euch die Frage, wie ihr schriftliche Maßnahmenkataloge, die Aufgaben enthalten, die ihr abarbeiten sollt, integriert?

Gruß msb

wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

[Frank_Hergt]

#54820

Hallo msb!

Hängen als Datei an der E-Mail. Der Übersicht halber kopiere ich mir oft die Punkte, die ICH abarbeiten muß, in die E-Mail. Wenn’s ganz hart kommt, schreibe ich mir zu einzelnen Punkten selber eine E-Mail.

Schöne Grüße

Frank

„Es ist alles gesagt – nur noch nicht von jedem.“ (Karl Valentin)

[msb]

#54821

Hallo Frank,

wenn du jetzt aber ein Blatt Papier auf deinen Schreibtisch bekommst, auf dem Aufgaben stehen, scannst du das dann ein und hängst es an ein E-Mail ran oder hast du nie einen solchen Fall?

Gruß msb

wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

[Frank_Hergt]

#54822

Entweder darf der Absender es noch mal als Datei schicken oder, wenn’s nur 2 Punkte sind, tippe ich die halt selber ab. Ich habe einen Restbestand von ca. 2% Papier auf dem Schreibtisch, die normalerweise zu irgendeiner E-Mail gehören. Den toleriere ich halt. Die nachhaltige Maßnahme wäre in Deinem Falle, über das Controlling dafür zu sorgen, daß die Stelle, die da Papier verschickt, aus dem nächsten Budget die Drucker gestrichen bekommt ;-)

Schöne Grüße

Frank

„Es ist alles gesagt – nur noch nicht von jedem.“ (Karl Valentin)

[Barbara]

#55166

Hallo zusammen,

ich bin gerade über eine nette kleine Freeware-Web-Anwendung gestolpert, die eine Aufgabenverwaltung, Kalender, usw. bereitstellt: http://www.o*pengoo.org
(ohne * natürlich, nur meint die Forumssoftware dass das Wort o*pen ohne * ein verbotener Begriff wäre.)

Vielleicht ist das für den einen oder anderen eine weitere Möglichkeit, um Aufgaben und Termine zu verwalten, vor allem weil das auch mobil funktioniert.

Viele Grüße

Barbara

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Eine gute wissenschaftliche Theorie sollte einer Bardame erklärbar sein.
(Ernest Rutherford, Physiker)

[Crizzy]

#55168

Hallo zusammen,

eine interessante Frage – mir geht es ähnlich wie msb. Viele Dinge bekomme ich auch per Email rein, aber es ist dann doch noch einiges, was ich per Telefon oder in einem Gepräch bzw. Besprechungen mitgeteilt bekomme. Ich habe es für mich so gelöst, dass ich mir bei Emails, wo ich noch was machen/mir merken muss, eine Erinnerung hinzufüge (wie ja schon von einigen zuvor beschrieben). Und den Rest füge ich kurz und knapp in einer Excelliste ein. In dieser setze ich mir auch Termine, welche farblich hinterlegt sind, so dass ich gleich sehen kann, ob ein Termin bereits überschritten wurde, er brennt oder noch Zeit ist. Wenn der jeweilige Punkt abgearbeitet ist, dann trage ich es ein bzw. blende aus/lösche… Solch eine Liste setzt natürlich eine regelmäßige Pflege voraus. Aber wenn man es täglich (oder zumindestens alle 2 Tage) aktualisiert, geht es ganz gut und man hat immer einen Überblick was so ansteht…

Liebes Grüßle,
Crizzy

[Autor]

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