Aufbewahrungsfristen

[MelP]

#20483

Hallo!

möchte gerne eine Dokumentmatrix erstellen, aus der ersichtlich ist wie lang und an welchem Ort ein Dokument aufbewahrt wird. Verfügt jemand schon über so etwas und könnte es mir schicken?
Falls nicht weiß jemand wie lange man ein Dokument aus dem QM-Handbuch oder interne Formulare aufheben muss?

Schönen Tag noch!

[mae]

#31425

Hi,
dasselbe wollte ich auch wissen! ich weiss, dass man diese Aufbewahrungsfristen selbst bestimmt, hab aber null ahnung was da angemessen ist.
das einzige was bei uns bis jetzt fest steht ist:
Aufzeichnungen (Prüfberichte) 5 Jahre
was ist mit den restlichen aufzeichnungen (schulungen, kundenzufriedenheit etc.) und den QM-Dokumenten?
hat jemand einen tipp für mich/uns?
gruss mae

[QSMark]

#31428

Hallo!

Bei uns ist es so das die minimale Aufbewahrungszeit für Compliance- relevante Dokumente 10 Jahre ist.

Gruß
Mark

[IsoMan]

#31430

Hallo,

denkt an die gesetzl. vorgeschriebenen Fristen (insb. HGB usw.) ausserdem bei sicherheitsrelevanten Teilen gibt es so etwas wie einen Lebensdauer.
Ansonsten regeln wir das Ganze in einer Excel-Tabelle. Mit unterschiedl. Aufbew.-fristen angefangen bei 1J bis zu 10J sowie im Sicherheitsmanagement der Lebensdauer des
Aggregats.

Keep on fighting!

[qualyman]

#31432

Hallo erstmal,

habe irgendwo gelesen, daß eine Archivierung bis zu 30 (dreißig)! Jahren Pflicht ist. Hängt wohl mit der Produkthaftung zusammen. Welche Doku das betrifft, weis ich nedde.
Aber bestimmt wird Jemand aus diesem super Forum es wissen und posten.

Spruch des Tages:

Wo alle das gleiche denken, entsteht nichts neues!

Gute Zeit!

Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung !

[dorni]

#31441

hallo zusammen
bis jetzt ist mir erst eine norm untergekommen, bei der kongrete angaben zur aufbewahrungsdauer gemacht werden. diese ist in der luft- und raumfahrt zu finden. in dieser EN 9130 sind 4 seiten nur den aufbewahrungsfristen gewidmet, weiß aber nicht, ob es im automotiv bereich auch so etwas gibt.
gruß aus dem verregneten österreich
dorni

[hccv]

#31442

Na klar qualiman,

doku nach dem Strahlenschutzgesetz..kann aber auch länger sein (bis 65 Lebensjahr des MA..wenn also ne 16 J. Azubine….)

LG
hccv

[Anonym]

#31443

Hallo,

eine gute Übersicht gibt es beim ZVEI.
Leitfaden „Aufbewahrung von Dokumenten“ mit konkreten Aufbewahrungsfristen und Referenz auf die dazu geltenden Rechtsvorschriften.
Link:
http://www.zvei.org/uploads/tx_ZVEIpubFachverbaende/Leitfaden_Aufbewahrungsfristen_15.4.02-6.pdf

Gruß
Rainer

[Harm]

#31444

Naja, als Vorgaben gibt es auch:

1. VDA / OEM z.B. Prüfergebnisse von sicherheitsrelevanten Teilen = 15 jahre

2. HGB für Vertäge usw.

3. andere Gesetze und Vorschriften

4. der gesunde Menschenverstand

[Vivian]

#31450

Hallo

die bisher vorliegenden Antworten dürften wohl kaum unserem hohen qualitativen Anspruch als Qualitäter genügen bzw. zur Aufklärung beitragen.

Also zur Aufklärung:

Unter dem nachfolgendem Link findet ihr eine Liste mit den aktuellen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – Stand 30.12.2004. Diese Unterlagen müssen z. B. bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt in äußerst transparenter Weise Prüfung zur Verfügung gestellt werden können.

http://www.krefeld.ihk.de/download/merkblaetter/recht_fair_play/aufbewahrungsfristen.pdf

Bei qualitätsrelevanten Dokumenten, wie z. B. Prüfprotokollen, -berichten trägt das Unternehmen das Risiko. Das Risiko kann das Unternehmen natürlich vom Produktrisiko und eventuellen Kundenforderungen abhängig machen.

Zur Erläuterung:

Die häufig genannte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren basiert auf dem Produkthaftungsgesetz. Das Unternehmen haftet bis zu 10 Jahren nach Inverkehrbringen des Produktes für daraus entstandene Schäden an Leib und Eigentum des Geschädigten.

Ganz wichtig!!!!!!

In dieser Frist muss das Unternehmen beweisen, das es unschuldig ist!!!

Die genannten 30 Jahre Aufbewahrungsfrist resultiert aus dem § 823 Bürgerliches Gesetzbuch. Der Paragraph wird auch häufig als „Unerlaubte Handlung“ bezeichnet.

Wichtig!!!!

Um Ansprüche nach diesem § durchzusetzen, muss der Geschädigte nachweisen, dass seitens des mutmaßlichen Verursachers ein konkretes Verschulden vorliegt.

Hier kommt es faktisch zu einer Beweislastumkehr gegenüber dem Produkthaftungsgesetz.

Nach eigener Erfahrung wird z. B. in der Automobilindustrie für sicherheitrelevante Teile eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren gefordert. Das sollte mit dem Kunden abgestimmt werden.

Wichtig ist, die Dokumente und Daten müssen so archiviert werden, dass sie über die Archivierungsfrist erhalten und lesbar bleiben. D. h. z. B. Schutz gegen Feuer, Wasser, Verlust, Unkenntlichkeit (z. B. Thermokopien) oder Vernichtung (z. B. Daten auf Magnetbändern).

Für spezielle Branchen, z. B. Medizinprodukte sowie beim Umgang mit Radioaktivität etc. könnte es weitere gesetzliche Aufbewahrungsfristen geben.

Ich hoffe, ich konnte euch etwas auf die Sprünge helfen.

Schöne Grüße

Vivian

[Q-Manager]

#31460

Hallo,

wir fassen die Aufbewahrungsfristen der ungültigen Dokumente nicht mehr in einer Übersicht zusammen. Sondern ordnen diese Dokumente gleich den Prozessbeschreibungen zu.

Unter dem Punkt Dokumentenlenkung einer jeden Prozessbeschreibung werden die Dokumente (mit Aufbewahrungsfrist, Ort der Aufbewahrung, Verantwortlich für Archivierung und Löschung) aufgelistet die zu diesem Prozess gehören. Als Beispiel zum Prozess interne Audit gehören die Dokumente Auditbericht, Auditplan, Auditcheckliste etc.

Ansonsten sehe ich es genauso, dass hier das Produkthaftungsgesetz die Vorgabe für die Aufbewahrung von 10 Jahren vorgibt.
Die Lebensdauer der Proukte muss natürlich mit berücksichtigt werden und auf die 10 Jahre addiert werden. Diese Lebensdauer der Produkte legt letztendlich der Hersteller fest.
Jedoch muss unterschieden werde was wirklich zur Produkthaftung an Dokumenten gezählt wird. Zum Beispiel archivieren wir die internen Auditbericht und Auditpläne nur 3 Jahre.

Grüße

geändert von – Q-Manager on 18/08/2005 10:18:20

[qualyman]

#31464

Hallo, isch bin´s schon wieder!

Also die 10 Jahre nach Abkündigung des Produktes (ab letztem Serienteil was hergestellt und ausgeliefert wurde) sind OK.
Es gibt allerdings noch bei den Automobilern die Ersatzteil-Lieferpflichten (3 bis 5 Jahren nach Abkündigung, je nach Kundenforderung). Natürlich sollte diese Zeit auch zu den 10 Jahren zählen.
Bei Produkten mit sicherheitsrelevanten Teilen (CC-Merkmale), wie z.B. Airbags, Gurte, Bremsen usw., sollten die Dokumenten und Daten 30 Jahre nach Abkündigung + Ersatzteilplicht archiviert sein (Produkthaftung!)
Ich habe während meiner langen Q-Laufbahn noch nie was entsorgt, immer per Papier, eingescannt, auf CD gebrannt, archiviert.
Ob es bis dahin noch Computers resp. Programme gibt, welche die nach Sohn-Vater-Großvater abgesicherten Daten noch lesen können, ist fraglich.
Auf alle Fälle habe ich meinen C64 mit den 5 1/2″ Scheiben noch funktionsfähig eingemottet.

Spruch des Tages:

Wir arbeiten in Strukturen von gestern
mit Methoden von heute
an Problemen von morgen,
vorwiegend mit Menschen,
die die Strukturen von gestern gebaut haben
und
das Morgen innerhalb der Organisation nicht mehr erleben werden“

Bleicher, K. ( 1993)

Gute Zeit!

Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung !

[Vivian]

#31487

Hallo Qualyman,

Verflixt noch ein mal,jetzt werde ich aber zum Erbsenzähler!!!

Die 30 Jahre Aufbewahrungsfrist resultiert nicht aus dem Produkthaftungsgesetz, sondern aus § 823 BGB.

Die Annahme, dass die 30 Jahre in irgendeiner Weise aus dem Produkthaftungsgesetz ableitbar wären, ist ein ganz ganz grober juristischer Schnitzer!!!!

Bitte in dieser Interpretation unbedingt aus dem Gehirn streichen!!!

Der 823 BGB ist eine der wichtigsten Generalnormen der deutschen Justiz. Danach kann jeder, der dem anderen eine Schuld für jedwede Schäden nachweisen kann, 30 Jahre lang zu Schadenersatzleistungen verdonnern. Der 823 geht dann immer noch, wenn alle anderen juristischen Mittel ausgeschöpft sind.

Bitte unbedingt merken!!!!

Schöne Grüße

Vivian

[Autor]

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