Aufbewahrung von Zeichnungen nach Scan

[pranjic]

#21013

Wir haben bei uns in der Firma ca. 25.000 Bauzeichnungen (Civil, Elektro, Rohrleitungen) eingescannt, die elektronisch jederzeit verfügbar sind. Nun ist bei uns die Frage aufgetaucht, wie lange müssen die Papierzeichnungen jetzt noch aufbewahrt werden. Ich arbeite im Engineering-Bereich einer Firma, die Chemikalien herstellt.
Wer kann helfen? Habe bei google nix darüber gefunden.

Gruß,
Sabine

[Harm]

#34685

Gibt es einen Unterschied zwischen den Papier- und den elektronischen Zeichnungen ?

Nein, warum müssen dann die Papierzeichnungen aufbewahrt werden ?
Sie können doch wohl jederzeit wieder ausgeplottet werden.

Das einzige Kriterium wären Original-Unterschriften z.B. von Kunden zur Freigabe der Zeichnung; wenn sowas nicht drauf ist können sie imho wech.

[pranjic]

#34687

Das ist ja die Frage? Wir haben von unserer Record Retention Abteilung die Antwort bekommen, dass die Originale noch 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Was ist in einem Schadensfall, müssen dann die Originale vorgezeigt werden, oder nicht? Gibt es irgendwo eine rechtliche Grundlage? Unsere Abteilung ist in zwei Lager gespalten, was diese Frage angeht.

Gruß,
Sabine

[Frank_Hergt]

#34704

Hallo Sabine!

Bei uns sind die Originale auf jeden Fall die Dateien. Es gibt allerdings auch einen Workflow hinter der Datenbank, so daß Änderungen und Freigaben inclusive der Personen nachvollziehbar sind. Das scheint mir der entscheidende Punkt zu sein. Eingescannte Unterschriften sind halt was anderes als die Original-Tinte.

Schöne Grüße

Frank Hergt

[msb]

#34712

Hallo Sabine,

nach meinem Verständnis reicht die Abspeicherung als Daten aus, da man wie schon erwähnt Papier daraus erzeugen kann.
Wichtig ist es, dafür zu sorgen dass die Daten die Archivierungszeit jederzeit abrufbar sind, sprich dass man sich die Hardware bewahrt die das kann, da sich ja die Technik ständig fortentwickelt auf diesem Gebiet.

Gruß msb

[hadi]

#34736

hallo pranjic,
digital reicht aus, wenn sichergestellt ist, dass die Daten bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen (können unterschiedliche sein)lesbar bleiben.

Die jeweilige Aufbewahrungsfrist ergibt sich aus den Verantwortlichkeiten, das soll im Beispiel deiner Bauzeichnungen heissen: Als Hersteller einer technischen Anlage lt. Produkthaftungsgesetz 10 Jahre.

Ist aber der Engineering-Bereich deiner Firma tatsächlich der Hersteller oder lediglich Auftraggeber (Kunde) eines oder mehreren Hersteller? Eigentlich stellt eurer Unternehmen doch Chemikalien her, oder?
Aber Vorsicht, über die behördlichen Baugenehmigungen können andere Festlegungen getroffen worden sein, die zu beachten sind (Beispiel: eigene Bau-Statik).

Nicht aus den vorgeschriebenen, sondern aus praktischen Gründen, wie z.B. sicherer Anlagenbetrieb, Schulungen, Wartung, Ersatzbeschaffung, Instandhaltung, mögliche Verwertung, Weiterverwendbarkeit, usw. sollten die Bauzeichungen aufbewahrt werden.
Hier richtet sich dann die Aufbewahrung sinnvoller Weise nach der Standzeit eines Gebäudes oder der Laufzeit einer einzelnen Anlage oder technischen Einrichtung. Das sind dann schon mal schnell 30 Jahre.

Hier noch ein Link zum Thema, über das was sein muss:

http://www.infoquelle.de/Wirtschaft/Wirtschaftsthemen/Aufbewahrung.cfm

Gruß hadi

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