Auditbericht Systemaudit (Turtle, Prozessanalyse)

[Auditator]

#24371

Werte Kollegen

Am Thema Prozessanalyse führt ja kein Weg mehr vorbei (zumindest wenn man ISO TS 16949 zertifiziert ist).
Ich muss sagen, es macht sogar Spaß, die Prozesse im Betrieb zu analysieren und alles auf einer einzigen Seite an die Wand werfen zu können. Ist eine feine Sache und liefert gute Ansatzpunkte für die nachfolgenden Audits.
Was mir aber noch Sorgen bereitet, ist die Erstellung des Auditberichts. Etwas Systematik, Vergleichbarkeit und Wiederholbarkeit möchte schon gewahrt sein. Ich habe z.B. einen Auditbericht eines Kunden vor mir liegen, der hat mit Hilfe des Schildkrötenmodels folgendes bewertet:
– Ressourcen (10 von 100 Punkten)
– Input 10/100
– Output 10
– Kennzahlen 10
– Methoden 10
– Überwachung 10
– Messmittel 10
– Umsetzung, Nachweis 30 von 100

Die verbleibenden Themen Ziele, Risiken und Schnittstellen hat er überhaupt nicht in die Bewertung einfließen lassen. Das hätte ich zum Beispiel anders gemacht, wenn die Schnittstellen (intern und extern) nicht betrachtet werden, kann das zu einer gehörige Abweichung führen.

Meine Frage: Hat jemand eine geeignete Vorlage, ein Vorgabedokument, mit dem man einen sauberen Auditbericht schreiben kann?

Habt ihr euch über die Wertung der einzelnen „Schildkrötenbeine“ schon mal Gedanken gemacht?

Über Feedback von Kollegen, die ähnliches vor der Brust haben, freue ich mich sehr.

Gruß

M.

[qualyman]

#58367

Hallo Auditator,

ja das ist schon etwas gemein, wenn man (der Kunde) nur die Beinchen der Schildkröte mit Zahlenwerten versieht.
Aber:
Beim Audit waren doch bestimmt die Prozesseigner (PE) mit anwesend, oder?
Diese wurden vom Auditor mit Sicherheit auf die Neben- oder Hauptabweichungen während des Audits hingewiesen und bekamen auch entsprechende Empfehlungen.Es kommt sicher nicht von alleine, dass der Auditor nur 10 von 100 Punkte vergibt, ohne dass er es bereits verbal begründete.
Hoffe, die PE haben dem Auditor sehr gut zugehört und sich fleißig Notizen dazu gemacht, oder?

Falls nicht, kann ich mir schon denken, dass die spätere „Interpretation“ sowie die Ableitung von Maßnahmendes anhand eines nackten Turtels mit Zahlenwerten (ohne Erläuterungen) schwer wird.
Ganz schwer wird es oft für Q-ler, welche nicht in allen Bereichen beim Audit mit dabei waren, z.B. wenn sich 2 Auditoren trennen und jeder verschieden Bereiche auditiert.

Ich persönlich bin ein Freund der Turtle-Darstellung und -Auditierung. Ich weise die Auditierten aber schon im Vorfeld darauf hin, dass ich ein fauler Mensch bin, vieles vergesse, eine schreckliche Klaue habe, nur noch wenig Tinte in meinem Schreibgerät habe und ich davon ausgehe, dass der auditierte Bereich (PE) die angesprochen Empfehlungen oder Abweichungen sich auch notieren.
Bei gravierenden Punkten schreibe ich aber immer noch einen kleinen Auditbericht in Prosa dazu, damit die von Dir angesprochene Systematik, Vergleichbarkeit und Wiederholbarkeit zumindest etwas gewahrt bleibt.

Übrigens: Die Beinchen der Schildkröte sollten nach internen Audit immer weiter wachsen!
Sprich: die neu entdeckten Probleme immer gleich mit einpflegen und in der Änderungshistorie vermerken, wann und warum die Beinchen länger wurden.

Weiterhin gutes Gelingen beim „Turteln“!

Bin gespannt auf Dein Feedback.

Gute Zeit!

Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!

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[Auditator]

#58369

Danke, Qualyman, für deine Antwort

Du warst schon einen Schritt weiter, nämlich bei der Vergabe der Punkte. Die unten aufgeführten Bewertungen sind die maximal zu vergebenen Punkte. D.h. die Auditoren haben für jeden unserer Bereiche so ein Chart erstellt, in dem insgesamt max. 100 Punkte zu vergeben sind. Am Beispiel der Wareneingansprozesse sah das so aus: Innerhalb dieser Abläufe sind maximal je 10 Punkte auf Prozessinput, Prozessrisiko, Kennzahlen usw. zu vergeben.

Um auf unsere Schildkröte zu kommen, die insgesamt 9 Beinchen hat, würde ich jetzt daraufhin tendieren, jedes Beinchen mit 1/10 zu wichten mit Ausnahme „Umsetzung, Vorgabe und Nachweise“, die mit 20% gewichtet werden.

Außerdem müsste man beachten, nicht auditierte Bereiche (z.B. wurde der Bereich Ressourcen nicht durchleuchtet) aus der Wertung herauszunehmen. Dann wären 8 Beinchen übrig, die ich dann dementsprechend neu wichten müsste.

Innerhalb der einzelnen „Beinchen“ ist klar, kann mit dem üblichen Bewertungssystem gearbeitet werden: d.h. 0, 4, 6, 8 und 10 Punkte sind zu vergeben.

Jetzt hast du erwähnt, dass sich die Prozessanalyse mit jedem Audit weiterentwickeln sollte. Dementsprechend müsste man die Wichtung der einzelnen Bereiche mit jeder Anpassung wieder neu vornehmen.

Ich bin immer noch ganz baff, dass mein Kunde seine gesamten Auditergebnisse auf ein DIN A4 Blatt gebracht hat.

Gruß

M.

[mfunk]

#58370

Hallo Auditator,

ich würde den einzelen Aspekten keine feste Gewichtung zuweisen,
sondern jede einzelnene Feststellung bewerten nach:
– Häufigkeit des Auftretens
– Auswirkung auf das Unternehmen
Bei der Auswirkung auf das Unternehmen kann es sich um vielerlei Aspekte handeln – zum Beispiel: Finanzielle Folgen, Verstöße gegen Gesetze, Image, … immer vor dem Hintergrund der Konsequenzen. Aus der Häufigkeit und der Auswirkung kann man die erkennen, wie dringlich die Feststellung bearbeitet werden muss.

Grüsse mfunk

Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>

[Autor]

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