Archivierung, Dokumentenverwaltung

[ike]

#22188

Hallo QM-Erfahrene,
wie handhabt Ihr eure Archivierung von nicht mehr gültigen Dokumenten, von aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen, etc.
Ich arbeite in einem kleinen Unternehmen Gesundheitswesen, 10 MA), in dem mit jeweiligen Papier-Zimmerhandbüchern (VA, AA, FB, CL)gearbeitet wird. Die Geschäftsleitung möchte noch keine reine digitale Form der „mitgeltenden Dokumenten“.
Momentan haben wir einen Archivierungsordner für unsere „Blättersammlungen“ und im PC ein Archivierungsordner für ungültige Dokumente.

Was könnt ihr empfehlen? gibt es einfache dokumenteverwaltungssysteme, die man auch in Kleinstunternehmen nutzen kann? Oder habt einige andere Tips auf Lager?

Ich freue mich auf viele Antworten von euch.
Danke und viele Grüße
ike

[Floh]

#41860

Hallo ike,

vertehe Deine Frage nicht so ganz.

Also ich gehe davon aus dass bei euch aufbewahrungspflichtige Aufzeichnungen Patientendaten beinhalten. Die musst Du, wenn ihr es nicht anders regelt 30 Jahre aufheben.
Was meinst Du mit nicht mehr gültige Dokumente? QM-Dokumente oder Dokumente zum Führen von Bilanzen…?
sind es QM-Dokumente hast Du das Original sicher im PC archiviert (das ist gut).

Betrifft die Blättersammlung Patientendaten oder QM Daten (Beschwerden…)

Wichtig ist, dass Du das Original archivierst. Die Loseblattsammlung kannst Du schreddern. Mitgeltende Unterlagen verstehst Du sicherlich Gesetze, Normen, behördliche Vorgaben… Die kannst Du wie auch immer aufbewahren (Loseblatt, Buch, digital). Ist ein Gesetz aktualisiert worden, dann gilt eh das neue.

Will Dein Chef kein Geld ausgeben, dann nimm doch den Explorer. Aber: Schreibrechte nicht vergessen.

Ich hoffe ich hab ein wenig helfen können. Oder hat noch jemand Ergänzungen ???

Grüße
Floh

[medi12]

#41877

Moin zusammen, hallo Ike,

Wieviel Zimmerhandbücher habt ihr denn? Ist doch sicher recht umständlich auf dem Laufenden zu halten, oder? Floh hat Recht, dass der Explorer ein geeignetes Mittel sein kann, um auf digital umzuschwenken. Koscht ja nix.

Gruss,
medi

Und machst du einen Plan, und bist ein schlauer Wicht, so machst du einen zweiten Plan doch gehn tun beide nicht.

[Bajoware]

#41878

Hallo @all,

beim Archivieren auf dem PC bitte nicht vergessen, Sicherungskopien zu machen. Auch sollte sichergestellt werden, dass die elektronischen Daten in 10 Jahren noch lesbar sind. Also unter Umständen einen alten PC aufheben.

Viele Grüße
Bajoware

[Anonym]

#41879

Hallo ike,

wir haben alle Dokumente auf dem Netzwerk gespeichert.

Über ein Intranet sind diese in den Prozessen verlinkt und abrufbar.

Alte Dokumente werden durch den Zusatz
„-ungültig ab Datum“ überschrieben, bleiben im gleichen Ordner.

Der Dateiname des aktualisierten Dokumentes bleibt unverändert, damit der Link nicht in’s Leere führt.

Damit sind die alten Dokumente noch auf der Platte und man sieht, bis wann diese gültig waren. Die Chronologie kann dann bei Bedarf übersichtlich im Explorer eingesehen werden.

Intranet habe ich selbst mit MS-Frontpage erstellt.

Gruß,

Martin S

[Autor]

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