Änderungsverwaltung Doku

[medi12]

#21993

Hallo an diesen heißen Tagen,

Wie verwaltet Ihr denn eigentlich das Ändern an Dokumenten. Wir haben keine spezielle Software für Dokumentenverwaltung, sondern den Windows Explorer verwendet.
Jetzt stellte sich die Frage, wie wir Änderungen an Dokumenten am besten dokumentieren oder verwalten können, so dass Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar werden.
Ich hatte da bisher ein extra Formblatt, wo alle Änderungen zu entsprechenden Dokumenten eingetragen wurden mit vorher/nachher, Begründung, Datum und wer geändert hat.
Ich halte inzwischen dieses Vorgehen für absolut unhandbar.

Gruss,
medi12

[IsoMan]

#40310

Hallo medi12,

wir haben ein intranetbasiertes Managementsystem und handhaben das Ganze deshalb folgendermaßen:
1. Archivordner, in dem die alten Dokus mit Rev.Nr. plus Erstelldatum abgelegt werden.
2. Neue Dokus haben Rev.Nr. sowie Änderungsdatum. Änderungen sind durch Strich an linker Seite gekennzeichnet.
3. Man kann die Archivdokus durchaus einsehen aber leider nicht mehr ausdrucken (geht als pdf ganz gut).

Bisher haben alle Auditoren das als gute Lösung bewertet.

IsoMan

[Blatherer]

#40311

Hallo zusammen,

wir bauen gerade eine Documenten Datenbank auf,
alle Formen und Documente muessen in dieser Datenbank registriert werden.

Jede Abteilung hat auf dem Server ein fuer sich zugaengliches Verzeichnis, in diesem wird unter dem Verzeichnisnamen used Documents die logisch abgelegt, eventuelle Unterverzeichnisse sind vorbehalten.

In den Formen oder Dokumenten, muss der Pfad, der Ersteller und die Revision vermerkt sein.

Die Dokumente werden auf gelben Papier 2 Fach ausgedruckt und durch den bestimmten verantwortlichen des Datenarchives in der Datenbank erfasst( Name es Dokuments, Revision, Funktion, Ersteller, Datum, Genehmigt von, am.., registrier Datum und von wem in die Datenbank aufgenommen.

Jede Abteilung hat einen Order welcher mit used Document gekennzeichnet ist und die andere Form ist in der Datenbank abgelegt.

Sollte es zu einer Anderung kommen, muss dieses in der Datenbank erfasst werden. Wir haben dieses in unsere Management Processe mit aufgenommen.

Revisonsnummern von Test Plaenen verwalten wir ueber unsere IQS.

Gruesse Bastian

das leben ist ein beschissenes spiel,
hat aber die beste grafik

[Bajoware]

#40313

Hallo medi,

wenn Du Deine Dokumente in Word schreibst, markier doch einfach die Änderungen (am besten in grau, wegen Ausdruck in sw) und speicher das Dokument unter einer neuen Revisionsnummer ab. Durch die Markierung des geänderten Textes ist die Änderung jedem gleich ersichtlich.

Viele Grüße
Bajoware

[medi12]

#40318

Hallo zusammen,

also, wir haben uns jetzt intern auf Folgendes geeinigt:

1. Dokument wird mit aktivierter Änderungsnachverfolgung von Word geschrieben
2. Dokument mit gekennzeichneten Änderungen wird im Archiv abgelegt
3. Dokument wird ohne Änderungen als PDF in öffentlichen Ordner abgelegt.

Danke und Gruss,
medi12

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