Änderungsnummers des QMH's

[Rudi]

#25239

Hallo,

ich suche Anregungen für die Aktualisierung des QHM’s hinsichtlich der Vergabe von Revisionsnummern.

Jedes Handbuch besteht aus unterschiedlich vielen Kapiteln. Bei jeder Änderung wird die Revision des Kapitels hochgezählt.

Das Handbuch – so verstehe ich das – muss eine eigene Revisionsnummer und als Ausgabedatum immer das Datum der letzten Änderung in den Kapiteln haben. Das heißt, bei jeder Änderung in irgendeinem Kapitel wird die Rev.-Nr. des Handbuchs hochgezählt. Mal laut gedacht: Dann hätte mein Handbuch so nach einem Jahr die Rev.-Nr. 25, nach zwei Jahren ca. Nr. 57 usw.
Theoretisch scheint das so zu sein. Aber in der Praxis habe ich das noch nicht gesehen.

Meine Frage daher: Wie aktualisiert ihr das Ausgabedatum und die Rev.-Nr. des Handbuchs bei Änderungen in der Dokumentation? Ändert ihr möglicherweise die Nummer nur bei großen Änderungen und Datum bei jeder (kleinen) Änderung?

Danke im Voraus für eure Infos!

VG Rudi

[Qubi]

#63272

Hallo Rudi,

wir haben lediglich eine Revisionsnummer und das Freigabedatum für das gesamt MHB. Die Revisionsnummer wird dabei automatisch für das Dokument durch unser Dokumentenmanagementsystem vergeben. Beide sind in der Fußzeile des MHB dargestellt. Die Änderungen zur vorhergehenden Version werden gelb gekennzeichnet, so dass Änderungen direkt sichtbar sind. Die Revision erfolgt 1x jährlich und dann auch nur, wenn sich inhaltliche Änderungen ergeben haben. Formale Fehler bleiben bis zur nächsten inhaltlichen Revision bestehen. Auf diese Art und Weise wollen wir unseren Aufwand und auch Papier so gering wie möglich halten, da nicht nur 4 Personen freigeben, sondern auch einige Bereiche das neue MHB ausdrucken und abheften müssen.

Für die Revisionsnummer ist es unentscheidend, ob es sich um eine kleine oder eine große Änderung handelt. Es müsste bei jeder Anpassung eine neue Revisionsnummer vergeben werden.

Mich würde interessieren, was bei euch kleinere Änderung heißt? Wir schauen z.B. auch wie relevant diese mögliche Änderung ist. Denn jede Änderung führt zudem auch immer eine Schulung der MA nach sich. Auch ein Aufwand den man bezüglich einer Revision mit im Hinterkopf haben sollte.

LG,
qubi

[Rudi]

#63275

Hallo, Qubi,

danke für deine ausführliche Beschreibung eurer Abläufe.

Kleine Änderungen sind z. B. bei Personalwechsel durchzuführen: Änderung des Organigramms im MQH und der Prozessverantwortungen in den Verfahrensbeschreibungen. Größere Änderungen kommen ebenfalls häufiger vor, da wir jetzt auf ISO 9001:2015 umstellen. Daraus ergeben sich alle paar Wochen neue Revisionsstände im MQH. Also bin ich in einem Jahr bei ca. Nr. 50. Oder wir beginnen nach der Umstellung wieder bei Null, wenn das Handbuch komplett überarbeitet wurde.

Bei euch würde also eine Personaländerung im Organigramm keine relevante Änderungen sein?

Noch eine Frage zum Schreiben des MQH’s. Ist das Handbuch ein großes (Word-)Dokument oder besteht es auf einzelnen Dokumenten, die Ihr später zu einem Pdf zusammensetzt? Ich frage deshalb, weil auf jeder Seite die Rev.-Nr. steht. Das ist sicherlich bei vielen einzelen Dokumenten nicht so einfach einzufügen.

VG Rudi

[robbob]

#63276

Hallo Rudi,

wie wäre es denn wenn Du auf andere Dokumente verweist dass hier nur auf das Dokument verwiesen wird ohne die Revision.
Somit würde sich ja nur in der Revision in der AA, Organigramm ändern, aber das QMH mit seinem normalerweise eher generisch gehaltenen
beschriebenen Prozessen würde unangetastet bleiben.
An sonsten finde ich den Ansatz von Qubi sehr Praxisnah. Anpassungen wenn dann ca. 1/Jahr.
Bei uns ist es hierarchisch aufgebaut in Worddokumenten –> dann pdf (da im Intranet für jeden Einsehbar)

Grüsse
robbob

[Q…t…]

#63277

Hallo Rudi,

wir haben das „Handbuch“ schon längst abgeschafft.

Unsere Dokumentation ist gegliedert nach:
– Prozessen
– Arbeitsanweisungen
– Mitgeltenden Unterlagen

Jedes Dokument hat einen eigenen Revisionsstand. Über das Intranet (Sharepoint) ist eine Art Prozessbaum abgebildet, über den die Mitarbeiter schnell zu ihren Dokumenten kommen.

Da es keine klare Defintion gibt, wie ein Handbuch auszusehen hat und es von der ISO 9001 eh nicht mehr gefordert wird, würde ich mich im Rahmen eurer Umstellung auf „:2015“ eher fragen, ob ihr diese zusätzliche Arbeit nicht ablösen könnt und auf das formale Handbuch verzichtet. [:D]

Viele Grüße
Q…t…

„If there’s more than one possible outcome of a job or task, and one of those outcomes will result in disaster or an undesirable consequence, then somebody will do it that way.“ Edward A. Murphy, jr.

[Rainaari]

#63278

Moin,

ich würde den Aktualisierungsaufwand des QMH so gering wie möglich halten. Eine Frequenz von 1/Jahr ist das absolute Maximum. Ggf. sollte hier die Organisationsstruktur um das QMH überdacht werden: Wer nutzt es, wer erstellt es?

Für den Fall, dass einzelne Kapitel getrennt voneinander aktualisiert und freigegeben werden, würde ich zusätzlich nur ein Deckblatt schaffen, dass die Kapitel mit aktuellem Revisionsstand listet. Dies kann dann z. B. nur durch QM freigegeben werden, wenn die GL die einzelnen Kapitel mit freigibt (oder umgekehrt…).

Die Norm fordert ja nicht mehr explizit ein Handbuch, von daher würde ich überlegen, dem Beispiel von Q..t.. zu folgen und es ggf. ganz abzuschaffen.

Word kennt verschiedene Vereinfachungen, um mit grossen Dokumenten umzugehen und Verweise über verschiedene Dokumente hinweg zu erzeugen und konsistent zu halten. Leider war die Funktion während meines Studiums noch notorisch unzuverlässig und heutzutage brauche ich das so selten, dass ich dann andere Workarounds suche.

Müssen Mitarbeiter auf das QMH geschult werden? Die Frage würde ich ebenfalls stellen.

–Rainaari

[Qubi]

#63281

Hallo Rudi,

unser MHB ist das Kopfdokument unseres Managementsystem. Auch die neue 9001:2015 ist dabei für uns kein Grund dies zu ändern. Es beinhaltet viele allgemeine und übergreifende Themen und stellt damit für viele Mitarbeiter ein Nachschlagewerk und den Verweis auf weitere Dokumentationen dar. Auch nach Rückfrage wurde dieser Wunsch klar geäußert.

Das Dokument ist ein Word mit einer eingefügten Kopf- und Fußzeile. Hier wird auf der ersten entweder manuell oder auch automatisch bei Benutzen einer Property (programmierte Schaltfläche) die Version und auch das Datum der Freigabe eingetragen. Der Aufwand ist damit recht gering.

Um den Revisionsumfang an dieser Stelle zu reduzieren, wurden gerade das Organigramm oder auch Namen zu Verantwortlichkeiten aus dem MHB entfernt und ins Intranet gepackt. Im MHB ist der entsprechende Link aufgeführt. Das führt nicht nur längerfristig zur Reduzierung des Revisionsaufwandes, sondern kann auch einfach kurzfristiger aktualisiert werden.

Auch die Anpassung an die neue 9001:2015 wäre für mich kein Grund mit jeder Anpassung eine Aktualisierung und damit einhergehend Änderung der Versionsnummer herbeizuführen. Wie schon gesagt, wird einmal jährlich revidiert und das die neue 9001:2015 mit einem Versionsstand neu eingeführt.

@ Rainaari: Die Schulung hat sich nicht auf das MHB bezogen, sondern war eher allgemein zusehen. Ich wollte damit einfach festhalten, das mit jeder Änderung eine Schulung durchzuführen ist. Es wäre wesentlich effektiver, wenn diese jährlich nach Integration aller Änderungen vorgenommen werden würde.

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