Abnahme/VA Dokumentationen

[qmfighter]

#20255

Hallo zusammen, ich bin dabei eine Abnahmeregelung/VA für Dokumentationen zu schreiben. Dabei stosse ich doch auf noch sehr viele offene Fragen die ich leider nicht aus den Büchern entnehmen kann, weil diese doch sehr theoretisch sind.

Der Ersteller schreibt eine Doku über ein bestimmtes Thema. Diese Doku muss nun von dem betroffenen Fachbereich abgenommen werden.
1. Muss die Unterschrift/Abnahme immer vom Bereichsleiter erbracht werden oder kann er jemanden ernennen der dies tut? Er steht selber ja nicht immer im Thema.
2. Hat jemand so ein Abnahmeformular für mich oder kann mir jemand sagen wo ich sowas herbekomme?

Nach der fachl. Abnahme geht die Doku dann ins QM wo Sie nochmal formell geprüft und abgenommen wird. Prüfung auf Versionierung ok, Ersteller ersichtlich, Erstellungsdatum ok, Dokumentname eindeutig?
1. Was muss das QM noch bei einer Doku prüfen?

Anschließend kann die Doku veröffentlicht werden!

Sollte es sich um eine Aktualisierung handeln, so wird die alte Version archiviert und stattdessen die Neue plaziert. Dies wird über eine Intranetlösung realisiert.
Muss ich die alten Versionen überhaupt aufbewaren und muss ich eine Historie anlegen?

Bin ich mit meiner Vorgehensweise auf dem Holzweg? Wie ist das bei Euch geregelt? Welche VA habt ihr diesbezüglich festgelegt?

Wäre für alle praxisnahen Tips sehr dankbar.

[chris80]

#30418

hallo qmfighter,

also das freigabeverfahren haben wir bei uns etwas abweichend geregelt. Folgende unterschriftenreihenfolge:
1. Ersteller (teilweise durch QMB unterstützt)
2. QM-Prüfung
3. Verantwortliche Leitung

(bei uns prüft der QM vor der Leitung, damit er rechtzeitig eingreifen kann und nciht als Buh-mann am Ende dasteht…(das schont das Betriebsklima ungemein)

Grundsätzlich gibt die Leitung die Dokumente frei, ist gerade keine Leitung „zur Stelle“ greift die Vertretungsregelung. Häufig gibt die Leitung das Dokument auch an seine Ing.’s zur inhaltlichen Prüfung weiter, aber die Verantwortung/Freigabe bleibt bei der verantw. Leitung (Leitung des Geltungsberichs der Dokumente).

Bei uns prüft der QM:
– Ersteller
– Versionnierung
– Doku-Standards eingehalten
– Redundanzen mit anderen Regelungen, vor allem mit übergeordneten. Unsere Fachbereiche neigen leider dazu konzernübergreifende REgelungen für ihren Bereich nochmal dokumentieren zu wollen. Liegt allerdings auch in der Vielfältigkeit in unserem Haus.
– ggfs. Messbarkeit und Integration ins MIS

Archivierung/ Aufbewahrung?
Also für das Tagesgeschäft müssen die Archive nicht zwingend im Intranet stehen. Allerdings musst du immer prüfen inwieweit deine VA’s und AA’s auf gesetzlichen Bestimmungen beruhen. Einige VA’s und AA’s leiten sich bei uns ganz klar aus Behördlichen Anordnungen aus der Genehmigung ab. Da wir z. Bsp. noch 30 Jahre nach Stilllegung unserer Anlagen in der Haftung und Nachsorge stehen, müssen wir auch lückenlos nachweisen können wie wir die Prozesse gesteuert haben. In diesen Fällen ist eine Archivierung unabdingbar.

hoffe mein praxiseinblick hilft dir.

Grüsse von der Spree

Chris

[Autor]

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