„NICHT-dokumentierte-Verfahren“

[msb]

#23997

Hallo Forum,

über dokumentierte Verfahren der ISO 9001 und der TS 16949 wurde in der Vergangenheit schon viel geschrieben. Das ist mir soweit auch klar. D.h. für solche Verfahren erstelle ich eine schriftliche Verfahrensanweisung.

Aber nun mal die umgekehrte Frage zu den restlichen „nicht“-dokumentierten Verfahren. Muss ich hier irgendetwas schriftlich beschreiben? Oder reicht es dem Auditor aus, wenn ich ihm zeige, wie wir solche Verfahren umsetzen?

Ein sehr auf die Antworten gespannter
msb

wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

[medi12]

#55244

Hallo msb,

musst Du nicht. Natürlich sollte dann aber ersichtlich sein, dass die anderen Verfahren einheitlich umgesetzt werden und vor allem, dass das Ergebnis passt – Stichwort Dokumentation bzw. Aufzeichungen.

Es kann aber sein, dass der Auditor sanft darauf hinweist, dass die Beschreibung weiterer Verfahren doch vielleicht sinnvoll sei. Hängt aber vom Auditergebnis ab.

Gruß,
medi

[evereve99]

#55245

Hallo MSB,

was beschrieben wird und was nicht entscheidet ihr als Unternehmen selber.

Wenn die Abläufe fehlerfrei funktionieren und es keine Reibungsverluste gibt (MA wissen alle Bescheid und müssen nicht immer wieder nachfragen), kommst du um die Beschreibung drum herum.

Kannst du dies aber im Audit nicht glaubhaft nachweisen, tut Erklärung Not.

Also werden die wenigsten darum herum kommen, in der Praxis doch wesentlich mehr zu beschreiben, als ISO 9001 eigentlich „nur“ fordert.

Je weniger fehleranfällig ein Ablauf, umso entbehrlicher also die Beschreibung.

Optimal ist natürlich Poka Yoke, wo ich keine Fehler mehr machen kann, aber wo ist das schon 100% möglich (Denk z.B. an das Kinderspiel, wo bunte Holzlötzchen in entsprechende Felder gleicher Form gesteckt werden müssen).

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[msb]

#55248

Hallo medi, hallo evereve,

d.h. meine sonstigen Vorgänge müssen einigermaßen laufen, dann kann ich mir die schriftliche Doku dazu schenken.

Hat ja auch den Vorteil, was nicht genau beschrieben ist, kann ich auch nicht „falsch“ machen. Denn es geht ja bei den undokumentierten Verfahren darum, dass sie das gewünschte Ergebnis erbringen, wie ist ja Firmensache, oder?

Man kann ja dann von Audit zu Audit die Doku vermehren, je nach Wunsch des Auditors?

Dann würde ja das Sprichwort stimmen: „weniger ist mehr“

Gruß msb

wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

[Frank_Hergt]

#55257

Hallo msb!

Ich frage bei Audits einfach immer: „Wer macht morgen weiter und woher weiß der, was er zu tun hat, wenn Sie auf dem Heimweg überfahren werden?“ Auch bei Kleinfirmen setzt dann das Grübeln ein.

Man möge sich bitte an den Sinn einer Dokumentation erinnern: Es geht nicht darum, irgendwelche Normen zu erfüllen, sondern darum, daß Know-How festgehalten wird, daß Gleiches personenunabhängig gleich getan wird, daß die Stille Post unterbleibt. Und in manchen Fällen durchaus auch um die Rückverfolgbarkeit: Wie beweisen wir dem Kunden, daß wir die Teile, die er jetzt reklamiert, vor 5 Jahren ordnungsgemäß gebaut haben?

Schöne Grüße von Giovanni!

Frank

[msb]

#55258

Grüß Dich „Giovanni“,

Dein Einwand hat natürlich seine gewisse Berechtigung. Ich komme nur von einer Firma wo wir haarklein Dinge beschrieben haben, nur damit beim nächsten Kundenbesuch, die Serviette in gleichem Winkel zu Gabel und Messer liegt wie beim letzten. Die Menge an Speicherplatz und Papierausdrücken kannst Du Dir selber ausmalen. Daher bin ich in dieser Hinsicht geschädigt.

Nun bin ich diesmal geneigt, die ganze Sache etwas „dokumentationsärmer“ anzugehen, wobei mir klar ist, dass letztlich in den seltensten Fällen die Extrempositionen nützlich sind.

Aber es ist durchaus interessant, wie sich andere mit einer schlanken, bis sehr schlanken Doku durchs Leben schlagen.

Gruß msb

wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

[evereve99]

#55259

nochmal ich,

„nur damit beim nächsten Kundenbesuch, die Serviette in gleichem Winkel zu Gabel und Messer liegt wie beim letzten.“

Das kann ja durchaus wichtig und entscheidend sein, dass das gegeben ist.

An der Stelle bietet sich dann aber an, ein Foto zu machen!

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[qualyman]

#55260

….oder, wie bei einem Werkzeug-Schattenbrett, Teller, Gläser, Besteck, Servietten, die Positionen auf die Tischplatte lackieren.

Habe da gerade ein klassiches Poka Yoke beschrieben.
Funnst aber nur, wenn die Bedienung keine 3 schwarze Punkte auf der gelben Armbinde hat ;-)

Gute Zeit!

Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!

info ad quality minus first dot de

[robbob]

#55269

Hallo,

muss leider enttäuschen,

wir haben auch solche Abläufe , und ein Training on the job Einlernsystem.

Bei unserem letztem ext. Audit ( 2009 ) haben die Auditoren sich solch ein Prozess angeschaut, und uns eine Abweichung geschrieben. Da nutzten die Appelle auch nichts weniger ist mehr, und die Frage nach der Angemessenheit….

Berechtigte Frage war -> wo kann sich jemand referenzieren. Nach der Kopie von der Kopie ….. sollte man mal wieder ein Vergleich mit dem Original machen können.

Gruss

robbob

[msb]

#55275

Hallo robbob,

also diese Aussage: > Berechtigte Frage war -> wo kann sich jemand referenzieren. Nach der Kopie von der Kopie ….. sollte man mal wieder ein Vergleich mit dem Original machen können. <

verstehe ich nicht so recht. Kannst du das noch näher erläutern.

Gruß msb

wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

[robbob]

#55277

ola , ok

also lernt einer B von dem anderem A und wiederum einer C vom anderem B -> so ist das eine kopie von der kopie :-)

daswegen könnte C dann nach x jahren mal schauen ob den Prozess so lebt wie dieser mal gedacht war . :-)

gruss

robbob

[nobbe]

#55279

Hallo Dieter,
vielleicht kennst du das Spiel: Einer flüstert einem etwas ins Ohr der wieder dem nächsten usw.
Nachdem dies 20 mal weitergegeben wurde – was hat der letzte verstanden?
So ähnlich ist das auch beim mündlichen weitersagen von Einarbeitungen.Jeder machts nur ein klein wenig anders…
Gruß
nobbe

[msb]

#55280

Hallo robbob,

jetzt ist es klar. Danke.

@ wieder an alle:
Meine Auffassung von einem nicht dokumentierten Verfahren ist die:
ich will ein bestimmtes Ergebnis haben = Normforderung

Liefer ich das Ergebnis bin ich normkonform. Den Weg dahin bleibt dem Unternehmen überlassen. Heute mit dem Weg morgen mit einem anderen, dennoch wird das normgeforderte Ergebnis erzielt. Das dürfte doch keine Abweichung geben, oder?

Gruß msb

wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

[Ami]

#55282

Hallo msb!

Vorab gesagt, ich bin ein Freund davon Dokumentation so gering wie möglich zu halten, gerade was in Richtung dokumentierte Verfahren geht. Vorteil ist, man erhält sich die Flexibilität. Nachteil: was ist wenn das Ergebnis nur zu 50% erreicht wird? Ohne eine Dokumentation ist es schwieriger in die Ursachenanalyse zu gehen. Wenn das Ergebnis immer erreicht wird, dann stellt sich die Frage wie können die Abläufe verbessert werden. Ja, das geht dahin mit der gleichen Personenzahl mehr zu schaffen und trotzdem das gute Ergebnis zu halten. Auch zu dieser Analyse hilft es eine Beschreibung zu haben. Ohne mit dem Auditor gesprochen zu haben, der robbob eine Abweichung geschrieben hat, er könnte genau das gemeint haben, nämlich Kap 8 Messung, Analyse und Verbesserung (der Prozesse) nachzuweisen.

Zum Glück haben wir einen Auditor, der sagt, beschreibt was der Prozess benötigt, wer mit welchen Kenntnis daran Arbeit, was er an Ausrüstung benötigt, wie der Prozess gemessen wird (Kap 8), welche weitere Unterlagen werden eingesetzt (Checklisten, Vorlagen oder aber auch Verfahren) und vor allem wer ist der Kunden und was möchte dieser (das Ergebnis). Wie jetzt genau die Tätigkeit abläuft muss nur beschrieben werden wenn es sich um ein zu dokumentierendes verfahren handelt, die Abläufe immer einheitlich ablaufen sollen, das Unternehmen es wünscht, die Gefahr besteht, dass der Kunde unzufrieden ist, Schnittstellen sonst nicht funktionieren.

Genau damit spricht mir der Auditor aus dem Herzen.

Viele Grüße

Ami

[msb]

#55285

Hallo Ami,

das entspricht schon in hohem Maß, was ich haben will.

Und wenn das Ergebnis stets zu 100% erreicht wird, dann ist keine Beschreibung notwendig, finde ich.
Klar, wenn ich nur 50 % des gewünschten Ergebnisses erreiche, muss ich was tun. Dann komme ich um eine Beschreibung wohl nicht herum.
Aber die Tendenz, die ich kenne ist, dass eher zu viel beschrieben ist und dies dennoch keiner liest und anwendet. Aber wenigstens ist das Gewissen beruhigt, da beschrieben.
Aber so langsam bekomme ich eine Richtung, wie ich die Sache angehen will.

Gruß msb

wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

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