[skymichel]

als Antwort auf: Betrtiebliches Vorschlagswesen B V V #51054

@Lars:

Du:“Ganz kurz und knapp ausgedrückt, sorry to say: die Vorschläge sind einfach nur SCH….. äh zum heulen.

Sie reichen von, stellt doch mal eine Parkbank auf, damit die MA im Sommer draussen sitzen können (es stehen bereits diverse Sitzgruppen)über Visitenkartenautomat zu Stanby bei Monitoren austellen. Alles keine wirklichen Vorschläge die das Unternhemen nach vorne bringen.“

Ich: Was wollt ihr mit Eurem BVV erreichen??

Nimm das Beispiel Standby bei Monitoren: wir hatten einen ähnlichen Vorschlag, der sich auf die Stromzufuhr von Rechnern im ausgeschalteten Zustand bezog. Hochgerechnet zahlten wir über 1000 EUR Strom pro Jahr dafür, dass die Rechner eigentlich ausgeschaltet waren, in dem Zustand aber noch immer Strom ziehen (wer hätte es gewusst??) Das addiert mit Monitorstandby und nicht ausgeschalteten Druckern summiert sich. Beseitige die „Verschwendung“ und es bringt dein Unternehmen weiter…..

Willst Du mit dem BVV die Mitarbeiter motivieren, sich mehr zu engagieren, dann musst du damit rechnen, dass solche Vorschläge kommen. Dann darfst Du sie aber nicht mit einem „die sind eh alle sch****“ abtun. Das demotiviert, bzw. ist teilweise (s.mein Beispiel) auch schlicht falsch.

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Der Optimist irrt sich genauso oft wie der Pessimist! Aber er hat viel mehr Spaß dabei!!!

[skymichel]

als Antwort auf: Besprechungen #49915

@Wolfgang: wie gewohnt (weil oft und gern gelesen) eine sehr pointierte und genaue Betrachtung der Problemstellung….kann nicht genug von Deinen Ausführungen kriegen

@marwei:
als MA bzw. Qualitäter in der öffentlichen Verwaltung ist das Thema „Besprechung“ hier hinlänglich bekannt, denn Sitzungsmarathon scheint das liebste Hobby unserer Führungskräfte zu sein. Da Du sehr konkrete Fragen gestellt hast, will ich mal meinen öffentlichen Verwaltungssenf dazu geben:
„Wer darf wen einladen?“
Ich würde mal sagen, wer die Besprechung plant bzw. seinen Kopf dafür hinhält. Irgendjemand muss ja die Notwendigkeit einer Besprechung sehen, also (wie auch von Wolfgang ausgeführt) ein Ziel vor Augen haben. Und dieser jemand sollte (diese Kompetenz gehört für mich dazu) imstande sein einzuschätzen, wen er braucht um dieses Ziel zu erreichen. Das hat in meinen Augen nichts mit „verfügen“ zu tun.
Der eingeladene Teilnehmer sollte ebenfalls die Kompetenz haben abzuschätzen, ob er bei der geplanten Besprechung (dazu die Tagesordnung) ein sinnvoller Teilnehmer ist. Wenn nein ist die logische Konsequenz dies zu artikulieren und abzusagen, auch das gehört zur Besprechungskultur.

Auch wenn ich aus der öffentlichen Verwaltung komme, finde ich eine starre Regelung hierzu gänzlich unpraktikabel, vor allem, wenn Du dann wirklich anfangen willst über Vorgesetzte einzuladen.

Meine Erfahrung:
Die Einladenden sollten sich genau überlegen, was sie erreichen wollen, wen sie dazu brauchen und diejenigen dann auch einladen. Sehen diese sich außerstande konstruktiv was beizutragen, sagen sie sowieso ab.

Und das wesentlichste überhaupt: Protokolle…

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[skymichel]

als Antwort auf: Audit…oder warum tu ich mir das an ? #48937

vorab Kompliment an Uhu…toll geschrieben, das hätte auch gerne was von Dir im Postfach, wenn es nicht nach Q4U geht…..

aber zum Thema Kultur auch mal aus meiner Sicht etwas (seltener Schreiber, daher kurz zur Info: öffentlicher Dienst, ca. 700 MA)

vor meiner Zeit: tolle Hochglanzbroschüre namens „Leitbild“ als „Richtschnur für unser Verhalten gegenüber Kunden und Mitarbeitenden“, danach sogar noch hochwertige Banner hergestellt, die überall in der Verwaltung verteilt hängen….und nu? Hat sich dadurch was geändert? Nein..zurecht fragt mich der Mitarbeiter, warum soll ich mich dran halten, wenn es unser Chef nichtmal schafft „Guten Morgen“ zu sagen, wenn er einem begegnet, geschweigedenn, dass er wüsste, was er mit „einfachen“ Mitarbeitern überhaupt reden soll…

Das ist Kultur..Welche Wertschätzung bringe ich als Vorgesetzter meinen Mitarbeitern gegenüber..Sehe ich sie als das Individuum, das sie sind und das mein Unternehmen voranbringt oder sehe ich sie als kostenfressende Ressource Personal, was sich inzwischen in den Wortschatz unseres Chefs eingebrannt hat…. Nehme ich sie ernst, höre ich ihnen zu….

und dann kommt die alte Leier mit den Hierarchien…natürlich haben wir motivierte Führungskräfte auf allen Ebenen, die in ihren kleinen Mikrokosmen auch eine entsprechende Kultur haben, nur so funktioniert der Laden doch überhaupt noch, weil sich der einzelne Mitarbeiter mit seiner Aufgabe, seiner Org-Einheit und seinen direkten Chef identifiziert und weil da Klima und Kultur stimmen…..

und ganz am Ende steht das große ABER…wie schaffe ich es der obersten Führung nahezubringen, dass es ihre verdammte Pflicht ist, die Kultur, die sie einfordert auch selber vorzuleben…..

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[skymichel]

als Antwort auf: Vertreterregelungen #47565

Hallo,

es geht sogar so weit, dass Mitarbeiter, die mit ppa, i.V. oder i.A. unterschreiben über einen bestimmten Betrag in € verfügen dürfen, allerdings auch Rechenschaft ablegen müssen. Halte ich für eine gute Lösung, denn ein Lieferant reagiert auch auf Bestellungen, wenn ein Werker und damit Unberechtigter unterschreiben würde. Gäbe es keine Regelung, hätte er nichts Unrechtes getan und die Firma müsste zahlen.

Gruß
Nadja

hat zwar explizit nichts mit der Frage nach der Vertretungsregel zu tun (sofern man Vertretung als Stellvertetung und nicht als „vertretung gegenüber dem Kunden“ definiert)….

@nadja: wenn mich meine spärlichen rechtskenntnisse nicht gänzlich im stich lassen ist das dem „Auftragnehmer“ erstmal gänzlich egal und die Firma ist durchaus für Ihn Addressat seiner Forderung. Interne Regelungen, wer was darf oder über welche Beträge verfügen, müssen einen Lieferanten nicht interessieren. Das sind interne Regelungen. Die Frage ist dann allerdings, welche Ansprüche hat die Firma an den Mitarbeiter, der „über seinen Verantwortungsbereich hinaus“ gehandelt hat…

@mfunk: bei uns (öffentlicher Dienst) sind Vertretungsregelungen das A und O. Nur so können wir sicherstellen, dass jederzeit unsere Dienstleistungen erbracht werden..und die sollten auch schriftlich irgendwo fixiert sein, damit sich keiner rausreden darf.. bei uns nennt sich sowas „Geschäftsverteilungsplan“, da steht drin wer was zu tun hat und wer wessen Stellvertretung inne hat….

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als Antwort auf: Steuerfrage (OT) #47231

Hy Dino,

auf http://www.oekotest.de gibt es einen Artikel, der von 7% spricht, nämlich dieser: http://www.oekotest.de/cgi/nm/nm.cgi?doc=auto-rapsoel, und hier: http://www.urbs.de/aktuell/change.htm?steu81.htm gibts auch noch eine gute abhandlung…

grüße michel

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[skymichel]

als Antwort auf: CAF – QM für Behörden? #46876

das würde ich Euch auch empfehlen… CAF ist von der EU empfohlen..was das für Behörden und auch Bürger heisst, wissen wir ja…..

und ja..da habt ihr mx5 fahrer wohl geklaut… :D

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als Antwort auf: CAF – QM für Behörden? #46874

Hallo Entchen,

CAF ist schon ein Weilchen älter und wurde ursprünglich über die Hochschule in Speyer propagiert. Letztlich ist CAF über das Innenministerium dann zum Bundesverwaltungsamt gelangt. CAF ist, wie Du in Klammern gesetzt hast ein „Selbstbewertungsinstrument“, das mMn mit echtem QM noch nicht soviel zu tun hat. Das ganze ist stark am EFQM-Modell orientiert, die Europäische EFQM ist glaub auch ein wenig daran beteiligt.
Das Thema Selbstbewertung soll dabei sozusagen den Einstieg in das Qualitätsmanagement bieten, wobei ich bei der vorgegebenen Vorgehensweise so meine Bedenken bezüglich einer vernünftigen Selbstbewertung habe…..

Wir haben ein QM-System nach einer „regionalen Norm“. Unsere regionale Wirtschaftsförderungsgesellschaft hat vor inzwischen 7 Jahren in einer Resolution zur Entwicklung des Wirtschaftsraumes auch die kommunalen Behörden als wesentlichen Bestandteil identifiziert und ein „Dienstleistungszertifikat“ geboren. Die Kriterien, die als sog. Basisanforderungen zugrundeliegen sind stark DIN ISO orientiert, was daran liegt, dass mit der DEKRA ein auditierendes Unternehmen am Werk ist, das darauf Wert legt. Wenn es Dich interessiert, die (nicht ganz aktuelle Webseite) http://www.kommunale-kompetenz.de gibt auskunft…

@entchen…hoffe mal ich konnte Deine Fragen grob beantworten, bin gerne zu weiteren Infoaustauschen bereit…und offtopic..why the hell u use skydiver-language?? :-)

Grüße michel

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[skymichel]

als Antwort auf: QM ieiner Behörde #46832

Hallo Biggi,

in einer 20-köpfigen Einheit denke ich, müsste das in den Griff zu kriegen sein…Da wir aber als erstes mit „Gesamtlösungen“ für unser Haus gearbeitet haben, gibt es da noch nix (für ungefähr 800 MA und tausenden zentral ein- und ausgehenden Schriftstücken wirds einfach zu viel). Einiges fangen wir allerdings über entsprechende Software ab. Besonders in den Abteilungen, die Schnittstellen zu anderen Abteilungen oder Behörden haben, werden seit längerem spezielle Fachverfahren eingesetzt, die einen Überblick über den aktuellen Stand haben.

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[skymichel]

als Antwort auf: QM ieiner Behörde #46803

Hallo Biggi, welche Einheit soll denn jeweils ein solches Postbuch führen???

Wir haben am Anfang mit grundsätzlichen Dingen, die aber dann auch hausweit gelten angefangen (Reklamations-, bzw. Beschwerdemanagement, Vorschlagswesen und solche Dinge)

Allerdings hast Du immer das Problem, dass Du den Leuten erklären musst was sie davon haben….

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[skymichel]

als Antwort auf: QM ieiner Behörde #46766

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Q-Marc
Ich habe auch ein paar Jährchen in einer Bundesbehörde gearbeitet und bin dann irgendwann geflohen, weil mich die Zustände echt wahnsinnig gemacht haben. In einem Projekt mit 200 k€ Rahmen musste ich tatsächlich für eine 08/15-Beschaffung drei Anträge ausfüllen und auf einer Seite begründen warum und wie und weshalb …

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und hier liebe ich die kommunalen Verwaltungen, da ist wenigstens dieser bürokratische Quatsch inzwischen weitgehend Schnee von gestern…..

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Q-Marc
Deswegen meine Empfehlung: Nehmt QM als Chance, eure internen Abläufe zu verbessern. Denkt darüber nach, wo es hakt, was einfacher geht und was vielleicht einfach überreguliert ist. Einfache Lösungen, die zum Ziel führen ohne dabei den (hohen) Standard zu gefährden.

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das ist teilweise ja auch das Problem…der Standard ist teilweise zu hoch…und dem Bürger als Kunden erweist sich das dann schlichtweg als Bürokratie…

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Ich würde mich zuallererst mit den Leuten unterhalten die offensichtlich nachdenken und über die Zustände mosern (Querdenker). Dort ist viel Potential versteckt und das kannst Du für euer QM nutzen.

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das kann ich nur unterstreichen…das ist der absolut wirksamste weg, etwas zu erreichen..und besonders, wenn man den Querdenkern dann auch noch zeigen kann, dass sich ihr Mitdenken gelohnt hat….

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Mach dir Gedanken über die wirklich wichtigen Abläufe resp. Prozess bei euch und versuche den Ballast links und rechts abzuwerfen.

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ich würde allerdings vorschlagen, nicht die wirklich wichtigen Abläufe zuerst zu nehmen, sondern klein, dafür aber für alle spürbare Abläufe und Prozesse anzuschauen..Bsp aus meiner Praxis: die wesentlichsten und wichtigsten Abläufe und Prozesse, weil häufig nachgefragt laufen logischerweise in den Fachabteilungen, z.B. eine Zulassung eines Kraftfahrzeuges oder die Erteilung einer Baugenehmigung…allerdings sind das für den Einstieg a) riesige Prozesse mit mehreren Schnittstellen (und den entsprechenden Problemen) und b) nur für einen kleinen Teil der Mitarbeiter relevante Dinge…die kleinen, alltäglichen Abläufe wie z.B. das erwähne Beschaffungsformular, die Frage wie Datenschutzpapier entsorgt wird oder die Frage „Warum ist der verdammte Kopierer schon wieder kaputt“ sind relativ schnell aufzugreifen und jeder hat einen spürbaren Vorteil, wenn sich was verändert….

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Ich weiß, nichts ist in einer Behörde schwieriger als das, aber es lohnt sich für euch alle. Damit kannst Du auch bei deinen Kollgegen Werbung machen.

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absolut und deshalb s.o. spürbar für alle muss sich als erstes was ändern…

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By the way: Ich finde, es ändert sich viel und deine Postings und die der Mitstreiter zeigen, dass vieles in die richtige Richtung geht.

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es hat auch lange genug gedauert… :D

Viel Erfolg und bei Fragen nötiger Hilfe helfe ich auch gerne,
viele Grüße

Qmarc[size=2][/size=2]

OFFTOPIC: erklärt mir mal jemand ob und wie ich Forum-Code nutzen kann bitte….
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geändert von – skymichel on 28/03/2007 12:42:25

[skymichel]

als Antwort auf: QM ieiner Behörde #46715

klar kostet es Kraft, aber ich denke, dass kann Dir hier jeder bestätigen, dass es dass unabhängig von der Branche bei Einzelnen immer tut…

Was wichtig ist und das ist ganz QM und DIN ISO: Die Führung muss dahinter stehen……

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[skymichel]

als Antwort auf: QM ieiner Behörde #46711

wow..da ist man mal nen Nachmittag nicht dabei und schon wird über Föderalismus diskutiert….*lach*

@entchen..ich muss Dir absolut zustimmen, es geht nun „einfach“ von unten nach oben, denn genaugenommen sind die kommunalen Behörden diejenigen, die an der Nahtstelle zum Kunden „Bürger“ stehen

@Martin S..Du hast absolut recht, wenn Du die Kleinstaaterei nicht verstehst, geht mir als „Teil des Systems“ ja nicht anders..aber das sind die Gegebenheiten mit denen wir leben müssen….Bei uns als Landkreis (also auch teilweise die letzte Ebene) heisst QM daher auch, alles erdenklich mögliche zu tun, um den Kunden Bürger zufrieden zu stellen..und dazu gehört z.B. auch klare Vorgaben zum Thema „Wie gehen wir mit aus unserer Sicht unnötigen Regelungen um??“ Über Bürokratieabbau reden kann jeder, wir reichen zwischenzeitlich jährlich zig Vorschläge bei unserem Landesbeauftragten ein, die teilweise dann auch umgesetzt werden…DAS ist Bürokratieabbau….und wenn durch QM und das Verständnis für Kunden und Prozesse nur bei der Hälfte der Behörden eine Mentalität auftritt die heisst „Was können wir gemeinsam tun, um Ihrem Antrag stattzugeben?“, anstelle von „Das geht so nicht, das wird abgelehnt“, dann ist m.M.n. schon viel erreicht…

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[skymichel]

als Antwort auf: QM ieiner Behörde #46693

@biggi – klar darfst Du darauf zurückkommen..und ja, das mit der offensichtlichen Begeisterung trifft zu..man muss manchmal die Beweggründe der Chefs einfach „übersehen“ und Sinn und Zweck von QM rüberbringen..und das versteht so ziemlich jeder, da es jedem einzelnen hilft….ich versuch auf die Weise gerade eine Lösung für kontinuierliche Prozessverbesserung ins Leben zu rufen..und mit kleinen Themen, die jeden täglich nerven ist der perfekte Einstieg geschafft…

@biggi & entchen: freue mich auf diskussionen und fragen….beleben wir das qm-forum mal mit ein paar behördendingen.. :D

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[skymichel]

als Antwort auf: QM ieiner Behörde #46690

@Entchen…klar darfst Du fragen..bekommst auch Antwort…war kommunale Verwaltung, Landkreis/Landratsamt. In Teilen deshalb, weil wir keine „echte“ DIN ISO anwenden, sondern wie beschrieben eine regionale Norm, die ursprünglich auch aus regionalpolitischer Sicht entstanden ist. Die DEKRA als auditierendes Unternehmen hat jedoch DIN ISO Einflüsse mit reingebracht. Das mit der regionalpolitischen Bedeutung ist auch ein Grund, warum über Kosten erstmal nicht so sehr diskutiert wird, zumal es dank nicht DIN ISO relativ überschaubar ist…

Ich geb Dir recht, dass gerade innerhalb der Verwaltungen viel getan werden kann, was zum Thema Informationsfluß, Schnittstellenproblematik, Beschwerdemanagement gehört, da hier m.M.n. noch große Defizite herrschen…..aber er braucht einfach ein paar Idealisten, damit Verwaltung moderner wird….

Ich glaube aber auch, dass zwischen „Kernverwaltungen“ und Eigenbetrieben ein Haufen Parallelen sind, so dass wir uns auch gerne austauschen können… :-)

@QM-Stefan: Ausgehend von der Abteilung im IM NRW wurde ein RAL Gütezeichen entwickelt (Mittelstandsfreundliche Kommunalverwaltung), was allerdings absolut ergebnisorientiert und auf eine ganz spezielle Kundengruppe (den Mittelstand) fokusiert ist….

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geändert von – skymichel on 26/03/2007 11:50:12

[skymichel]

als Antwort auf: QM ieiner Behörde #46679

Hallo Forum,

@Michael, ja, es sind auch Leute aus Behörden hier, bislang allerdings eher als stiller Leser, aber nu kann ich mich ja nicht zurückhalten…

@Biggi, QM in einer Behörde ist eine spannende Angelegenheit, hab ich in Teilen schon hinter mir, allerdings mit einer regionalen, ISO 9001 angelehnten Norm. Allerdings sehe ich Deine Schwierigkeiten die Kundenorientierung zu vermitteln nicht wirklich..Es muss sich nur mal jeder Fragen, wer sind meine Kunden?? So wie Du schreibst sind ja z.B. Ministerium und Landkreise definitiv Kunden für Euch..und die Frage der Konkurrenz belebt zwar vielleicht das Geschäft, hindert aber nicht an QM….. :-)
Einzelne Verwaltungen haben zwischenzeitlich auch Teilbereiche nach DIN ISO 9001 zertifizieren lassen. Bei uns in BW geht die Landesverwaltung mehr auf EFQM los….aber spannend ist es allemal…Was brennt Dir denn besonders unter den Nägeln, für das eine oder andere hab ich vielleicht Lösungsansätze von uns…

Grüße Michael

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