[hadi]

als Antwort auf: Prozessanweisung #37916

Hallo Mick,

offenbar herrscht die Begriffsverwirrung an vielen Orten. Das muß an den runden Köpfen liegen ;).

Prozessbeschreibung (PB) ist nach meiner Meinung einfach genau das, was das Wort aussagt. Eine Beschreibung von Prozessen, mehr nicht. Darin sollten Regelungen getroffen sein zur den Fragen:
– Was ist zu tun (Prozess)?
– Womit ist es zu tun (Input, Output)?
– Von wem ist es zu tun (Verantwortlichkeiten)?

Eine Verfahrensanweisung (VA) entsteht dann, wenn die Willenserklärung der GF hinzukommt, dass so und nicht anders zu Verfahren ist (z.B. durch Freigabe der Dokumente).

Also ist PB plus GF-Freigabe = VA

Arbeitsanweisungen (AA) sind den VA nachgeordnet. Es gibt sie zur Vertiefung der Vorgaben, wenn das nach Ermessen der Verantwortlichen erforderlich ist, oder wenn häufiger mal etwas schief gelaufen ist.

Ich stimme „ma-este“ zu, dass Prüfanweisungen und andere Anweisungen im Sinn des QMS nur Unterarten von AA´s sind, mit einer Ausnahme die mit zur Zeit bekannt ist, nämlich die Betriebsanweisungen nach Gefahrstoffverordnung.

Übrigens ist zu den AA ist auch ein Artikel in Wikipedia erschienen.

Gruß hadi

[hadi]

als Antwort auf: Wissenspool #37739

Hallo QMnew,

wenn ich dich richtig verstehe, dann fragst du nach dem Nutzen eines „Wissenspools“, nun…

das ist garnicht so einfach zu beantworten, weil der wesentliche Anteil des Nutzens nach der Einführung eines solchen „pools“ nicht in messbaren Zahlen anfallen wird. Es werden in solchen Fällen die üblichen relativen Verbesserungen als Argumente herhalten müssen, also etwa:
Verbesserung der Kommunikation, Zugriff auf aktuelle Informationen, Vereinfachung der Abläufe, weniger Fehler durch Zugriff auf identische Informationsstände, weniger Zeitverlust bei der Suche nach Informationen, usw.

Einigermaßen Erfolg versprechend ist die Frage an die Entscheidungsträger, wieviel sie schätzungsweise an Zeit für die Suche nach Dokumenten am Tag durchschnittlich einsetzen. Die Antwort, z.B. 30 Minuten nimmst du mal 0,5 um konservativ zu erscheinen, also 15 Minuten. Das mal Anzahl der Mitarbeiter, in deinem Fall also 60 x 15 = 900 Minuten / Tag das sind dann 15 Stunden täglich. Das Ergebnis mal eurem internen Stundenverrechnungssatz (z.B. 40 €/h) ergibt 40 mal 15 = 600 €/d also rund 12000 € im Monat. Ich weiss, diese Betrachungsweise ist sehr einfach, aber das Contolling und GF braucht Zahlen, wenn etwas zu entscheiden ist. Als Quelle für diese Art der Berechnung kann ich mich aber immerhin auf SAP berufen, die das einmal so bzw. in sehr ähnlicher Art auf einer Cebit zum Thema PDM verkündet haben (das Skipt habe ich noch).

Dem Nutzen stehen konkrete Investionsaufwände gegenüber. Die hast du aber voll im Griff, da vom Hersteller des von dir ausgewählten Systems benennbar.
Dein „Wissenspool“ klingt für mich nach Dokumentenmanagement (DMS), also rate ich dir, dich einmal über DMS schlau zu machen. In Verbindung mit Intra- bzw. Internet entsteht daraus ein sogenanntes Contentmanagementsystem. Ob du aber so hoch in die Tasten greifen mußt, möchte ich bei 60 Leuten bezweifeln.

Neben dem Invest stehen auch noch die laufenden Kosten für System- und Anwenderbetreuung, also Einspielen von updates, Datenpflege, Berechtigungen erteilen, neue MA schulen, usw. von ca. 2-4 Manntagen pro Monat (am Anfang mehr), sowie Lizenzkosten. Sicher sind auch noch ein paar Schnittstellen zu schaffen, z.B. zur Anbindung eines CAD-Systems, o.ä.

Von solchen Lösungen, wie z.B. das starre „Verlinkten“ von Dateien, ob nun PDF oder Original, rate ich dir ab. Bei Änderungen an dynamichen Dokumenten stehst du da sehr schnell im Dunklen, und nichts ist tötlicher für einen solchen „pool“ als Informationen, die veraltet und nicht mehr vertrauenswürdig sind.

Da gibt es natürlich ein unteres Ende an geeigneten Dokumentenmanagementsystemen, wie z.B. Windream (benutzerfreundlich, weil voll in die Windowsoberfläche integriert) und ein oberes Ende, wie z.B. Livelink von ich glaube mittlerweilen IXOS. Diese Produkte sind lediglich Stellverteter ihrer Klasse. Es gibt daneben und dazwischen eine Vielzahl an ebensoguten Produkten (ich habe keine Verkaufsinteressen).

Ich hoffe auf dein Fragen eine einigermaßen brauchbare und verständliche Antwort gefunden zu haben und wünsche dir Erfolg und vor allem AKZEPTANZ bei der Umsetzung deines Wissenspools.

Gruß hadi

[hadi]

als Antwort auf: Berufsbezeichnung in Englisch #37510

Hallo Mess-Maus,

der native speaker bin ich nicht, aber mir hat folgendes Link schon oft geholfen

http://dict.tu-chemnitz.de/

wenn du hier „Prüfmittel“ eingibst, erhältst du als Antwort „test tools“ (sogar mit der geradezu wegweisenden Ergänzung „Prüfmittelverwaltung“ als „management of test tools“).

Wenn du dann noch auf selbige Art nach dem Beauftragten fragst, kommt eine Auswahl an Möglichkeiten zurück. Darunter auch der sehr aufschlußreiche „quality management representative“, so dass es doch mit dem Teufel zugehen müsste, wenn es für den Prüfmittelbeauftragten noch einen anderen Begriff als „test tools representative“ geben sollte.

gruß hadi

[hadi]

als Antwort auf: Dokumentenmanagement #36701

Hallo Matiko,

Zwischen Dokumentenmanagement und Prozessmodellierungs-Software gibt es wesentliche Unterschiede.

Mit dem Einen kannst du Dokumente und Aufzeichungen aller Art, so wie sie während des Durchlaufens eines Prozess entstehen bzw. sich ändern, revisionsfest verwalten und ggf. verteilen, mit dem Anderen kannst du deine Prozesse gestalten und ggf. statische Dokumente wie z.B. Arbeitsanweisungen und Formblätter verknüpfen.

Schau mal unter
http://www.softwareguide.de/

Stichworte: Dokumentenmanagement bzw. Prozessmodell

Grüße hadi

[hadi]

als Antwort auf: Zeichnungsverwaltung #36676

Hallo qualyman,

zum Thema Dokumentenverwaltung bzw. Dokumentennummern habe ich am 03.03. schon einiges geschrieben, schaust du

http://www.quality-management.com/forum/topic.asp?TOPIC_ID=2446&FORUM_ID=14&CAT_ID=1&Topic_Title=Dokumentenverwaltung&Forum_Title=Qualit%E4tsmanagement+ISO+9001%3A2000

Gute Dokumentenmanagementsysteme (DMS) gibt es viele, wenn es denn nur um revisionsfeste Zeichnungsablage geht.

Die vorhandenen Nummern aus Erstellung extern (CAD ?), PPS und CAQ lassen sich je Zeichnung als Attribute führen. Sie bilden dann jede für sich den klassifizierenden Teil einer Zeichnungsnummer.

Allen möglichen Zuordnungsvarianten gemeinsam ist jedoch der identifizierende Teil.

Für jede Zeichnungsänderung vergibt das DMS automatisch eine neue ID bzw. zählt intern den Index hoch. Somit greifen nach Abschluß der Änderungen alle berechtigten Beteiligten auf den selben aktuelle Stand zu und die Verteilung ist dann auch kein Problem mehr

Gruß hadi

[hadi]

als Antwort auf: Eignung von Rechnersoftware #36578

Hallo medi12,

das Thema Softwarevalidierung ist für mich ebenfalls sehr interessant. Bitte auch mein Postfach berücksichtigen.

Vielen Dank im Voraus

Gruß hadi

[hadi]

als Antwort auf: Dokumentenverwaltung #36575

Hallo goldchili,

die Konsequenz der mehrfache Zuordnung eines bestimmten Dokuments zu unterschiedlichen Klassifikationen wurde von dir richtig erkannt, leider ziehts du daraus nach meiner Meinung falsche Schlüsse.

Die Methode der Vergabe von mehreren Parallelnummern mit gleichem identifizierenden Teil und unterschiedlichem klassifizierenden Teil hat Vorteile. Durch diese Referenzierung wird möglich, was in einem linearen Ordnungssystem nur mit Kopien bzw. Verknüpfungen zwischen den Dokumenten hergestellt werden kann. Kopien bzw. Verknüpfungen haben aber den Nachteil, das sie bei Änderungen am Dokument nicht automatisch mit berücksichtigt werden. Die „alte“ Kopie bleibt einfach an ihrem Speicherort ungeändert erhalten und stiften Verwirrung, bzw. die Verknüpfung wird nicht gepflegt, geht unter oder läuft in Leere. Die Referenzierungsmethode bietet den Vorteil, dass ohne weiters Zutun die aktuelle Version für alle im klassifizerten Teil beschriebenen Suchwege identisch vorliegt. Also konkret, wenn dein Dokument (vorausgesetzt es hat den selben Status i.e. Entwurf, Freigegeben, Revisionstand x, usw.) in mehreren Prozessen eine Rolle spielt, dann soll es doch auch im jeweiligen Zusammenhang sicher und möglicht einfach auffindbar sein.
Also ist der scheinbare Nachteil doch eigentlich ein großer Vorteil, oder?

Grüße hadi

[hadi]

als Antwort auf: Dokumentenverwaltung #36503

Hallo Hügi,

Dokumentenmanagement ist, genauso wie Qualitätsmanagement, ein unternehmensweites Thema. Von daher passt beides zusammen, aber.. Dokumentenmanagement ausschließlich an den Belangen der Qualtitäter auszurichten währe ein Fehler mit Folgen, die weit in die Zukunft reichen.

Bei dem Thema DMS wollen und müssen ALLE mitwirken dürfen, von der Dokumentenexpertin per excellance, der Chefsekretärin als Hüterin der Ablagen, den Kaufleuten mit GDBdU, der Technik die an Normen gebunden ist (siehe dazu als Beispiel der Elektrotechnik im Anlagenbau das Link:
http://www.igevu.de/normal/normen.htm#kennsyst und dann Überschrift Dokumentationssystematik)
bis hin zum Zerberus im Archiv und natürlich auch diverse Abteilungsleiter, die lieber an der Form als am Inhalt arbeiten. Dabei wirst du auf viele Empfindlichkeiten stoßen, weil aus diesem Kreis immer irgend jemand etwas zurücknehmen muss, was er – weil vertraut – besonders vertritt. Auch der Verweis auf das Große und Ganze wird wenig helfen, weil sein Hemd ihm ja näher als die Jacke ist.

Ich möchte dir damit aber nicht den Mut nehmen, sondern darauf hinweisen, dass hier von Anfang an hohe Ansprüche an deine diplomatischen Fähigkeiten gefordert sind, sonst steht das Ding quer und keiner kann es in den folgenden ca. 5 Jahr mehr gerade rücken.

Nun zum Inhalt: Es gibt Nummerungssysteme, die sich auf Dokumente anwenden lassen. Dabei sollte man zwischen klassifizierenden und identifizierenden Nummerungen unterscheiden.

Klassifizierend ist ein Nummerung in der z.B. ein String aus Abteilungskürzel, Dokumentenklasse, und sonstetwas gebildet wird. Dazu gibt es viele Varianten.

Identifizierend ist eine rein laufende Nummer, die wirklich ein-eindeutig (unique) ist und sonst nichts bedeutet. Sie kennzeichnet das Dokument. Es passen in der Praxis hierzu auch Nummern, die aus dem Datum und einer laufenden Ziffer bestehen (wie in manchen Zeichungsbüchern technischer Zeichner)oder auch einer Nummer vorangestellte Buchstaben, die auf den Ersteller des Dokuments, z.B. einen externen Unterlieferanten, hinweisen.

Wenn der klassifizierende Teil und der identifizierende Teil in einem gemeinsamen String bzw. Datenfeld verwendet werden, spricht man von einer seriellen Nummerung. Werden die beiden Teile hingegen in separaten Datenfeldern gehalten ist das eine Parallelnummer. Soviel zur Theorie, nun zur Anwendung.

Behauptung: Alle seriellen Nummernschlüssel platzen, es ist nur eine Frage der Zeit.

Beispiel: Die Organisationsbezeichnungen ändern sich (habe ich innerhalb von 5 Jahren d r e i m a l erlebt), schon ist der schönste Schlüssel kaputt. Kein neuer Mitarbeiter kennt die fünf Jahre alte Org-Bezeichung.

Also… nur Parallelnummerung, immer!

Den klassifizierenden Teil flexibel halten, d.h. keine starren Hierarchien abbilden – weder die Aufbauorganisation noch irgend eine Handbuchkapitel-Struktur haben darin etwas zu suchen, aber doch mit begrenztem Wertevorrat arbeiten (nur bestimmte, zuvor festgelegte Kürzel aus einem Thesaurus benutzen). Produkt- oder Anlagenstrukturen machen hier Sinn oder auch Prozessbezeichnungen, wenn´s um QMS geht. An manchen eingeführten Systemen, wie z.B. dem Aktentschlüssel der Rechtsabteilung, wirst du nicht vorbeikommen, aber grundsätzlich gilt die Binsenweisheit, das der Schwanz (Handbuchstruktur, Organigramm) nicht mit dem Hund (Prozesse)wedeln sollte. Die Prozesse bleiben, auch wenn dem Hund sein Schwanz :) mal gestutzt wird.

Ich hoffe, das war jetzt nicht zu heftig, sonst viel Spaß mit deinem Doku-Mangement.

Gruß hadi

[hadi]

als Antwort auf: Mindestanforderungen an QM-Systeme ISO 9001 #36447

Hallo ISO Mary,

ich glaube dass deine Frage typisch für den gesammten Dienstleistungsbereich ist. Ich kenne ganz ähnliche Schwierigkeiten der „Messbarkeit“ von Ergebnissen auch aus dem Engineering. Aber es gibt auch allgemein bekannte Lösungen bzw. Lösungsansätze die du mit etwas „Transportleistung“ auf dein QMS übertragen kannst. Sehr verbreitete ist die FQA (frequentliy aksed questions)- Methode. Damit kannst du meiner Meinung nach die von dir erwähnten 99% der Fälle wegschaffen, weil du die Frage und die möglichen Antworten darauf bereits kennst. Darüber brauchst du dann nur noch eine Art von Strichlist oder besser ein Ticket-Verfahren (wegen der notwendigen 100%-Erfassung und der Indetifikation = Rückverfolgbarkeit ) führen lassen und der Rest ist Statistik nach Gauß´scher Normalverteilung.
Wenn du jetzt nach dem Sinn und Zweck fragen solltest, was du mit einer solchen Statistik anfangen kannst und wie sie dir hilft deinen Job zu machen, dann rate ich dir auf die beiden Enden der Glockenkurve zu schauen und zu versuchen, dafür die Gründe sowie Bewertungskriterien zu finden (z.B. DL-Anforderung nicht umgesetzt, weil: Umsetzung zu teuer, nicht wirklich notwendig, nicht erfüllte technische Voraussetzungen, fehlende Qualifikation, u.a.). Damit erhältst du Ansatzpunkte für Verbesserungen. Interessant kann es auch sein, die Veränderung der Kruve über die Zeit zu verfolgen. Werden die Flanken steiler (bei prozentual abgestufter Bewertung des Erfüllungsgrades), bzw. wird der „on top“-Bereich (bei ja/nein- Bewertungen) breiter? Findest du, dass das hier beschriebene Verfahren ein möglicher Weg ist, um dein QMS und seine Wirksamkeit in Bezug auf die Dienstleistungen eures Unternehmens nachzuweisen?

[hadi]

als Antwort auf: Konformitätserklärung von selbsterstellten Maschin #36073

Hallo hschl,

danke für den Tip, dass es da etwas Neues gibt, GPSG war mir noch nicht bekannt.

Aber das ändert doch nichts an der Kernaussage, oder?

Gruß hadi

[hadi]

als Antwort auf: email = Geschäftspost? Archivierung? #36048

Hallo schwarzbaer(in),

für mich sieht es so aus, als ob du dich in der nächsten Zeit intensiv mit den Fähigkeiten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)beschäftigen wirst. Wenn du Fragen hast, dann bitte melden (keine Verkaufsinteressen, reine Anwendererfahrungen).

Gruß hadi

[hadi]

als Antwort auf: Konformitätserklärung von selbsterstellten Maschin #36046

Hallo Geri,

nach meinem Kenntnisstand ist die EU-Maschinenrichtline (89/392/EWG)im nationalen Bereich für D im Gerätesicherheitsgesetz (GSG) umgesetzt. Hierin ist auch festgelegt, dass eine „Gebrauchsanweisung“ zusammen mit dem Produkt geliefert werden muss. Das betrifft aber nur Hersteller oder Lieferanten, die in der EU ein Produkt „Inverkehrbringen“, also verkaufen.
Das Ziel des GSG ist es, den Endverbaucher vor nicht sicheren Produkten zu schützen.

Weitergehende Anforderungen, die zum Ausstellen der Konformitätserklärung führen, sind in der 9. Durchführungsverordnung zum GSG (9.GSGV) auch Maschinenverodnung genannt, geregelt. Hier ist dann festgelegt, welche Dokumentation zu erstellen ist.

Soviel zur Theorie. Wozu aber braucht ihr die Konformitätsbescheinigung, wenn ihr die Maschine für euch selbst baut? Ihr wisst doch (hoffe ich) was und wie ihr das macht und braucht es euch nicht auch noch selbst erklären. Der Dreh- und Angelpunkt ist hier das „Inverkehrbringen“. So lange keine Verkaufsabsicht besteht, ist m.E. der Aufwand der erforderlich wird, hier nicht nötig.

Oder seit ihr etwa in unterschiedliche Gesellschaften aufgeteilt, z.B. Firma A als Planungsgesellschaft und Firma B zur Produktion? Und ihr betrachtet euch aus der Vergangenheit heraus noch als Einheit? In einem solchen Fall kann von der Produktion (dann Endverbraucher) eine Konformitätserklärung verlangt werden, da die Gesellschaften untereinander abrechnen, was als „Inverkehrbringen“ gewertet werden kann.

Gruß hadi

[hadi]

als Antwort auf: Archivierungsdauer #35952

Hallo Flugwolf,

schau mal unter „Suche“ mit dem Begriff „Ausbewahrungsdauer“ nach. Dort gibt es etliche Hinweise zu deinem Thema.

Gruß hadi

[hadi]

als Antwort auf: Prozeßsicherheit von manueller Sichtprüfung #35895

Hallo Tom,

ich möchte versuchen auch etwas sachliches zu deinem Problem beizutragen und nicht nur Indianerweisheiten.

Also,ähnliche Begründungsnöte kenne ich aus Softwareprojekten, die in der Regel eine mittelhohe Investition und enorme Einführungskosten mit sich gebracht haben (etwa 20/80), insbesondere dann wenn anfangs die Einführung zu gering angesetzt wurde und dann „Nachschlag“ verargumentiert werden musste. So viel zu meinem Hintergrund.

1.
Hilfreich war für mich in solchen Situationen zunächst nach quantifizierbaren Nutzen zu suchen, also alles was konkret zu berechnen ist (dabei sind auch Annahmen erlaubt, wenn nicht übertrieben wird und der gesunde Menschenverstand plus etwas Verkaufspsychologie benutzt wird). Vielleicht kannst du auch, mit deinem Betreuer abgestimmt, einen Testlauf durchführen lassen, bei dem bewußt ca. 10% fehlerhafte Teile einschmuggeln sind. Das Ergebnis kannt du dann als Fakt präsentieren,
indem die Kosten zur Nachbesserung dieser Fehler die euch entstehen, bewertet werden.
Hochgerechnet auf eure Gesammtproduktion ist das dann entgangener Nutzen.

2.
Als Nächstes habe ich den sogenannten „nicht quantifizierbaren Nutzen“ untersucht. Lach nicht, so was gibt es.
Das sind all´die nicht belegbaren soft facts wie z.B. „bessere Qualität“, „mehr Zufriedenheit“, „mehr Sicherheit“, u.v.a.
Ein verwertbares Beispiel zu „mehr Sicherheit“ stammt von dir selbst.
Du schreibst im deinem vorherigen posting:

„Wir stellen präzisionsumgeformte Stahlteile aus dem PKW Antriebsstrang her. Bei der Prüfung werden diese auf Risse, Lunker, Überlappungen, Einschmiedungen usw. kontrolliert. Wenn man sich den Durchschlupf betrachtet, zweifelt man etwas.. Die Kontrolleure reißen sich fast die Hände an dem Fehler auf, und dennoch werden die Teile als i.O. gewertet.“

Ich nehme an, es gibt bei euch auch solche Überlegungen:
Was ist, wenn ein (sehr)fehlerhafter Antriebsstrag bricht? Welcher maximale Schaden kann eintreten? Wie sicher ist dann das Fahrzeug noch? Selbst wenn dieser Antriebstrag erst durch euren Kunden in ein Fahrzeug eingebaut wird, wer trägt dafür die moralische Verantwortung?
Wenn du eine solche Kette logisch plausiebel aufbauen kannst, dann brauchst du keine Zahlen mehr, denn ein Verletzter (schärfer: Toter)ist auf jeden Fall zu viel. Ich weiß nicht, ob diese Argumentation bei euch tatsächlich zutreffen kann, es soll hier auch nur die Methode gezeigt werden. Ich möchte den GF erleben der vor aller Augen
über die Themen Sicherheit, Gesundheit, Umwelt einfach hinweggehen kann.

Gruß hadi

[hadi]

als Antwort auf: Prozeßsicherheit von manueller Sichtprüfung #35864

Hallo Tom,

das erinnert mich irgendwie an eine Weisheit der Dakota-Indianer.

Schau doch mal unter dem folgenden Link nach, wie ich das meine:

http://private.addcom.de/m.barni/

und dann unter Q

Gruss hadi ;-))

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