[Fritzenegger]

als Antwort auf: Externe Dokumente lenken #27180

Hallo Dietmar,

in der Regel besitzen alle von Behörden oder Ämtern herausgegebenen Papiere (also auch eure Listen) eine eindeutige Kennzeichnung. Was soll eine weitere Kennzeichnung von euch bringen???
Im Gegenteil: Es ergibt keinen großen Sinn, externe Dokumente (auf deren Änderung ihr keinerlei Einfluß habt) mit einer eigenen Bezeichnung und einem Stand zu versehen.
Das eigentliche „Problem“ ist, dass Ihr die Papiere aktuell halten müsst. In vielen Fällen hilft euch die Behörde dabei. Wenn nicht, würde ich einfach mal fragen, wann die nächste Revision in etwa geplant ist und dann zu gegebener Zeit mal nachfragen.

Mit der von dir zitierten Normforderungen sind natürlich solche externen Dokumente gemeint, die keinerlei oder keine eindeutige Kennzeichnung besitzen, z.B. Pläne von Ingenieurbüros. Hier muss natürlich klar erkennbar sein, dass es sich um einen „fremden“ Plan handelt, da dieser z. B. anders geprüft werden muss.

Den Aufwand, die externen Doks einzuscannen würde ich mir auch sparen. Was spricht dagegen (auch in einem noch so modernen papierlosen Büro), dass in den Abteilungen ein Ordner mit externen Doks in Papierform existiert?

Also alles in allem kein großes Problem, oder!?

Gruß
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: QMB GF #27069

Hallo Mike,

in Kleinstfirmen bleibt oftmals gar keine andere Möglichkeit.

Gruß
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Externes Audit Fragekatalog #27013

Hallo Mark,

frage doch einfach die Leute in eurer Firma, die die Dienstleistung „Hochregallager“ in Anspruch nehmen. Sie werden doch sicherlich konkrete Anforderungen an die Dienstleistung haben.
Was nützt es, wenn du das Hochregallager nach irgendeiner Norm auditierst, die eure Anforderungen evtl. gar nicht berücksichtigt?

Mache das Audit nicht um seiner selbst willen, sondern werde dir zuvor über das Ziel des Audits klar: Du willst sicherstellen, dass die Dienstleistung so erbracht wird, wie sich die Auftraggeber das wünschen.
(das ist im übrigen der häufigste Fehler bei der Durchführung interner Audits)

Gruß
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Unterschied Arbeitsanweisung / Verfahrensanweisung #27010

Hallo Leon,

Im allgemeinen beschreiben die VAs (mittlerweile nennt man sie auch Prozessbeschreibungen) den Ablauf eines Prozesses oder die Tätigkeiten innerhalb einer Abteilung oder eines Bereiches. Es sind keine Details enthalten. Die Arbeitsanweisung beschreibt einzelne Handlungen ganz konkret, z. B. die Durchführung einer technischen Prüfung.

Die Abgrenzung zw. Arbeits- und Verfahrensanweisung legts du letzten endes aber selber fest. In einem sehr kleinen Unternehmen beispielsweise macht es unter Umständen keinen Sinn zu unterscheiden, es gibt einfach „Anweisungen“.
Auch die Bezeichnungen „Verfahrensanweisung“ und „Arbeitsanweisung“ würde ich nur verwenden, wenn man im Unternehmen die Begriffe auch vorher schon kannte. In vielen Betrieben heissen sie z. B. Dienstanweisung, Ablaufplan, xx-Vorschrift, etc..
Mit neuen Begriffen tun sich die Mitarbeiter häufig schwer.

Gruß
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Frage zum Systemaudit #26997

Hallo Dieter,
von der Checkliste des Auditors würde ich dringend abraten.
Die Begutachtung des Auditors der Zertifizierungsstelle zielt fast ausschließlich auf Normkonformität ab. Wichtig und interessant für euch ist jedoch, Schwachstellen zu entdecken und Verbesserungsbedarf zu erkennen. Dafür müssen die Auditfragen natürlich sehr praxisbezogen sein. Nur ihr wisst, wo es bei euch hakt und klemmt. Demnach sollte man natürlich auch keine vorgefertigte Checkliste verwenden.
Natürlich können einige Punkte zur Normerfüllung enthalten sein, falls man unsicher ist, ob man das nächste Zertifizierungsaudit „besteht“.
Ich bin Auditor bei einer Zertifizierungsstelle und sage meinen Kunden immer: „Kümmern sie sich um die Praxis, ich kümmere mich um die Norm“. So ganz extrem wie es klingt sollte man es vielleicht nicht sehen, aber im Prinzip halte ich es so für sinnvoll und effektiv.
Das QM-System soll ja nicht zum Selbstzweck werden, sondern einen wirklichen Nutzen bringen.
Gruß
Manuel

[Fritzenegger]

als Antwort auf: Zertifizierung DIN EN ISO #26996

Hallo Klaus,

ich arbeite als Auditor bei einem Zertifizierer und unsere Kunden sind zu einem großen Teil kleine und Kleinstfirmen (unter 10 Mitarbeiter).

Meine Erfahrung in diesem Bereich ist, dass so ziemlich alles, was man bezüglich QM-System und ISO 9001 aus großen Unternehmen kennt, bei Kleinstfirmen nicht zutrifft.

Das Handbuch z. B. sollte bei Kleinstfirmen ebenfalls entsprechend geringen Umfang haben. Die Berater neigen dazu, auch bei kleinen Firmen ein sehr umfangreiches HAndbuch zu verkaufen (Viel kostet halt viel…). Dabei reicht ein Umfang von 5 bis 10 Seiten dicke aus.
Wenn man sich klar macht, dass die Norm in zahlreichen Punkten lediglich konkrete Festlegungen fordert, nicht aber zwingend auch deren Beschreibung, erkennt man schnell, wie man sich ein kompaktes und praktikables Handbuch basteln kann. Wenn man das ganze dann noch ansprechend gestaltet, hat man eine informative Imagebroschüre, die man sinnvoll einsetzen kann.

Achte darauf, dass der Zertifizierer sich mit Unternehmen deiner Größe und Branche gut auskennt und lass dir Referenzen geben.
Ich habe einige Kunden, die zu uns gewechselt sind, weil der Auditor des ehemaligen Zertifizierers Dinge gefordert hat, die bei großen Firmen sinnvoll und erforderlich sein mögen, bei kleinen Firmen jedoch ausgemachter Schwachsinn sind.

Meine Meinung ist:
Die Norm zu erfüllen, ist nicht besonders schwierig. Die Norm jedoch effektiv und praktikabel umzusetzen, das ist die Kunst.

Falls du weitere Fragen hast, kannst du mich gerne anmailen.

Gruß
Manuel

[Autor]

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